浅谈办公自动化环境下档案管理的必要性与可行性

文/武汉市汉阳市政建设集团公司 陈晓玉

众所周知，在国有企业的发展当中，档案不仅记录了企业发展的历程以及发生的重大事件，也存储了大量的成果，为企业的创新发展奠定数据基础与保障。在近几年国有企业体制不断改革的发展趋势下，档案管理备受关注，并且呈现出自动化与现代化局面，尤其是在办公自动化环境下，国有企业档案管理一改传统繁琐的流程，应用现代技术实现了档案管理的有效发展。

一、办公自动化的基本概述

从理论上分析，所谓的办公自动化主要是应用计算机技术进行办公，以此实现信息的自动传输、发送以及存储。利用办公自动化可进一步加快信息之间的流动，提高信息的可靠性与真实性，在与传统档案管理的对比中，可清楚地了解到，办公自动化在一定程度上提高了档案管理的工作效率，增强了档案的完整性与可靠性，并且符合当前时代发展的要求，对推动国有企业而言意义重大。

二、新时期办公自动化环境下档案管理的必要性

近年来，国有企业纷纷进行了变革，其档案的数量越来越大，涉及的范围比较广阔，要想真正推动国有企业的创新发展，则需要从办公自动化角度出发，实现档案管理的有效变革。其中，在办公自动化环境下，国有企业档案管理的必要性主要体现在两点：第一点是能够促使档案管理更加安全与稳定。众所周知，传统纸质档案在很多情况下会出现损坏，无法保证其完整性，并且存储所占用的空间比较大，但是在办公自动化环境下应用电子档案，其寿命要比纸质档案更长，在读取档案以及存取档案方面比较容易，甚至还可以根据选择的情况进行网络传输，减少存储空间以及存储风险；第二是档案管理更加及时与有效。在办公自动化环境下，可实现档案与网络的相互整合，特别是文书处理与档案管理呈现出一体化的局面，在这种发展背景下，处理文书的时候可实现对电子档案的管理，减少工作流程，提高工作效率，尽可能避免文件遗漏现象的发生。

三、办公自动化环境下档案管理的可行性对策

（一）完善管理标准。现阶段，国有企业档案管理的工作流程涉及的步骤比较多，包括了归纳、整合、搜集、保存、编排等等，这一系列的步骤均在一定程度上保证了档案管理的有效性，在新时期为实现档案管理的有效发展需要制定完善的管理标准，并符合国家档案部门的相关规定。其中如果文件管理与档案管理是处于分离状态的，那么则会出现越权问题，对此笔者认为工作人员需要做好把关工作，开展高效率管理工作，除此之外还有在业务流程方面保证文件的处理归档以及存储符合基本的要求与规范问题，真正做到安全归档。

（二）提高档案管理人员的素养。在国有企业档案管理当中，档案管理人员扮演了重要的角色，发挥了重要的作用。在新时期，我国国有企业的发展已经成为社会经济中不可或缺的一部分，尤其是在国有企业转型与变革的时候，档案数量越来越多，这在一定程度上会增加档案管理人员的工作量。还有一点是在当前科学技术的不断发展下，各类新技术的出现，促使档案管理趋于科学化与现代化，每一位档案管理工作人员都需要从本质上出发，驾驭这些新技术与新方法，做好档案管理工作才是正确之道。笔者认为国有企业需要根据实际的发展情况对档案管理人员进行培训与再教育，为档案管理人员提供更多的学习机会与进修平台，不断优化档案管理人员的知识结构，提高其综合素养以及职业道德修养，这样才能进一步适应办公自动化环境的需求。

（三）构建完善的档案管理子系统。一般而言，在对办公自动化系统进行分析中可了解到子系统是十分重要的，且子系统的好坏关系到了办公自动化系统的有序发展，尤其是国有企业档案资料数量比较多，所以需要做好系统管理工作，要将电子文件的调用加以充分保障，实现文档管理的有效性以及保存的全面性，这样可促使文档得到正确的分类。除此之外，在电子文档的应用当中，还可与纸质文档相互整合，为档案管理提供双重保证。

四、结语

总而言之，在当前时代的不断发展下，办公自动化环境已经成为国有企业档案管理中不可或缺的一部分，可改变传统档案管理所存在的缺陷与不足，提高档案管理的有效性。另外，国有企业领导者与管理者需要从整体角度出发，进一步认识到办公自动化环境的重要性，制定完善的管理标准，提高档案管理人员的工作素养，构建完善的管理子系统等等，如此一来才能真正将现阶段国有企业档案管理中所存在的缺陷进行弥补，实现档案管理的科学性与现代性，为国有企业的创新发展奠定基础保障。