浅析信息化时代卫生监督办公室文书档案的收集和归档

文/山西省忻州市卫生计生委卫生监督所 苏东冬

文书档案是单位历史发展的回音壁，办公室文书档案是一个单位的历史资源和信息资源。它关系着整个单位各项工作的顺利进行。所以有必要利用大数据采用先进技术，对现有的文书档案进行收集和归档。通过大数据分析来分享海量丰富的档案信息，有层次推进档案工作的改变，从而提升档案工作效率。

一、卫生监督办公室文书档案收集和归档的现状

（一）档案意识淡薄。在单位诸多科室中，档案室属于二类科室，是属于基础管理工作，无法产生相应的经济效益，对单位的发展产生不了过多的影响力。特别是由于领导缺乏信息化档案建设意识，对人员的配置，资金的投入都有所欠缺。有的档案管理人员并不是出自档案管理专业或者相近专业，不仅专业知识缺乏，而且档案管理的意识淡薄。另外对档案室的资金投入较少。总认为买几组档案柜能够放下档案盒就可以了。这些都会导致文书档案资料收集不齐全，整理也不够规范化，从而影响办公室甚至是整个单位的工作效率。

（二）信息化档案管理机制不健全。办公室档案管理信息化建设中，存在建设标准不完善，不统一的问题。现阶段国家缺乏相关的政策与法规来引导文书档案信息管理，导致各部门难以实现文书档案的共享。虽然卫生监督系统大部分地市都建设了数字档案平台，但由于缺乏数字档案管理的意识以及管理机制不健全，所以带来好多问题。数字档案管理同纸质档案比较，在管理思路和方法上都有不同。数字档案管理采用电子文件的方式进行档案的收集和归档。需要更为严格的技术手段和管理措施。有些部门并没有认识到电子文件管理数字档案给档案管理工作带来的便捷。往往还继续沿用以往档案管理的方法。加上机制不健全，执行标准不严和内部组织无法满足档案管理的要求，这些都成为档案信息化建设推进的障碍。

（三）档案管理人员专业知识不足。信息化时代，档案管理要求管理人员要有一定的专业素质。数字档案室包括软件和硬件部分，档案人员不仅要掌握计算机和相关网络知识，熟练操作档案管理系统，还需要配备软件和硬件的维护人员。目前卫生监督系统的档案管理人员年龄结构、知识结构偏老偏少，对于档案管理知识基本上还是沿用过去的知识体系，对计算机知识只是一知半解，甚至有的连最起码的电脑打字都不会，更不用说高端的档案目录和档案全文的挂接问题。特别是在面对海量的办公室文书档案的收集归档问题时，在纸质档案向数字档案转换的过程中，工作量十分庞大，急需要考验档案人员是否有过硬的计算机业务素质及责任心。尤其是在档案的扫描转换阶段，更需要档案人员谨慎认真严格控制，保证档案目录和档案内容的正确挂接。当下山西省卫生监督系统除了部分大的地市，如像太原市、晋中市等数字档案室建设的比较成熟以外，其他地市仍以纸质档案的管理为主。对于数字档案系统的使用管理和维护方面还需要进一步加强。

（四）档案信息安全隐患问题。文书档案在收集和归档时，要应用计算机网络系统。网络是大数据时代档案信息活动的基础，也是风险源头和传播媒介。档案信息安全的风险集群性使传统网络安全难以应对骤增的安全风险。其次是数据安全风险，数据安全涉及档案信息的保密性、真实性、完整性等方面。在大数据环境下由于档案数据的多源特点。采集的数据可能不够完整。或是人为伪造的不真实数据，这会破坏其可信性。第三当档案管理方式发展到数据平台阶段，平台安全风险也会产生，以及后续的档案管理还存在服务安全风险。由于服务方式转变会促使档案数据平台上产生大量的用户数据。

（五）资金投入问题。数字档案室的建设，在硬件设备库馆藏资源库和电子档案接收、数据线上线下传输平台建设等方面，都需要大量的资金投入，如果没有充足的投入，后续的建设都是空谈。就目前情况来看，卫生监督系统在数字档案室建设的业务经费投入上非常有限，通常这些经费只能够维持最基本的档案室日常的开展。想要在硬件投入方面开展工作有着很大的困难。

二、信息化时代卫生监督办公室文书档案收集与归档的新探索

（一）更新工作理念，加强档案管理工作意义。相关领导对数字档案室的重视程度，直接关系着数字档案室的进度。通过宣传让其认识到档案信息数字化管理的重要意义。加大对数字档案室资金设备人员的投入。同时还需要得到全体干部职工的支持，以多种形式开展《档案法》《保密法》等法律法规的宣传教育活动。转变思想，所有人员自觉及时地向办公室移交在执法过程中形成的档案资料，不断规范工作流程与制度，提升文书档案信息化管理水平。

（二）完善信息化档案室管理的相关制度。规范档案管理流程和行为的重要内容就是要用制度建设来保证数字的建设。建立和健全各数字档案管理制度，使数字档案管理和建设更加标准和规范。制定数字档案室建设方案，对档案室的内涵、标准、技术要求、信息安全给出明确规定，制定档案信息保密制度，档案查询使用说明，档案利用权限设置，利用流程等。同时规范档案的网络使用，实现全部过程的数字档案管理。

（三）提高档案人员综合素质，强化档案管理队伍。信息化时代，要求档案管理人员除了掌握其管理的基本知识之外，还需要具备计算机知识和网络知识，熟练使用数字档案系统，熟练运用业务技能，提升文书档案管理工作水平。还要有良好的创造能力和创新的管理方式，满足档案数字管理的工作要求。由于数字档案管理不同于传统的管理方式，在传统档案管理中，档案管理人员主要负责档案的存取和保存，而数字档案管理，需要了解数字档案的形成过程，了解电子文件具有的价值，利用相应的技术，对电子文件信息进行管理，完成信息收集筛选建档和归档等操作技术。为适应信息化时代，要求档案人员不断地学习，以自学为主，培训为辅，树立终身学习的观念，同时落实激励机制，激发工作热情，加大工作考核力度。档案人员也要加强主动交流与分享经验能够充分利用网络现代通信等高科技手段，逐步增加档案部门与档案人员的信息来源。从整体上提升档案管理人员的素质更加高效地开展工作，不断提升文书档案信息化管理水平。

（四）建立健全档案信息安全保障体系。大数据应用使档案信息安全面临更多的技术和管理风险，在档案信息资源共享之前面临的安全问题主要是档案实体的安全，档案数字化后，档案资源共享就会面临网络信息安全问题，所以在互连互通的过程中必须从多方面着手。首先法规标准的建立是风险防范的基础，有助于从顶层厘清各方权责利关系。从制度方面管理制定系统的操作性强的信息安全管理制度，明确安全责任，完善共享省查制度。其次，数据驱动是风险防范的动力，可以由机器根据数据直接决策。档案部门应视数据为资产，以数据流动带动人流、物流、技术流、资金流等各方资源的合理配置和科学运转。确保档案信息安全管理的可视可控精准高效。

（五）加强办公室文书档案数据的管理和质量控制。档案数字化需要将纸质档案转化为数字档案。数字档案室最基本的设备仪器有：计算机、服务器、局域网、扫描仪。这些设备准备齐全，安装正常后，就可以进行档案管理软件的安装，软件安装完成后，经软件安装技术人员培训后即可上岗操作。首先是电子文档的收集，通过扫描仪和数码相机等介质物将纸质文档转换成电子文档。文档格式一般为pdf文件或图片jpg格式。其次电子文档的整理也就是分类和归档，分类时，按照门类设置增加电子文档，填制案卷目录。自动生成档号上传原文，然后对文档进行归档保管，根据文档内容设置密级等级。在此过程中，做好档案数据的管理和质量控制，降低档案数据的差错率，保证档案数据的有效利用。确保档案鉴定、扫描目录录入、质量检查、目录与内容挂接的安全性。设置系统权限，安装网络防火墙，并做好档案信息的备份，保证档案数据的安全，也有利于档案信息的资源共享。

总之在这信息化时代，卫生监督办公室文书档案的收集与归档，首先要建设数字化档案室。通过利用电子计算机对电子档案进行收集、整理、保管、利用。达到信息数据资源共享。其次，档案作为最真实最原始最可靠的信息资源，数字档案馆的建设与发展为其传播与共享提供了现代化的可靠平台。对于促进卫生监督各项事业的发展，维护人民群众的根本利益具有重要意义。