“互联网+”形势下电力档案管理模式研究探索

2018-11-24广东电网有限责任公司茂名供电局李霞

办公室业务 2018年20期

文/广东电网有限责任公司茂名供电局李霞

随着我国对经济社会发展的重视程度不断提高，各个领域、各个单位的工作任务也越来越繁重，电力企业是我国经济社会发展过程中的重要部门，电力企业的工作任务逐渐增多，电力项目建设要求越来越高，在电力企业发展过程中产生的电力档案资源也越来越多。电力档案记载着电力企业过去的工作、业务活动，是有保存价值的各种历史记录，也是电力企业工作的体现，可以为电力企业未来的工作提供各种理论依据，帮助电力企业管理人员作出决策。为了促进电力企业经济发展，提高电力企业管理水平，必须要积极加强电力档案的规范化管理，对电力档案进行分类整理，并且对各种电力档案加以利用，提高电力档案管理质量。在“互联网+”时代，信息技术的广泛应用，为电力档案的创新管理提供了支持。

一、当前电力档案管理现状

近年来，我国电力企业的发展不断改革转型，电力企业经营管理成为电力企业转型发展过程中的重要内容之一，电力企业产生的档案信息也越来越多，电力企业必须要充分做好档案的搜集、整理、汇总、存档、利用，才能不断提高电力企业经营管理水平，为电力企业发展提供更多支持。在信息化背景下，开展档案信息化建设，一方面契合时代发展趋势，另一方面也是提高档案管理水平的重要途径。当前电力企业的档案管理方法还比较陈旧，极大影响了档案管理水平。档案管理过程中的问题主要体现在以下几个方面：

（一）档案管理理念比较陈旧。档案管理工作一直以来都处于我国经济社会发展过程中的重要地位，任何一个行业都要对档案管理加以重视。但是当前有的电力企业在发展过程中，开展档案管理依旧习惯采用人工管理方式，对各种纸质档案进行收集，而且没有及时进行计算机归档，所以导致很多信息杂乱无章。

（二）设施设备条件不足。电力档案管理过程中，信息化管理是一个必然趋势，当前很多电力企业在信息化管理方面的投入还不足，例如计算机设备的配备不够充分，对档案管理人员的培训教育工作不到位，导致电力档案管理过程比较随意，没有掌握先进的计算机技术，对电力档案管理工作造成很大影响。

（三）管理系统不完善。档案管理工作需要严谨的工作态度，但是当前电力企业档案管理过程中还存在一些问题，比如档案管理标准不规范，工作流程不明确等，这些都会导致档案管理水平降低，严重时还会导致档案缺失，档案内容不完整会对企业的发展带来较大影响。

（四）档案管理工作人员业务素质较低。在电力档案管理过程中缺乏一支高素质团队，尤其是在电力企业转型发展的过程中，电力企业管理人员对企业的经济建设目标更加重视，忽视了档案管理的重要性，将档案管理看成是企业管理中的附属工作，认为档案管理比较简单，没有招聘专业的档案管理人员，由企业内部的一些员工兼任档案管理人员，其综合能力素养不高，在档案管理要求逐渐提高的过程中，档案管理过程中的问题也越来越明显和突出。

二、“互联网+”时代电力档案管理对策

（一）“互联网+”的定义。“互联网+”是信息时代背景下产生的一个全新概念，电商领域是最早研究“互联网+”概念的行业。“互联网+”指的是以互联网为工具，对信息进行传递、共享，将互联网与传统产业融合起来，使得企业的生产经营活动效率更高，为用户提供更加精准的、个性化、人性化服务的一种经济活动形态。我国政府工作报告中也提出要加强“互联网+”战略的实施，反映出政府对“互联网+”的态度，让“互联网+”从一个行业的概念上升为一个国家的战略。“互联网+”与很多行业、很多领域都有融合，在档案管理过程中，“互联网+”理念和技术的应用，意味着档案管理理念的创新，意味着档案管理模式的变革。“互联网+”归根结底代表了一个信息时代，在“互联网+”时代，还要结合其他的技术，比如大数据技术对档案信息进行整理、分析，从而发挥出档案的价值。

（二）“互联网+”背景下电力档案管理的策略。1.加强对信息化管理的认识。在电力档案管理过程中，应该不断树立现代信息服务理念，提高电力档案管理水平。从电力企业的角度来讲，领导人员首先要重视档案管理，将把档案管理纳入电力企业管理范畴中，提高档案管理的地位，加强工作人员对档案管理的重视。其次要重视档案信息化管理。随着电力企业的不断发展，产生的档案信息会越来越多，传统的人工管理模式会导致工作量大、容易出错，对此，要加强对档案管理信息化工程的建设，为档案信息化管理提供坚实的基础。电力档案管理应该严格按照《中华人民共和国档案法》及《实施办法》《电力科技档案管理手册》等文件，对电力工程的主要工作情况进行明确，将工程项目的实际情况编制成为档案，促进电力档案管理工作的落实。2.完善软硬件设施，提高档案管理信息化水平。在电力档案管理过程中，各种基础条件的完善，是档案管理实现现代化发展的重要基础。在档案管理过程中，应该从软件和硬件两个方面着手，为档案信息化管理提供条件。第一，要加强计算机设备的配备，电力企业应该争取更多资金用于电脑设备、通信设备等各种基础设施设备的购买，为档案信息化管理提供良好的硬件基础。第二，加强软件系统建设。在电力档案管理过程中，应该建立统一的档案管理系统，对档案管理部门的工作进行细化，在工作过程中要对各种档案要进行统一分类，存储到档案系统中，比如档案的存储格式、档案的存储标准等，都应该进行统一，为档案规范化管理提供基础。

（三）建立用户思维，做好档案服务。在电力档案管理过程中，要对“互联网+”思维理念进行应用，电力企业的档案管理部门应该要建立以用户为导向的思维，构建用户思维、产品思维和平台思维。在“互联网+”时代十分重视用户的需求以及用户的体验，所以“互联网+”时代档案管理必须要考虑到用户，可以借助信息技术建立一个完整的档案信息供给平台，为用户提供查询档案的途径，用户可以通过访问专门的电力档案网站，对公开的档案信息资源进行下载、利用。另外，还可以开展以档案服务评价为基础的档案服务工作，借助大数据技术，对用户的需求以及在使用档案信息的时候所产生的反馈信息进行分析，找到问题所在，从而不断提高档案管理水平。

（四）加强信息安全防范。在传统的档案管理过程中，档案的安全问题主要来源于外界损坏，比如纸质档案很容易在潮湿环境中损坏，而“互联网+”时代档案管理过程中的问题主要表现在信息泄露方面。电力档案对于电力企业而言具有十分重要的意义，所以必须要加强对档案管理过程中的安全问题的防范，比如对档案利用者身份进行认证，在档案利用过程中采取权限设置方式，减少网络入侵，实现对电力档案的安全管理。