以绿色教育的理念促进高校档案馆功能建设

文/福建三明学院 罗斯怡

清华大学早在1998就提出建设“绿色大学”的口号，在我国正式提出建设“美丽中国”的今天，“绿色”早已超出其最初狭隘的意义，逐渐发展成为绿色文明和绿色发展理念的代名词。绿色教育，不仅是通常意义上的生态环境教育，更是融合了“绿色”所象征的和谐、人文、民主、原生态、可持续发展等思想的一种现代教育观，孕育着有思想、活力、智慧、品格的生成。越来越多的大学将绿色教育纳入发展规划，将绿色教育贯穿于课堂教学、课外活动和学校管理之中。高校档案是学校办学历史的记录人，是教务教学、科研、人事、基建等信息的保管者。高校档案馆是对全校档案工作进行组织、协调和管理的职能部门，也是为广大师生和社会提供档案信息服务的业务部门。

收集整理档案的目的不是为了蒙上面纱并束之高阁。科学地管理和保护是为了更好地提供利用，而提供利用是使高校档案发挥作用、体现价值的基本途径，也是高校档案工作的根本目的。档案管理工作作为学校管理行为之一，绿色教育的理念理应当融入其中，以高效、集约、可持续、以人为本的发展方式利用好档案资源，拓展服务功能，积极践行科学发展观。

一、以绿色教育为引领，综合“两馆”优势，促文化育人，担历史重任

人才培养是高校的使命之一，大学生是建设美丽中国的生力军。校史馆是许多学校开展校史研究、展览和教育的专门机构。校史馆的展品原本就是以丰富的档案史料为来源。以绿色理念为引领，将高校档案馆与校史馆综合建设，一并布局，全盘考虑。一方面可以减少人力、物力成本，提高资源的利用率，加大档案信息的开发力度，深度挖掘档案的内在价值，充分利用档案馆内各类数据库与馆藏资源。另一方面，展藏结合，开办定期主题展厅与不定期专题展览，突出高校在不同时期的办学特色和办学成果，集中展示校风、校训、校史和优秀校友的风采，充分发挥“两馆”育人功能，弘扬优秀校园文化与校园精神。

开办网络校史展览馆，构建线上线下相结合的模式。运用网络信息技术，可以将校史实物卷宗、图像、音频等档案资源以更加生动、灵活的形式展示给受众群体，例如可以对不同主题的展板设计个性化的背景音乐、三维动画和解说词，给访问者以更优良、深刻的用户体验。网络校史展览馆不仅可以弥补实体展厅空间、时间、地点局限的不足，也是网络信息化时代档案馆与校史馆走向数字化、信息化的必然趋势。

二、以绿色教育的理念加强档案馆信息化建设，扩展档案服务边界

数字化校园建设是高校信息化发展的一个新阶段，对高校档案馆建设提出新形势下更高的要求。如果高校档案工作只停留在人工搬运、手动检索、纸质查询，难免捉襟见肘。目前大部分高校开展档案信息社会化服务的途径相对狭窄，内容也相对贫乏。《高等学校档案管理办法》第三十八条中指出：“加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”档案馆的信息化建设本身就是一种绿色行为，与绿色教育的提倡以人文本、高效环保、可持续发展的理念不谋而合。在这样的新形势下，档案管理应借助信息技术力量升级改造，改变传统作业方式，不断发现并利用新的软硬件，扩展服务边界，助力打造智慧校园、智慧生活。

（一）建设智能化的高校档案管理系统。高校档案馆系统应参与到智慧校园整体系统建设中去，统一规划、统一部署，做好顶层设计。过去大量教学档案的纸质文档可通过扫描、照相存储、录音设备的计算机转录等形式加工存储到计算机存储设备中成为电子文档，现在利用云计算技术和数据挖掘等技术可以批量存储和利用。并通过智能终端设备将分散在各系统、各部门中的原始数据整理到信息共享数据库中，保证信息资源从形成、流转、传递到整理、鉴定、归档、保管和利用整个生命周期的迅速、有效、智能化、连续性，为后续信息采集、分析、查询、多维度的整序和再利用做好铺垫，为学校制定发展战略规划、提高教育教学质量、创新学术科研能力、培养高素质人才等管理决策提供完整、准确、权威的数据支持。

（二）向用户提供以人为本的个性化精准服务。为了满足广大师生和档案社会化服务需求，档案办公APP平台应运而生，亦是智慧校园APP的信息化建设的组成部分。日常的档案服务工作不仅要面向校内各机关单位的查档需求，而且要服务于社会及毕业学生。档案办公APP平台最重要的应用应包括与使用者互动的设计功能，能够为师生提供便捷的办公信息，包括但不限于通过一定权限对校内公文、专利档案、科研成果、职称评审、毕业生论文等相关档案信息进行在线查询。通过面向智慧校园的档案办公APP平台，不仅能够实现对校园多方面档案信息的综合管理，还能在线预约档案调取，在线档案咨询，常用检索词自动生成预览等个性化服务，减少无效对接，提高档案办公效率与质量。

（三）为了保障智能化的高校档案管理系统与档案办公APP的建设的安全和准确性，实现各个系统信息的流通无壁垒，需要解决很多技术难题，扩宽资金渠道。在建设期给予资金与政策倾斜，并加强档案人员专业化培训，提升综合素质。这些前期的投入无疑是要消耗一定量的人力、财力、物力，然而很多高校对档案工作并未足够重视，这就需要转变发展观念，通过档案系统的信息化升级改造，带来对诸多办公事项更加便捷的、高效的处理是符合绿色教育集约环保、可持续发展理念的，它所持续产生的经济效益、社会效益和综合效益是潜在而巨大的。

三、总结

绿色教育作为一种理念融入高校办学行为，不仅涵盖绿色课程体系的设计、绿色知识与技能的传授，更应当以丰富的内涵和形式融入校园环境、校园管理等方方面面，以绿色教育的理念促进高校档案馆功能的建设，增强高校档案的科学管理和有效利用，无疑是践行高校绿色办学行为的有益尝试，丰富了绿色教育的内容，扩大了绿色教育的辐射作用。