提升办公室工作水平的建议与对策

文/邵阳市中医医院办公室 刘芬

伴随企业、机关等组织所承担的社会责任越来越多，其办公室的工作内容也越来越宽泛，管理的人员逐渐增多，对办公室工作和管理增加了一定难度，同时也要求办公室工作更加细致化、准确化。办公室作为企业的中枢机构，不仅对下属员工起到管理作用，同时还是上级领导监督和政策执行的二级单元。下文结合我国企业和各个机关单位办公室工作的实际情况，分析办公室工作中出现的各种问题，并提出相应的解决措施。

一、办公室管理中存在的问题

在相关机构中，办公室都承担着非常重要的职能，是上下级沟通协调以及联系相关人员的桥梁。对于办公室工作人员来说，首要的职责就是参与、管理相关工作的协调职能。因此，有效提高办公室的工作水平对整个集体的健康发展起到十分重要的作用。由于办公室所涉及范围较广，工作内容较为复杂，致使办公室工作人员经常出现工作混乱、错记事项、处理事物不完善等情况；外加工作人员的素质普遍偏低，这些原因都在很大程度上对办公室水平的提高造成阻碍，不利于办公室工作的顺利进行。

二、提升办公室工作水平的意义

（一）促进整体的健康发展。办公室作为二级管理机构的核心部门，不仅负有为领导解决问题、提出建议等职能，还要协调做相关工作，为各个部门提供所需服务；同时还对各个部门在日常管理和活动中出现的各类问题进行解决，做好对外沟通工作，为全局发展和相关工作的顺利展开提供保障，为整个企业的正常运转奠定良好的管理基础。

（二）对自身起到积极作用。办公室作为整个机构中的重要组成部分，不仅对整体的健康发展起到作用，还对自身的进步发挥着关键作用。随着企业规模的不断扩大，办公室所要负责的责任也越来越重，不仅要承担外部与内部两方面变化所带来的压力，还要在这期间积极提高自身的管理工作水平。因此，只有不断提高自身的管理工作水平，才能促进整体管理水平的提升，进而推动办公室工作向制度化、科学化方向发展。

三、有效提高办公室工作水平的措施

（一）加强办公室人员的素质教育。办公室作为机关单位或者企业的重要组成部分，对整个集体发挥着举足轻重的作用。因此，对于办公室的工作人员来说，不仅要具有较强的专业业务能力，还要有处理紧急情况的应变能力及良好的工作作风，进而才能提高工作效率，满足不同用户的需求。在办公室管理工作中，必须加强办公室人员的素质教育。首先，应对到岗员工进行岗前培训，提高员工的专业技能，提升职工的素质水平。其次，建立完善的绩效考评机制，定期对员工工作进行考察，将员工的工作成果与整体的利益挂钩。最后，实施合理的奖惩制度，积极发挥优秀工作人员的带头作用。

（二）强化办公室管理。首先，应建立完善的办公室管理制度，以此为办公室工作提供规范标准，使办公室工作做到有法可依、有章可循，进而为办公室管理工作的顺利展开提供保障。其次，加大管理机制的执行力度，构建一个高效的管理体系，形成一个从公文确立、审核、执行以及记录的管理系统。

（三）做好办公室保障和文秘工作。办公室工作人员不仅要具备基本的办公能力，还要涉及财务、规划等多学科。在处理外部事物时做到理性处理，并及时找出解决措施。在办公室工作和文秘工作中，要不断加强自身能力，加快创新脚步，提高自己的办事能力。此外，还要掌握文秘知识，不仅要有基本的办公书面表达能力，还要掌握各种处理公文的知识，切实提高公文的处理质量和工作效率，进而不断提升办公室整体的工作水平。

（四）做好实效管理。在企业办公室管理过程中，要针对具体问题建立具体分析的机制，特别要关注各项办公事务的时效性，提升时间管理水平，才能更好地提升办公室管理工作的效率。在时间管理过程中，可以借鉴国外的时间管理机制，有效地提升办公室工作水平。在办公室工作中，对于重要且紧急的活动要立即采取行动；对于重要但不紧急或者紧急但不重要的活动，要制定可行性的期限或者是临时将时间留出空档。按照不同的时间等级进行事件管理，进而不断提高办公室管理质量。

四、结束语

随着管理理念的不断更新，机构职能的不断增加，办公室所需要承担的职责也逐渐增多，这就对办公室工作水平提出新的要求。因此，对于办公室工作中出现的职责不清、办事效率低下等问题，相关机构和管理部门应结合办公室工作的具体情况，制定合理的管理制度，实施规范化标准，提高工作人员的综合素质，提升办公室工作水平，为企业或者相关单位提供良好的管理基础。