浅析高职院校档案管理的几个误区

文/湄洲湾职业技术学院 蔡亚琼

众所周知，不少高职院校建校时间较短，院校建设任务较重，其档案管理、服务与利用进程较为缓慢，档案管理工作还存在着诸多问题与不足，主要原因是在档案意识、档案服务、档案管理、档案利用、管理制度等方面存在一些误区，这些误区将影响和制约档案管理、服务与利用的发展，也间接阻碍了院校管理水平的提升。结合档案管理工作实际，笔者通过分析认为，目前高职院校档案工作主要存在以下几个误区：

一、意识误区

高职院校对档案管理的重要性认识不到位，尤其是学校管理层的档案管理意识不强，没有意识到档案是院校管理中不可分割的重要组成部分，没有意识到档案利用服务是高职院校高效运行的重要环节之一，没有意识到其体现档案职能乃至管理水平的重要性，只是将档案看作一项独立的、可有可无的管理工作，只是认为档案是管理工作中部分资料的收集、保存，认为档案管理是安排任何工作人员是便能胜任的一项工作。学校在工作计划、建设、管理、总结、考核中没有将档案管理与利用作为重要工作加以规划与推进，几乎没有召开档案管理专项工作，对档案管理的基础设施及设备建设、人才队伍建设、信息化建设缺乏足够的重视，学校整体上形成了对档案管理“放之任之、自生自灭”的思想意识，导致管理工作处于边缘化状态。

二、人为误区

高职院校的不少教职员工认为，档案管理工作只是几个档案管理人员的工作，与自己、其他人无关，人为将档案管理工作与日常管理工作分隔开来，因此他们置身于档案管理之外，在工作中往往不注意档案资料的保存，不关心档案管理工作，不善于利用档案资料，进而不支持档案管理工作，没有认为其工作过程就是档案的形成过程，没有为档案的形成、收集、管理提供便捷的通道，导致档案工作停滞不前，档案资料残缺不全。人为将档案按管理职能从学校的教育教学管理明显分隔开来，各自分管保存，没有建立综合的档案管理机构，没有进行统一集中管理和综合利用。

三、制度误区

目前高职院校档案管理制度建设方面存在以下几个问题：一是制度“重形式”。目前高职院校档案管理的规章制度从量上逐步增多，但在制度建设上往往只注重制度的有无问题，看重制度的表面文字，对管理制度的形式比较看重，缺少对制度的可行性、适用性及可操作性等方面缺乏统筹考虑和设计。二是“偏管理”。在档案管理制度中，大多仅停留在对档案资料的收集、建档、保管等方面的内容，缺少对档案综合利用、管理研究、技术改进等方面的引导和规定。三是制度“欠落实”。不少高职院校档案管理制度仅贴在墙上，档案管理及利用相关的制度如何落实，落实到什么程度，存在什么问题，都无人问津，导致档案工作停滞不前，可有可无，各种管理规范和安全措施不到位。四是制度“存局限”。不少高职院校的档案管理制度仍仅限于档案管理本身，缺少顶层设计，从学校整体工作出发，全局把握院校管理工作与档案管理工作，未能从制度上将其形成一个整体，从制度上贯通学校全局工作。五是制度“缺实效”。目前不少档案管理制度中缺少对档案管理与利用工作实效的考核与评价机制的内容，档案管理工作的实效无法可依，管理无从约束和考核，档案管理工作因此缺少一个封闭的管理回路，无法保障档案管理工作的良性运行。

四、管理误区

高职院校在档案管理工作中没有与院校日常管理工作直接关联，往往与实际工作脱节，没有在日常工作中自然建立并形成档案，档案管理仍处于滞后管理状态，这种管理模式将导致档案资料不齐全、不真实，不准确反映院校管理的真实历程，无法反映管理过程中质量监控和检查监督的痕迹。如在院校设备档案管理方面，不少院校将设备档案管理与设备建档分离开来，没有对设备的初期阶段直接进行建档，无法对设备论证、采购、监督、验收、运行等形成的档案资料实时归档，总在设备验收后才建档管理，容易导致过程设备档案的缺漏和失真。

五、利用误区

档案功能的充分发挥在于利用，然而不少院校在档案工作中只重视档案建设、保存管理，不重视档案利用，把所有档案作为保密资料躺在库房中，没有很好地开发档案的综合利用，没有根据职能开放访问，让档案服务于教学教育事业的职能充分发挥出来。

六、服务误区

优质的档案服务工作能够促进档案的综合利用，不少院校仍只是对档案进行简单借阅、登记、统计，对于如何提高档案服务质量方面仍不够重视，缺乏在档案服务环境、服务质量、管理人员服务水平、服务质量评价等方面进行强化，为提供优质档案管理服务打下扎实的基础。

七、职能误区

不少高职院校仍然未建立起综合档案室（馆），档案管理工作按照部门职能相对分割管理，不同档案门类间沟通联系少，造成档案综合利用困难、效率低下、管理不规范；档案管理人员也往往因此只重视收集、管理与利用，忽视对档案工作中管理模式、管理方法、管理效率、管理水平、管理手段、服务质量、利用渠道等方面进行深入的研究与探索，无法及时为促进档案优化管理和服务利用提供借鉴与决策依据。

基于以上的分析，高职院校档案管理工作存在意识误区、人为误区、制度误区、管理误区、利用误区、服务误区以及职能误区，这些误区的存在直接影响了高职院校档案建设与管理的水平、档案服务的质量、档案利用的效果，也影响了院校的管理水平。笔者认为高职院校要走出这些误区，学校管理层要做好院校管理的顶层设计，做好学校管理整体规划，研究设计一套院校管理与档案管理兼容一体的管理模式与组织实施方案，强化档案管理意识，组织进行一次全校范围的档案工作重要性宣传与教育主题活动，统一思想认识，强调档案管理、服务与利用的重要性，从平时管理工作出发，做到“平时工作-档案管理-服务利用”一体化的运行模式，将档案工作贯穿于管理工作全过程。同时，立足档案管理、服务与利用，强化档案管理硬件和服务软环境建设，加强档案管理业务研究，全面推进档案管理与服务利用。