档案管理在卫生院管理中的作用研究

2018-11-24山东省菏泽市郓城县黄集乡卫生院杨玉洁

办公室业务 2018年20期

文/山东省菏泽市郓城县黄集乡卫生院杨玉洁

档案无时无刻不存在于人类社会，它是对人类医疗、科研、教育等领域活动的总结。随着科学技术的发展，档案管理的类型从传统的纸质发展成为现代的电子版，这也为档案管理工作提出了巨大的挑战，想要使档案在卫生院管理中发挥更大的作用，工作人员就应当加强对档案管理的分析与研究。

一、卫生院档案管理的作用分析

（一）保存作用。档案是一种重要信息的记录与收藏方式，是人类智慧与文明的延续。卫生院收藏的档案可以反映出该区域的疫病发生情况，研究与救治的过程，以及国家颁布的相关政策等，工作人员可以从档案中找到一定的发展规律，并大胆推测卫生院未来发展的道路,对于卫生院未来的发展起到十分重要的作用。

（二）利用作用。俗话说得好，“以史为鉴，可以知兴替”，卫生院的档案是卫生院工作的重要组成部分，是其长期发展过程中所积累下来的珍贵信息资源。卫生院想要不断提高自身的工作效率与服务质量，就应当加大对档案管理的重视力度，设立专门的档案监督与管理部门，做好档案评估与检查等工作，确保信息的真实与有效性，以实现对档案的动态化管理。

（三）历史研究作用。档案管理不仅仅是卫生院工作的组成部分，更是一门独立的学科。档案管理包括整理、借阅、收藏、分类等方面，涉及到的内容繁多。负责档案管理的人员不仅要具备系统的专业知识，还需要对卫生院的发展历程进行详细的了解，并对档案进行细致的分类与管理。档案中记载着大量与临床教学有关的内容，还包括科研计划与教研手段等，它对卫生院工作带来的影响是不容忽视的。管理人员需要结合不同时代的法律文献与相关政策，对当时的档案内容进行考证，确保档案内容的完整性。

（四）证据作用。病例也是档案管理的一部分，当发生医患纠纷时，病例就可作为一种凭证，由此可见，档案还具有一定的证据作用。随着科学技术发展，电子病例在我国得到了广泛的使用，为了确保诊断过程的准确无误，病例中不仅包括医疗活动的记录内容，更包含一些法律层面的信息，这也使得病例成为了司法鉴定与判决中的重要凭证。卫生院的档案虽然无法为医疗纠纷的判定提供合理依据，但却能够为相关法律的制定提供借鉴，满足国家卫生事业发展的实际需要。

（五）传承作用。年代越久远的档案，越具有考证与研究的作用，档案作为第一手材料，可以供人参考与使用，为人类医疗卫生事业的建设积蓄力量。卫生院的档案管理具有共享型特征，可以供人借阅与参考。但这就导致档案的安全性受到的影响，一些纸质档案经常出现未归还与损坏等现象，而电子档案被复制与转载的现象也频繁发生，为了保护档案的传承性作用，卫生院应当重视对档案的监督，为档案的管理提供安全的环境，确保其能够在卫生院发展中始终发挥重要的作用。

二、创新卫生院档案管理工作的有效途径

（一）树立科学的档案管理观念。卫生院应当对档案管理工作进行重新认识，加大对档案管理人员的培训，从卫生院的实际出发，制定科学的管理方案，并引进先进的信息设备，实现传统的管理方法向现代化信息管理模式的转变。积极落实国家颁布的各项管理政策，确保档案的作用得到真正的发挥。

（二）加大对档案管理工作的扶持力度。院领导应当不断转换思想，意识到档案管理的重要性，并从资源与技术上加大对档案管理的扶持力度，不断完善硬件设施，提高工作人员的整体素质水平，构建起系统的管理体系。此外，工作人员也应当加强与领导的沟通，定期向上级提出可行性计划，以此来挖掘领导的扶持潜力，为档案管理工作创造更好的条件。

（三）优化档案管理环境。环境对于档案管理工作具有很大的影响，院领导应当为档案管理创建更加有利的工作环境，使档案管理人员能够感受到上级的重视，工作上也会更加用心。此外，工作人员应当注重对网络环境的开发与利用，在网络上构建起科学的管理平台，实现对档案的全方位监控，各部门利用社交软件进行信息资源的共享，提高档案使用效率。

（四）提高档案管理人员的整体素质水平。信息化技术的出现为传统档案管理工作带来了巨大的冲击，档案管理人员不仅要加强对专业知识的学习，还要熟练掌握网络技术，熟练操作各种软件，定期做好软件更新工作。此外，卫生院要加强对档案管理人员的集中培训，并借助社会的力量举办知识竞赛等活动，使管理人员的整体素质水平得到显著的提高。