新时期如何做好流动人员人事档案管理

文/陇西县人力资源交流开发服务中心 鱼志军

在我国人事档案管理工作中，流动人员档案管理是其重要组成部分之一，但一直以来，流动人员的档案管理工作开展较为困难，流动人员档案的归档界定难、管理难等问题始终困扰着我国流动人员人事档案管理工作的进行。随着城市的不断发展，交通的更佳便捷，流动人员势必会逐渐增多，因此，必须对流动人员人事档案管理提出行之有效的对策，否则将不利于我国城市的建设和发展，也无法充分保障流动人员的切身利益。同时，我们还应认识到，新时期随着档案管理工作的信息化进程不断加深，大数据、云计算技术应用的不断普及，流动人员人事档案管理也迎来了新的机遇。

一、新时期我国流动人员人事档案管理面临的问题

（一）流动人员档案意识不强。在流动人员中，很大一部分的群体是非公有制企业员工、待业大中专学生、在外打工的农民工等等，而这部分群体通常档案意识不强，由于短时间内无法用到人事档案，对档案也没有需求，所以没有意愿进行人事档案委托工作。同时，人力资源中心的档案托管业务通常需要收取费用，而在流动人员中，有很庞大的群体在经济能力方面通常不强，因此，部分流动人员为了不额外花费金钱，就不选择在档案管理中心进行人事档案的托管，这部分人员的档案就会出现空档。此外，由于流动人员就职企业有部分为小型企业，在人事档案管理方面没有完善的流程制度，公司领导对员工的档案管理也没有足够重视，导致了这部分人员的人事档案没有得到妥善安放。

（二）人事档案材料缺失。由于管理者及流动人员本身的不重视，在人事档案工作中经常遇到档案材料缺失的情况，这也导致流动人员的档案管理存在缺陷，无法开展。通常来说，流动人员人事档案包含众多信息，如个人信息、受教育情况、工作经历等等，这方便档案托管中心和用人单位更加全面了解人员的情况，而由于思想上的不重视和流程的不规范，导致流动人员的人事档案在收集时无法全面收集人员信息，而在材料不完全的情况下，档案管理工作无法有效发挥价值，一是无法为用户单位提供有效信息，二是无法切合实际帮助流动人员求职。

（三）管理存在缺陷。流动人员人事档案管理缺陷主要体现在两个方面：一是没有档案管理的统一标准。目前我国地方的流动人员档案管理还处在较低的标准。有的地方信息化建设慢，还在采用纸质办公的方式，这就不利于档案的统一标准化管理，流程制度的弱标准化也使得档案管理责任划分不明确，不利于人事档案管理的长期发展。二是管理机构缺乏专业的知识，档案管理机构混乱，缺乏专业的档案人才，培训体系不完善，一些档案管理人员职业素养不高，工作责任性不够，为了利益违背档案管理原则，为他人开具不合法的人事档案证明。

二、新时期流动人员档案管理工作迎来的机遇

（一）信息技术发展助推信息化建设。如今，信息技术发展十分迅速，互联网和移动终端已十分普及，大数据和计算机应用也逐渐增多，这给流动人员档案管理带来了新的思路。首先，流动人员本身就具有不稳定性，而通过互联网和移动终端则可以为其实时提供查询、编辑等档案服务，这就丰富了流动人员的使用场景和使用频率，从而有助于人事档案的管理工作。其次，信息化建设的不断加深使档案管理的成本逐渐降低，这就给托管费用的削减留下了一定的空间，随着档案托管费用的逐渐降低，部分流动人员会有意愿进行人事档案的管理工作。此外，大数据和云计算的发展为人事档案的共享提供了基础，当流动人员到其他城市工作时，其档案能够直接在线上进行转移，省去了许多流程，既方面了流动人员，也让管理机构的工作变得更加高效。

（二）全民档案意识的提升。流动人员档案意识的提升对人事档案管理工作有着不可替代的作用，只有从根本上对人事档案引起重视，后面的一系列管理工作才有意义，而目前，国民档案意识才逐渐提高。首先，在高校中，学生在临近毕业时，学校会专门对人事档案的转移、托管等工作向学生列出具体注意事项，辅导员也会督促学员进行档案的处理工作，这就大大加大了学生对于人事档案的认知度，防止档案的缺失。其次，由于新媒体的发展，人事档案相关的微信服务平台以及微博账号也逐渐开始增多，这有利于流动人员档案意识的提升，档案知识的查阅、最新政策普及等办理需要的相关具体材料都可以快速获得，打破了往常人们对档案办理呆板、麻烦的印象，有利于人们更频繁地使用档案。

（三）人事档案服务多元化。传统的人事档案服务较为单一，而随着档案信息化建设的不断完善以及流动人员档案意识的提升，人事档案的服务也逐渐多元化。首先是技术上的更新使得管理部门能够获取到流动人员在人事档案方面的各种数据反馈，从而可以通过这些反馈有针对性地调整服务的对象、重点和具体信息等，同时，人事档案的服务平台也逐渐拓宽，服务网店、微信端、手机APP、在线网站的平台都能够提供服务，管理部门可根据不同的服务平台特征开展特色不同的服务内容，满足日益丰富的档案需求。

三、新时期流动人员人事档案管理的对策

（一）加快档案管理信息化建设。人事档案管理信息化是未来档案管理工作发展的必然趋势，而由于流动人员的本身特性，信息化管理更有助于档案管理工作的进行。首先，信息化建设要从软件和硬件两个方面进行，硬件方面要积极购买新设备来进行设备升级，以满足日后的服务需求，软件方面要及时更新系统软件，定期维护系统确保系统的稳定性和安全性，保障信息安全。其次，要依托信息化建设逐渐降低档案托管的费用，降低流动人员进行人事档案管理的成本，从根本上提高流动人员的档案管理意愿。

（二）进一步提升流动人员档案意识。提升流动人员档案意识是人事档案管理工作的重要内容，只有从根本上重视人事档案，才能够真正提升人事档案管理的效率。首先，应加大档案相关知识的宣传普及力度，在高校、社区、工地等流动人员较多的区域开展人事档案知识的宣传和教育，让流动人员了解到人事档案管理的重要性和必要性，让档案管理深入到人们的日常生活当中。其次，重视农民工建档工作，对农村剩余劳动力实行“双重建档”，即在劳务输出地和劳务输入地同时建立劳动力人事档案，进一步加强农民工人事档案的管理。除此之外，要注重宣传流动人员人事档案相关的政策法规，让流动人员了解到最新最全面的人事档案管理政策，从而对标自身具体情况进行档案管理。

（三）优化服务机构，增强管理能力。首先，要从领导层面对流动人员人事档案管理引起足够的重视，这是管理工作进行的基础，由领导牵头，组建专项的流动人员档案统计小组，分管领导担任组长，对小组工作直接负责。其次，要优化人力资源体系，引进专业人才，明确流动人员人事管理的难点和重点，有针对性地设置相关岗位，划分责任，建立专项的考核制度以督促管理人员全身心投入到工作中去。此外要针对不同服务平台挖掘人事档案新服务，根据流动人员的需求不断调整业务，以适应其实际情况。