公共资源交易项目档案的管理与发展

2018-11-24肇庆市公共资源交易中心李佩英

办公室业务 2018年15期

文/肇庆市公共资源交易中心李佩英

现阶段，全国范围内均在积极开展公共资源交易平台整合工作，其重点就是“统一服务平台、统一制度规则、统一信息共享、统一专家资源”，在公共资源交易平台中逐渐加入一些分散项目，包括工程建设项目招投标、土地使用权与矿业权出让、国有产权交易、政府采购等，最终让“平台之外无交易”的目标顺利实现。而不断整合的公共资源交易平台，也以较高的标准来要求公共资源交易项目档案管理工作，所以对公共资源交易项目档案的管理与发展展开探讨具有重要意义。

一、公共资源交易项目档案管理分析

（一）完善档案工作制度，明确档案收集范围。“没有规矩不成方圆”，公共资源交易项目档案管理必须有工作制度来约束和指导，才能保障项目档案管理工作顺利开展。项目档案工作制度应明确归档范围、时间与质量要求，确定档案保管期限，规范档案资料整理编号办法，制定鉴定规则、统计方法和借阅制度，并明确各部门职责。按照“谁代理，谁立卷，谁移交”的原则，确定立档资料的收集范围，包括初步设计概算审批材料、交易事项核准审定材料、委托中介或自行招标核准材料、项目评审材料、资产评估及拍卖材料、交易过程形成的各种材料、合同文本、投诉举报与案件查处材料、标后监查材料、不良行为记录及公示材料等必不可少的资料一定要收集归档。

（二）抓住重点，注重实效，提高利用价值。在档案工作中不分主次，眉毛胡子一把抓，就不能突出重点，提高利用价值。根据历年招投标档案调阅利用发现，许多利用取证材料都需要从完整、有效、可用档案资料中挖掘出来。如果档案的真实性、完整性、有效性不充分，档案资料的实证性就存在疑问。例如开标工程资料必须为原件，招标代理合同、中标人投标文件、中标通知书不能以复印或扫描件代替，项目验收档案必须有单位盖章、负责人签字、日期填写等。

（三）严明项目归档责任，严肃处理违规违纪。公共资源交易项目立档责任人负有收集、整理、立卷、装订、移交的责任，代理招标或采购的机构在档案工作中出现问题，应该按照相关规定进行处理，例如扣分或暂停代理业务，相关人员在工作中违规违纪，应按相关决定进行处理；代理机构表现良好应予加分或通报表扬，相关人员表现突出应给予精神与物质奖励。

（四）严抓保密工作，确保档案安全。首先，所有参与档案工作的专职或兼职人员均应签订《项目档案保密协议》，以增强他们的保密意识。其次，严格执行项目档案调阅审批制度，原则上项目档案不得外借，调阅人员必须填写登记表，并经相关领导签批后才允许调阅。再次，严格执行进出库房登记制度，只有特定工作人员才准许进入库房，并且获许进入库房的人员应将手机、相机、U盘等随身用品交由指定人员保管，避免私拍和记录档案资料。

二、公共资源交易项目档案“互联网+”项目档案管理发展

当前，快速发展的互联网技术相应推动了公共资源交易行业的发展，为保证其可持续发展的顺利实现，立足于公共资源交易平台整合，对电子化招标加强发展就显得很有必要，而这样做主要是因为有效整合的交易平台与不断增多的进场交易项目，让实际的发展需求已无法再从传统的纸质管理方式中得到满足。而这就需要对“互联网+”的项目档案管理予以大力发展，具体需做好以下几方面：一是加强应用互联网，同时以互联网平台为媒介慢慢向电子化管理过渡。二是公共资源交易监管部分在向电子化操作过渡时，需对同级档案行政管理部门的业务指导予以重视。三是鉴于公共资源交易项目和项目档案数量繁多，因此在对项目档案电子化所需设备进行采购时，一定要把部分高配置设备作为优先选择对象，特别是在有电子光盘时，一定要以档案及光盘为主，如此方可长时间保存电子档案。四是项目档案电子化管理可将招标的方式利用起来，选择具有较好档案管理资质的企业，进而选出专业人员来管理档案，从而提高电子化项目档案管理水平。五是“互联网+”项目档案管理的实现，主要是慢慢将传统的纸质化项目档案管理摒弃，进一步应用互联网。传统的项目档案管理主要利用存档机构对项目档案进行存档，完成方式以人工为主；而“互联网+”项目档案管理模式则利用互联网进行办理，促进项目档案利用效果的提高，简化调档环节，从而降低了经济成本、工作时间和查找难度。