浅论干部人事档案的整理

2018-11-24东莞日报社洪俊超

办公室业务 2018年14期

文/东莞日报社洪俊超

干部人事档案整理工作是档案管理的基础性工作，它是按照特定的原则和方法，把搜集的材料进行分类、鉴别、排序、编目、技术加工并装订成册。在以后的人生经历的基础上可对其进行补充整理。干部人事档案的整理是否合理、完善，直接关系到人事档案的质量高低，以及影响档案利用的效率。因此，干部人事档案的整理工作是一项极其有意义且需要认真对待的工作。

一、干部人事档案的整理工作

（一）人事档案整理工作的原则。干部人事档案的整理工作应做到一丝不苟，遵从以下几个原则：一是真实性。这是最基本的原则，保证档案材料的真实性和可靠性，不弄虚作假，才能提高人事档案的质量和可参考性，否则则会失去档案整理的实际意义。二是规范性。档案材料的整理一定要做到规范，材料的鉴别分类及加工制作等必须按照一定的工作原则进行，保证工作程序，档案内容的规范。三是完整性和精炼性相结合。档案材料的收集要全面完整，细致准确地对材料进行分类整理，但是对于利用价值小、不应归档的材料要予以剔除。

（二）干部人事档案整理工作的要求。干部人事档案整理工作的要求主要有以下两点：一是鉴别认真，分类准确，编排有序，目录清晰，加工规范，装订整齐。二是档案整理人员必须履行党的方针政策，提高自身素质，加强专业知识的学习，熟练掌握档案整理工作的基本流程，方法技能，认真负责地做好整理工作。

（三）干部人事档案的整理步骤。1.查核材料。对搜集的材料进行全面审查，缺少的材料要补齐，一定要保证材料的完整性。2.分类排序。干部人事档案的合理分类有利于归档储存，便于查找整理。干部人事档案可分为干部履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、党团材料、奖励奖章材料、处分材料、录用任免聘用退休等材料和其它材料。3.技术加工。为了便于长期保管和装订，应对一些损坏，褶皱的纸张进行加工处理，之后再进行归档。4.编类序号。在对材料进行分类排序后，为了确定材料的固定位置，应对其编序号、类别号和页码。5.登记目录。目录在档案的首页，是材料位置的索引。所以在档案材料的分类排序、编类序号之后，应对材料进行编写目录，使材料的位置更加清楚明了，便于查找。6.装订成册。只有装订成册才是一份完整的档案材料。7.编写类序号。类序号写在档案材料首页的右上角。页码写在每份材料的右下角。8.复查验收。对档案材料的复查验收是干部人事档案整理工作的最后一步，只有对最后的材料进行全面系统地把关，才能确保档案质量不会出现问题。对于复查验收合格的档案需进行入库。

（四）干部人事档案整理的注意事项。第一，在干部人事档案整理过程中应注意信息保密。档案涉及个人的生活、学习、工作等各方面的信息，有些属于个人隐私，在整理过程中应注意信息安全。第二，应做到信息准确，整理人员不得擅自涂改伪造档案材料，对于档案关系调动应按相关程序进行，并做好备案记录。第三，不得擅自销毁处理档案材料，对于需要剔除的信息材料，应向领导报备审查通过后方可进行处理。第四，在整理材料的过程中一定要小心谨慎，防止材料信息的丢失和泄露。

二、干部人事档案整理存在的主要问题

（一）档案载体不统一，纸张尺寸不合理。《干部档案整理工作细则》要求我们，档案应做到平整规范，针对纸张太窄或者是破损没有空出装订线的材料，应在左边缝一条纸边，不符合尺寸标准的材料要进行裁剪、缝补，加工处理等。通常材料所用纸张为A4纸，不容易被裁剪并且要保证字不被破坏。对于尺寸较小的纸张需要进行托裱技术处理，这种加工技术的繁琐性导致档案损坏，不整齐问题的出现。

（二）档案的保护，保密工作不到位。档案装订成册时需要打孔穿线，可能会破坏到纸张。并且对于装订成册的材料也不是固定不动的，每年需要补充新的材料进去，这样反复的拆装会导致纸张的破旧甚至破坏。另外，当查阅者需要查阅自己的某一部分档案信息时，由于是全部的信息装订成册，有可能会看到不该看到的信息，不利于信息的保密工作。

（三）反复拆装，重复的整理。从单个人的人生履历来看，至少每隔两年就会补充一次信息，每次的档案整理都要经过分类排序、技术加工、编类序号、装订成册等比较繁琐的步骤。而一个人的一生要经过几十次的档案更新。如此反复拆装，不仅破坏了档案的本来面貌，还会使档案管理者无暇顾及档案本身的信息，减少了积极性，可能会整理不到位。

三、干部人事档案整理的改进措施

针对以上档案整理的弊端分析，可提出以下几点改进意见：第一，提高档案管理人员的整体专业素质，树立积极工作认真负责的心态，保证档案工作有效、合理、完善地展开。第二，规范用纸标准。相关部门应加强宣传和管理力度，规范统一的用纸标准，避免出现纸张大小不一、不方便整理的问题。第三，加快档案管理工作的信息化建设。加快建设网络档案的步伐，削弱纸张档案发挥的作用，在网络进行信息的更新和备份，加强信息安全保护措施，这样能有效减少纸张档案管理的人为因素。