大数据时代高校档案管理理念的转变探讨

2018-11-24枣庄科技职业学院张虹

办公室业务 2018年20期

文/枣庄科技职业学院张虹

工作理念的改革，对于各个领域当前的发展，都是至关重要的，对于我国高校档案管理工作来说亦是同理，在信息化的时代背景下，信息技术的发展促进了大数据平台的产生，鉴于大数据平台有着存储量大、传输便捷等优势，对于各领域的工作改革都有着重要的意义。特别是高校的档案管理工作，也必须要根据大数据背景去思考理念优化的策略，才能确保工作效率的提升及质量的优化。

一、大数据技术的特点分析

（一）信息存储量大。大数据一词的含义表达，是较为简单易懂的，所谓大数据技术，自然是指对大量数据进行存储、传输与处理的技术，其产生依赖于信息平台。在大数据的趋势下，电子邮箱、网盘等平台应运而生，大数据平台的优势也自然更加明确地体现了出来，随着功能拓展，还会逐渐产生更大的存储空间，从MB、GB到TB，随着空间的拓展，容纳量也越来越大，这对于信息的存储与处理来说，是十分有利的，能够大幅度削减信息管理的压力，从我国高校档案管理的角度来分析，在院校规模越来越大、招生量越来越多的趋势下，各类档案的数量也会不断增加，所以为了更好地进行档案管理，必须要首先意识到如上特点。

（二）信息传输快捷。鉴于大数据信息平台具备能够批量处理信息的特点，利用大数据平台进行信息传输、分享与交互，效率也自然会更高，甚至能够达成对大量数据进行实时传输的目标，这显然是十分有利的特点。从高校档案管理的角度去分析，在以往传统的管理模式下，档案以纸质实物的形式存在，所以如果要调用档案或是档案传输共享的情况下，只能依靠邮寄达成目标，这是十分不利的，但是大数据平台的这一特点则能够确保档案信息的传输与共享突破时间与空间限制。

（三）节省空间与资源。大数据平台当中的信息，并不是以实体形式存在的，而是以虚拟的数据形式存在的，也正是因大数据平台信息的这一特点，所以信息管理才能脱离实体的纸张，也无需以实体的储存库为基础。相较来说，传统的信息管理模式下，信息的记录与存储则必须要耗费大量的纸张，以及大面积的空间，这是导致资源耗费的主要因素。

二、大数据时代为档案管理改革带来的契机与挑战

（一）大数据时代的管理理念改革契机。当前的教育发展趋势下，随着我国各大高校规模的不断扩大，以及招生数量的持续提升，档案内容与类别也自然越来越多，这给档案管理工作带来了更大的压力，但是大数据时代的高校，显然有更好的选择，即大数据、信息化的档案管理理念，在这样的理念之下，信息管理的机制也会随之产生转变。引进信息化的管理技术，档案管理工作效率会有更大幅度提升，简而言之，大数据时代给高校档案管理工作所带来的契机主要包含以下几个方面，与以上所谈及的大数据平台特点密切关联。其一是能够达成批量的档案信息处理与传输，这能够大幅度节省人力成本。其二是能够摆脱实体管理模式的限制，避免资源浪费，无论是纸张还是存储空间，以往都需要耗时耗力去规划，但是在信息平台基础上则无需担忧空间与资源问题。其三是能够达成档案信息的实时交互，甚至是在一秒之内完成档案信息的传输共享，十分便利。这些都是我们所知的，因大数据趋势而带来的正面影响，对高效档案管理工作管理理念的改革有重要的意义。

（二）大数据时代的管理理念改革与挑战。万事万物有利有弊，这是社会发展的规律，大数据时代的到来，自然给我们带来了更大的改革契机，但同时也必然会有问题存在，需要我们重视，如果忽略了，就很可能使得大数据优势难以体现。其一是对于档案管理人员的培训不到位，会导致在实际运用大数据平台管理档案时无法达到技术水平的娴熟。其二是大数据平台的安全性尚需提升，要积极革新安全技术，否则必然会导致重要的档案资料被窃取或篡改。其三是对系统分支的完善不到位，会使得各类档案集中在一起，很难确保管理的明确性，这对高校档案管理工作来说是很大的挑战。

三、大数据时代高校档案管理工作理念革新措施

（一）积极培训。大数据技术是时时刻刻都在更新的，高校意识到这一点，引进了新的大数据档案管理平台去提升管理工作的效率与质量，是很好的趋势，但是如果校内档案管理人员无法娴熟操作管理系统，那么即便是引进最新的管理系统，也无法确保管理工作的落实，所以为了确保管理人员能够更娴熟地应用大数据档案管理平台完成档案管理工作，必须要在引进大数据管理技术后及时针对管理人员展开系统化的技术培训，针对档案建档、分类等技巧进行传授，并且在培训完成后，应当及时开展应用考核，确保管理人员的技术应用过关，这样才能确保大数据管理技术的优势真正体现出来。而且在阶段性的工作总结阶段，也应当针对管理人员的实际技术应用情况进行审核，对于技术应用能力不过关的员工，应当视情况去进行再培训或是采取一定的惩戒措施，简而言之，管理人员的能力过关，才能够真正运用大数据技术去做好档案管理工作。这是十分重要的，鉴于大数据技术革新迅速，更需要在短期内开展培训，才能避免在引进新的平台或是功能时管理人员不会用，这会影响到整体的工作效率及质量。

（二）积极革新。以上亦有阐述，大数据时代，信息技术的开发速度是完全不同于以往的，新的技术平台产生，必然会附带新的功能，有新的应用优势，因为新技术、新平台都是以之前的平台为基础进行优化而产生的。随着技术的不断发展，管理平台的自主性、可操作性也越来越强，所以校方为了确保管理效率，就要更积极地引进新技术，并且要懂得运用当前信息化档案管理系统的自主化优势，去不断增加系统分支，将更多的管理内容融入进去。就最为基本的人力档案来分析，校内教职工的档案与学生的档案应当归属不同分支，此外每个年级、每个班级甚至是每个班级小组的学生档案，只要能够进行分类，都应当尽可能细化下去，这样一来，在调用档案时，根据相应的分支也更易查找，这对于档案管理工作效率的提升十分有利，简而言之，这是新技术引进与应用的要点，校方首先需要意识到技术革新的重要性，将技术革新落实于实际行动中，并且要确保大数据管理系统随着不断的优化更符合校内当前的档案管理工作需求。

（三）突破管理局限。谈及当前时代背景下的信息化大数据管理平台，其所具备的另外一个巨大应用优势，便是可以突破时间与空间的局限进行档案管理，在信息化的基础上，档案资料的存在形式是数字化的，即是说只要在有信息设备和网络的地方，便可以进行档案信息的管理与处理，所以校方也应当积极运用这一优势，去突破管理工作的局限。校方引进的档案管理平台，应当让每个管理人员都在自己的电脑上加装，这样一来，在急用档案资料的时候，档案管理人员无需急急忙忙去校内进行操作。简而言之，信息技术的产生，其中一项重要目的，便是要让各个领域的工作摆脱局限，这也是主要的优势，为了体现出这样的优势，高校也必须要具备突破性的工作改革意识，才能确保大数据技术优势真正体现出来。