基层机关档案管理数字化建设研究

2018-11-24江苏省如东高新技术产业开发区丛卫燕袁季红

办公室业务 2018年14期

文/江苏省如东高新技术产业开发区丛卫燕袁季红

随着电子信息技术的不断发展，机关档案管理信息化、科技化、电子化，已成为机关档案管理的重要发展趋势。如何加强基层机关档案管理工作的信息化建设，对于创新机关档案管理方式、提升机关档案管理水平，具有非常重要的意义。

一、基层机关档案管理数字化建设的意义

（一）提升效率，有利于减少资源浪费。对众多机关事业单位而言，每年都会产生许多档案，有些机关事业单位每年需归档保存的档案达数千甚至数万件，这些档案大多数需要长期保存，不能出现任何问题。众多纸质档案的整理与保存，需要耗费很多人力、物力、财力。而数字化档案管理，既能大幅提升档案管理效率，也能实现档案管理的规范化、高效化以及绿色化。

（二）易于存放，无需占用较大空间。目前，部分机关单位，尤其是基层机关单位，因工作场所限制，还没有配备专用的档案存放场所。即便配备了专用档案室的单位，因每年需入档的新档案较多，导致档案存放空间越来越少。实现档案管理数字化后，能够节省存放空间，有效解决档案存放场所不足的矛盾。

（三）便于查询，提高档案利用效率。由于陈旧档案较多，因此查询起来非常不便。加上在档案存放过程中对档案的立卷、归类、存放等工作做得不细致，档案查询更是困难，间接加重了档案管理工作人员的工作任务。而通过数字化技术实现纸质档案电子化保存后，将大大提高档案的查询利用效率。

（四）稳定可靠，提升管理安全性。传统的档案保存方法容易导致纸质档案遭受破坏，降低档案的保存寿命。数字化档案储存在移动硬盘、光盘、计算机进行保存，受外界影响较小，并且稳定性、安全性较强，可以大大提高档案保存寿命，能够满足机关单位长期、大量存储各类档案的需要。

二、基层机关档案管理数字化建设思路

近年来，在各级档案管理部门的精心指导和帮助下，如东高新区不断加强档案规范化管理，推进档案信息化建设，积极开展档案数字化管理工作，实现了对各类档案资源集中统一管理和在线利用，为各项工作的顺利开展提供了更方便、更快捷的服务。

（一）注重数字档案基础建设。为做好省3A级数字档案室的创建工作，如东高新区成立了四级档案管理网络，做到全区联动、整体推进。多层面加强档案人员的业务能力建设，对专兼职档案员开展“请进来”或“走出去”等各种形式的业务培训，建立复合型多层次的专兼职队伍。同时请县档案局领导对我区创建工作进行指导，主管领导、分管领导亲自推进布置，明确整改责任人，落实整改措施。将档案信息化建设纳入党政社会事业的实施项目，归口集中管理，统筹考虑、统一安排。加强基础设施建设，优化档案硬件环境，安装了密集架，满足了档案库存余量10年的需要，阅档室更换了空调、各库房配备了空调、灭火器等设备。档案室配备计算机2台、打印机2台、扫描仪1台、刻录机1台、数码照相机1台，满足了档案管理现代化需要，提高了档案管理现代化水平。为确保数字档案室高效运作，制定了一系列工作制度。在业务层面，制定了《如东高新区档案信息化管理制度》《档案信息化工作“三纳入”“四参加”制度》《高新区档案分类方案、基本归档范围及保管期限》《目录数据库校对制度》等；在行政管理层面，制定了《档案工作领导小组职责》《档案工作的分管领导职责》《档案工作人员的岗位职责》《兼职档案员工作职责》等工作制度，每年年初均将档案工作纳入年度工作计划，与其他业务工作同布置、同检查、同评比。

（二）注重数字档案平台建设。融合档案管理规范和如东高新区工作实际，引入东方飞扬档案管理系统，将各类档案和资料全面纳入系统管理，具体包括文书、基建、设备、声像、电子、实物和图书资料9大类，系统内设有归档、档案管理、档案利用、调阅管理、档案统计、鉴定销毁、打印输出、系统管理等9大功能。今年，又将东方飞扬档案管理系统升级为7.5版，满足了档案管理和利用的实际需求。应用政务云办公系统，所有公文均实现了电子传阅、电子办理、电子查询。将党政OA办公系统应用文件全部下载进政务云办公系统，实现了电子化办公。随着东方飞扬档案系统7.5版的应用，又将原有的档案数据全部导入升级版的档案系统。同时我区精心组织政务云办公系统的普及工作。目前，全区每位工作人员都能在权限范围内通过办公自动化系统查询到今年自己这一块的文件材料。

（三）注重数字档案利用服务。建设档案目录数据库，提高档案目录数据的质量；安排适当投入，有序开展纸质档案全文数字化工作，建立符合质量标准的档案全文数据库；稳步推进档案多媒体数据库建设，对实物、录像、照片档案进行数字化，建立了电子档案数据库，为全区提供全方位、多层次、高效率的档案信息服务。同时，还健全检索平台，保障实时服务。一方面，利用如东高新区政务云办公系统、东方飞扬档案管理系统，中国如东高新区门户网站实现对相关档案进行电子化查询。另一方面，在综合档案室内，建有9大类的人工案卷检索目录，确保在停电、网络故障、服务器运行不正常等情况下也能调到档案信息。全区档案利用网上查询率达到100%。另外，还加强资料编研，促进成果转化。每年完成归档工作任务后，均根据档案内容进行大事记、全宗指南、人事任免、机构沿革、表彰奖励等基础资料汇编。同时，还对档案资料进行研究挖掘、二次汇编，形成了《大事记汇编》《组织机构沿革》《档案工作总结汇编》《发文汇编》等多种深度汇编成果，为全区经济和社会发展提供了针对性的资料参考。档案数据开放获取是信息时代档案服务的工作核心和创新前提，我区通过积极参与制定数据开放政策、优先开放部分结构化数据、有效维护数据的真实完整，使现有档案服务表现出开放化、自动化和个性化的新时代特征。数据价值的聚合为档案管理开拓出前所未有的服务空间，这就要求档案管理必须要综合应用云计算、大数据、物联网和移动互联网等新兴技术，构建档案创新服务技术生态圈，以实现开放共享、信息增值和知识化输出等创新服务，更好地满足档案利用需求。实现档案服务的交互定制，搭建档案信息服务交互定制平台，加快服务上线的速度、拓展服务上线的广度、挖掘服务上线的深度，从而为档案管理服务于更广阔的用户市场提供可能。同时，还要进行互动反馈，公开档案信息服务产品开发流程，及时对各个线上服务环节和数据产品进行优化和迭代，最终实现以极低的成本同时为海量的用户市场服务。

（四）注重数字档案安全管理。如东高新区在加强档案信息化建设的同时，把档案信息安全放在突出位置，加强档案信息安全保障体系建设，确保管理系统和数据的安全可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。在全系统开展信息安全和信息法制教育，提高全员档案信息安全意识。档案室严格遵守国家《档案法》《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法规，逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，加强对系统管理员、档案管理员的培训、管理，采取脱机备份等有效措施，加强数据库管理，确保档案信息系统的安全。