探讨高校办公室业务管理结构优化的有效路径

文/江苏科技大学 邹海燕

一、目前高校办公室管理现状

目前我国高校办公室在处理学校各项事务时，主要有以下3个突出优势：1.综合性强。高校办公室的业务内容涉及校内各项事务、各类人群，这决定了其工作职能之宽泛，同时，随着学校根据现实情况不断增添新内容、新事物，办公室的业务范围会越来越广，内容也越来越复杂，综合性更为突出。2.服务性强。办公室作为各单位部门与师生之间的桥梁与纽带，要为全校或是全院系的人员服务，服务是高校办公室存在的价值所在。3.时效性强，办公室的任务往往具有明确的时间要求，必须在规定时间内完成具体工作，具有十分强的时效性。

在高校办公室为全校师生提供优质服务的同时，其业务管理中的挑战不断出现，结构上的矛盾也不断凸显：

（一）高校内部办公管理优化过程中，牵涉利益引起的矛盾日益复杂化。随着社会的发展，高校办公室的业务管理结构也在不断优化。但是，由于优化过程中，部分变化会直接影响高校系统内个人的直接利益，因此优化过程备受关注，优化的阻力难以避免。同时，由于优化在整个系统内推进，出现的问题错综复杂，单独的职能部门无力解决此类问题，这就增加了高校办公室业务结构优化的难度。

（二）社会与高校系统内师生对高校办公室业务的关注，要求其信息透明化与办公室业务管理尚未完全信息化的矛盾。新形势下，师生的切身利益与办公室业务密切相关，也使得师生对于办公室的关注更加突出。信息化时代，高校师生对于信息透明化的呼声越来越高，这给曾经多依赖于传统方式办公的办公室增加了新的工作内容。

（三）高校办公室职能划分模糊，办理业务复杂且多变。

高校办公室的各个部门划分较为模糊，部分高校仅社科处的审核就需要跑三四处办公室，才能办理好业务，这大大降低了办理业务的效率。同时，由于办公管理的优化，每年各个办公室的各项业务划分均有所调整，这也使得办公业务的效率降低。

二、高校办公室业务管理结构问题分析

（一）办公室整体发展意识不强，发展目标分散。办公室每天接受的事务多、责任大，需要花费极大的时间与精力完成一系列任务。因此，办公室人员多关注于日常事务的完成，而较少思考办公室业务管理的发展方向，管理层面对人员的引导也较为宽松，使得办公室上下缺乏主动性与创新性，使得办公室在发展过程中看不清方向，容易迷失自身运行目标。

（二）管理人员素质有待于提高。部分高校的管理层面人员的学历较高，但由于办公室人员大部分时间被繁重的实务所占，因而缺少系统管理的学习与培训，进而在工作中缺乏创新与前瞻性。公室人员对自身定位不够清晰，缺乏服务意识，对办公室的发展也缺乏自身的思考。

（三）内部缺乏凝聚力。虽然在办公室中设有各种功能岗位，且各岗位之间也时常合作，但办公室人员大多对待工作较为被动，工作方式较为机械，对待任务主要以完成为主，缺乏合作意识。因此，在合作任务中多出现责任推诿、协作不力等问题。

三、优化高校办公室业务管理机构的路径探索

（一）明确目标导向。有明确的目标才能使团队发展更加具有方向性，才能确保办公室在结构优化的过程中不偏离正确的道路。只有明确各个层级、支点，办公室的目标，才能劲往一处使，加快办公室发展的速度，提高办公室工作的效率。因此，不仅需要制定总的目标机制，还需要根据办公室内部岗位，制定更为详细、具体的目标。办公室的工作人员，需要根据各自岗位制定相应的目标机制；若办公室内部多岗位之间有着紧密联系，鉴于其相互依存关系，可以将其视为一个有机整体，根据这一有机体的发展需求制定其目标机制，当然各个小的目标机制需要在办公室整体发展目标的要求下进行制定，不能脱离整体框架。

（二）健全机制建设。制定明确的目标后，优化办公室业务管理结构需要制定相应的岗位目标监督机制。目标监督机制是为了帮助办公室业务进行更为顺利而制定的。因此，监督机制不仅要明确监督的范围，还需要量化相关的督查细则。做到对全局性的重点工作掌握的同时，在细节上也更为优化。例如，形成例会制度，例会是通过一定周期促进办公室职员自我反思与查漏补缺，形成同仁之间相互了解、相互帮助、互相监督的良性竞争氛围，同时强调整体发展大局的最佳选择。一定的奖惩机制，有一定的激励作用，也有助于提高办公室职员的参与积极性。办公室业务管理结构优化离不开全校师生。因此，机制的建设需要建立了解广大师生员工所思所想，进而创新思路、改进方法、落实制度。机制建设是理论，需要通过各级办公室切实落实各项内容，积极主动促进优化的工作有序、有效进行，只有这样才能保证广大师生和相关群体的诉求得到合理解决。

（三）完善职能建设。办公室职能种类多，划分较为困难，因此，强化组织协调职能与参谋助手职能尤为重要。强化组织协调职能，需要办公室在改革中积极应对权力和利益调整引起的矛盾和问题。参谋助手职能，则需要高校办公室在完成纷繁复杂的日常工作基础上，积极分析形势发展要求，进一步加强信息调研和工作研究，建设信息调研数据库。通过线上线下渠道，充分了解师生员工的问题与需求，建立明确的校务公开制度，促进师生员工与学校管理层之间的沟通。