医院医疗设备档案管理与使用的探讨

文/江苏省新沂市人民医院 王晓瑜

医疗设备档案的管理是医院管理中的一个重要组成部分，医疗设备档案管理是一个收集、归纳、统计、分析和保存的过程，过程中最重要的环节就是对医疗设备档案资料的收集、保存和管理工作，合理的保存和管理医疗设备的档案，能够提高医疗设备的有效使用率，降低医疗设备在使用过程中出现突发状况，充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用，主动、及时、准确地为科室服务，为领导决策提供凭证，更好地发挥其社会效益和经济效益。

一、医疗设备档案管理中出现的问题

（一）管理意识薄弱，缺乏对医疗设备档案的综合管理意识。医疗设备档案管理需要各个部门之间的协调、管理和配合。在进行医疗设备的档案收集、管理过程中，特别容易出现这种现象：医疗设备科仅重视机械设备的考察、招标、议价、采购；医疗设备的使用科室，仅单一对机械设备的验收、安装与调试关注；设备维修部只注重其维修记录。他们都忽视了对医疗设备资料的收集与管理，或者每个科室都保存了自己所管辖的那部分资料，这就需要医院的档案人员提前介入，对设备从考察到运行的每个环节，都进行监督，及时收集、整理各个环节的资料，以保证其完整性，以免遗漏。

（二）未完善医疗设备的档案管理机制。目前，医院大都重视对文书档案、病历档案、会计档案的收集与管理，而忽视对设备档案的管理，导致医疗设备档案管理工作不能正常有序地进行，从而出现混乱的管理局面。相关部门分工不明确，各尽其职的态度造成设备档案遗漏或丢失等现象时常发生，从而不能有效地为临床、科室提供高效率的服务；设备档案归档后，便万事大吉，档案管理人员不能以主动、积极、周到的服务利用档案，捕捉有用的信息，使设备档案放在档案室里成为“死档案”，不能充分发挥医疗设备的效能等等。因此，重视医疗设备档案管理的有效规范，完善设备档案的管理机制，是医院医疗设备稳定运转的重要保障。

二、提高医疗设备档案管理水平的有效策略

（一）增强医疗设备的档案管理意识。医疗设备是保证医疗卫生事业发展，开展医疗、护理、教学等工作的重要手段和保证，是确保医院持续经营与发展的关键因素，直接影响到医院的医疗质量、技术水平。但如何管理好、应用好医疗设备，提高医疗设备的有效使用率，减少医疗设备突发故障和开机率低等状况，则必须建立较为全面的医疗设备档案，并辅之科学有效的管理。医院领导及各部门人员都要充分认识到设备档案管理的重要性，把医疗设备档案的管理工作放在医院管理的核心位置。医院要通过多种方式和渠道，对相关科室广泛宣传有关设备档案管理制度，特别是设备档案的重要作用，强化相关科室人员特别是医院领导的档案意识，树立档案管理人人有责的观念，通过设备档案利用的典型事例，使他们加深了解设备档案工作在医院工作中的地位和作用，从而提高他们参与设备档案管理的积极性、主动性和自觉性。

（二）完善设备管理体系与重视设备档案管理人员的配备。在加强医疗设备档案管理过程中，要理顺关系，健全制度，要建立科学的档案管理体系。健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键，随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。近年来，我院把医疗设备档案管理当作医院综合档案管理中一个重要的组成部分，成立了由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员、设备保养、检修人员组成的管理网络，建立了相关医疗设备档案制度，把医院设备档案纳入制度化管理，继而促进档案的收集、整理、归档与借阅等环节有章可循，以确保医疗设备的良好运行，有效增加了医疗设备的运用率，为医院的医疗服务提供有利的保障。同时，医院从设备科、设备维修部及设备使用相关科室中各选拔一名业务水平高，责任心强的人员，作为科室设备档案员，由院档案室进行专业培训，并进行统一监管，以便更充分地的协调医院的设备档案管理工作。

（三）确定医疗设备档案的归档范围。我院根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，确定了医疗设备档案管理的归档内容，以便各科设备档案员在工作过程中及时进行收集，整理，归纳，以防遗漏。随着设备从考察、招标、申购到安装使用、维护、检修，其相应的材料都由各科设备档案员做好材料的收集整理工作，原件移交医院档案室，按年度归入设备档案，复印件留存原科室，以备查用。

（四）加大医疗设备档案管理的设施投入。医疗设备在建设医院、发展医院、提高医院核心竞争力方面起到举足轻重的作用，要提高医疗的综合性水平，就要重视医疗设备档案的管理，同时重视医疗设备软件设施的投入力度，加大医疗设备档案建立的经费，使其达到科学化、标准化、信息化的管理水平。我院为档案室配备了相应的工具材料，如文件柜、二氧化碳灭火器、除湿机、扫描仪、防磁柜和打印机等。2016年，我院借建设医院信息化管理之风，引进技术先进的档案管理系统，内有专门的设备档案管理系统软件，使设备档案管理信息化，从而实现医院对设备档案信息实时搜索的目的。此外，还增添了设备信息统计工具，以此提高设备档案管理与数据信息的准确性，为医院的工作创造便利条件，以创造更大的社会效益和经济效益。