论公司文档一体化管控体系建设

文/中国航发南方工业有限公司 韦俊

一、文档一体化管控体系建设的必要性

信息化技术的迅猛发展给传统的档案工作理论、方法、技术带来了严峻挑战。而文档一体化的新型管理模式，能有效地将OA系统的公文处理与兰台系统的档案管理有机地结合起来，实现文书运转的快捷、高效和档案管理的便利、高质。因此，推行文档一体化管控体系建设是全面提升公司档案管理水平和服务效率的必然要求。

二、文档一体化管控体系建设的意义

（一）实现OA与兰台的无缝对接，提高办公效率。文档一体化管控体系建设可以实现OA系统与兰台系统的无缝对接，对电子文档进行全生命周期的管理。文件归档到兰台系统后，OA系统内可只保留最近2年的电子文档，大大减轻OA系统的存储负荷，使OA系统更专注于公文处理，保证了OA系统快速、高效地运转，提高了办公效率。

（二）实现档案管理的前端控制，提高管理质量。文档一体化管控体系建设可以实现单个公文的即时在线归档，使档案管理的前端控制理念得以实施，可及时发现归档过程中存在的各种问题，并进行有效控制；及时掌握公司科研生产动态，对公司的重要事件和重大活动产生的文件进行超前控制，确保档案收集的及时、完整、齐全，保证档案管理的高质量。

（三）实现数据信息共享，提高工作效率。文档一体化管控体系建设可以实现数据信息的一次输入，多次输出，避免重复劳动，提高工作效率。

（四）为兰台系统与其他信息系统的一体化管控奠定基础。随着公司ERP、PDM、合同管理等业务系统的相继使用，文档一体化管控体系建设可为兰台系统与其他业务系统的无缝对接及一体化管控的实施奠定基础。

三、公司目前文档一体化管控建设中存在的问题

（一）OA系统与兰台系统连而不控。由于前期档案部门未能及时介入OA系统的建设，导致OA系统在最初的建设过程中没有充分考虑系统内电子文件的归档要求，业务流程中没有归档审核环节，文件在OA系统内办理完成后未经档案管理人员审核即自动归入兰台系统，档案管理人员只能在兰台系统进行归档文件审核，发现问题（如文件未盖公章、文件形成时间错误等）时无法将问题文件退回至OA系统，无法保证归档文件信息的准确性。

（二）OA系统内归档文件信息不完整。OA系统中归档的电子公文的批阅笺和正文的名称是以数字编码的形式显示，在查阅过程中不能令人一目了然，特别是下载利用时，下载文件名称为数字编码，给利用带来不便。另外，归档内容中也没有包含流程日志，而流程日志中包含了很多文件的背景信息，导致归档文件的信息不完整。

（三）OA系统内文件归档不及时。OA系统内文件需走完所有流程才能进行归档。但由于一些业务人员经常不及时处理系统内文件，导致OA系统账户中未处理的待办事项不能及时归档，无法保证文件的归档齐全率。

（四）兰台系统内档案信息利用未实现文档一体化。如何使档案信息更好地为公司科研生产服务是文档一体化管控体系建设的最终目的。由于目前兰台系统只局限于档案部门内部人员使用，公司其他业务部门人员查询利用很不方便，未实现文档信息利用的一体化。

四、文档一体化管控体系建设措施

（一）积极参与OA系统电子公文归档方案设计。由于OA系统是一种以工作流为核心的业务管理系统，兰台系统是一种以数据库为核心的业务管理系统，两者在操作系统、管理机制、数据结构及运行环境等方面存在着本质的差异。如何将两个相对独立运行的管理系统有机地联系在一起，是实现文档一体化管控的关键。在建设过程中，档案部门应积极与文书处理部门进行沟通、协商，主动参与OA系统电子公文归档方案设计，明确OA系统中电子公文的归档方式、归档流程、归档内容及要求等方面的归档细节，从文件生成的源头上控制好归档文件的质量。

（二）将制度、规范纳入电子文件生成和管理系统的整体设计中。要推行文档一体化管控，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范提示文件内部和外部特征信息的各项数据。OA系统中文件的著录能否满足兰台系统数据著录要求将直接影响到档案检索体系效用的发挥。为此，档案部门应组织制定各业务系统数据著录规范，对电子文件著录的原则、格式、级次、著录项目及细则、数据表结构等作出明确规定，使OA系统内电子公文数据的著录做到有据可依，规范著录。

（三）创新管理方式，树立前端控制思想。将归档审核流程前移至OA系统中，档案人员可对审核有问题的文件进行退回处理，使档案工作重心由“事后监督”前移到“事前控制”，确保归档文件信息准确、完整。

（四）优化文件归档模式，确保文件归档及时、齐全。对OA系统中归档模式进行优化，设置系统自动回收归档流程，对办理时间超过两个月的文件由系统自动收回归档，办理意见统一为“阅办超期，系统自动完成”，这样既充分考虑了文件的阅办周期又解决了文件归档不及时、不齐全的问题。

（五）完善兰台系统，实现档案资源有效利用。档案部门应对兰台系统进行升级改造，将兰台系统与门户作集成，实现公司内部用户的单点登录，对用户的保密资质进行关联，对文件浏览权限进行划分，使用户可通过档案系统进行在线检索，自主获取权限范围内的所需信息，实现方便快捷利用档案资源的目的。

五、结语

文档一体化管控体系建设必须以管控为核心，档案部门只有通过积极参与管控方案设计，将制度建设、管理创新等手段运用到体系建设中去，才能真正实现对文档一体化的全方位管控，全面提升公司档案管理水平。