新时期企业档案标准化建设研究

文/中国邮政档案馆 刘妍 宋云丽

网络技术的高速发展，新媒体平台的不断更新，“互联网+”“大数据”等新技术层出不穷，企业发展面临着前所未有的挑战和机遇。新技术的出现对企业档案管理提出新需求，档案管理标准要紧跟时代步伐，才能创新工作方式方法，提高管理效率，节省成本。整合开发档案资源，才能更好地服务于企业的研发、生产、经营、管理和可持续发展，为企业提供更有效的服务。

一、企业档案

《企业档案工作规范》将企业档案定义为：“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。”可见企业档案是贯穿于企业发展的全过程，并经过筛选鉴定保留下来的，对企业的各项活动具有重要意义，是企业的无形资产。它记录和反映着企业成长、发展的历程，是维护企业经济利益、合法权益的一项重要工作，为企业生产、建设提供着重要的依据。

二、标准与标准化

在《标准化工作指南第一部分：标准化和相关活动的通用词汇》中，标准被定义为：“为了在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。”《中华人民共和国标准化法》的条文明确规定：“标准化工作的任务是制定标准，组织实施标准和对标准的实施进行监督。”由上可以得出标准是标准化的一部分，标准化是一个不断发展、更新的连续过程，在企业实行标准化的目的是使企业的各项活动更加合理规范，从而达到最佳秩序。

三、企业档案标准化

关于企业档案标准化还没有具体的定义，但对于档案标准化已有所定义：“在档案工作领域内，由档案标准化行政机关主导的，为获得最佳的工作秩序和社会效益而开展的档案标准制定、修订、宣贯、实施及监管等不断循环、持续改进和不断发展的活动。”由此可以引申出企业档案标准化，它要以国家法律法规和有关管理标准为依据，明确国家对企业档案工作的基本要求，根据企业活动和专门业务制定企业档案标准，并将企业档案工作的各项规章制度体现在企业工作计划、议事日程、职工岗位职责等规范中去，真正形成覆盖面全、可操作性强的企业档案标准化体系，让标准贯穿企业活动始终，才能保证企业在管理、决策、生产经营等活动中拥有完整、准确、系统和有效的档案信息凭证，达到企业的最佳效益。

四、标准的指导性

（一）国家和行业档案标准的指导性。国家和行业档案标准，是国家档案行政管理机构用来对档案工作进行行政指导和监督的依据。档案行政指导是一种不以行政强制为特征的行政手段，具有非强制性、经常性、普遍性的特点。也就是说各企业可以根据自身发展方向、实际需求等因素来决定是否采纳，并可以在标准范围内制定企业标准，来达到管理优化的目的。但国家标准和行业标准在宣贯时存在着一定的问题。对标准的编修方法、适用条件、与相关法律法规和标准之间的关系则言之甚少，呈现出鼓励各单位积极采标的倾向，缺乏对其结合自身情况理性采标的告诫。这就导致有些企业忽视自身标准的制定，盲目单纯依赖国家和行业标准，导致企业档案管理混乱、质量差，不利于进一步开发利用。

（二）企业档案标准的指导性。企业档案标准对于企业档案的管理具有不可替代的指导作用。以工程建设项目档案标准为例：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建筑工程资料管理规程》以及各省、市（地区）标准等，这些标准之间在整理要求上存在差异，导致标准的不统一。企业标准的作用在这时候就体现出其必要性，在什么情况下采用哪一个层次或哪一项标准，这就是企业档案标准的指导性。企业档案标准建设的不足，间接导致了专（兼）档案管理人员在收集、整理、鉴定、销毁等环节出现一定的差异，档案移交档案管理部门时不规范统一，出现重复劳动甚至归档不齐全等问题。

五、标准化体系

（一）档案工作体系。《企业档案工作规范》中对企业档案工作体系建设提出明确要求：“企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。”也就是说企业档案工作贯穿于企业管理的各个环节，与企业各个部门和生产、经营、项目活动等具体工作，与每一个员工和工作岗位，与从文件形成到归档、利用的各个节点，都是紧密联系的，不是孤立存在的，是与管理体系相结合的。

（二）企业档案标准化体系。档案标准化是服务于档案管理工作的工具，根据档案工作体系进行系统的标准编制。在编制档案标准时都应将之成体系地来规划，否则，标准之间无法联系，互相冲突，不仅无法达到发展的目的，反而会阻碍档案工作的进步。正如档案工作要求“三纳入、四同步”。由此可见，档案标准之间与企业的各项标准之间，不是孤立的，是互相交错配合有联系，成系统成体系的。每种标准的制定和实施都需要有相关的标准与之配套，否则就会受到限制。

六、企业档案标准化建设的意义

（一）有利于提升企业档案管理的科学性。各个部门文件材料是档案的源头文件，归档是否齐全、科学，直接影响归档后的案卷质量，是企业档案工作质量和利用水平的直接决定因素。依据企业档案管理标准体系制度进行档案管理，有利于合理分工、调整档案管理活动，实现档案管理的科学化、标准化控制，为企业的各项活动提供准确、科学的依据，是企业高效运转、精确化管理的有力保障。

（二）有利于减少企业档案管理中的不确定因素。由于专业知识的缺乏，或者标准理解上的分歧，或是心理因素的影响，都会导致档案管理的不规范、文件材料不标准、接收整理不规范、形成的电子文件不统一等档案质量问题，都会给档案的保管利用带来不便，造成查阅困难。尤其是即时性的工作，很可能因为时间的延误给企业带来不必要的损失。企业档案管理标准化，制定标准体系，贯彻到岗位中，规范从文件产生到归档后管理的全过程，避免有可能出现的不确定因素，使档案管理有章可循，有标准可依。

（三）有利于促进企业档案管理现代化。企业档案管理现代化，就是应用现代的管理手段、原理、方法，利用先进技术和设备，对企业档案进行科学管理，使企业档案管理工作达到现代化水平，更好地服务于企业的发展。在互联网技术高速发展的时代，企业引入各种尖端管理系统，比如，人力资源管理系统、档案管理系统等。同时“互联网+”“大数据管理”等新兴网络技术的出现，为企业带来了融合与创新，同时也给企业档案管理提出新的要求和挑战。不同的文件产生于不同的技术和环境，对其产生时的技术和环境有着依赖。现代档案标准化的意义在于规范不同档案信息间的接口，约束档案管理行为规范，正确引导档案工作的方向。可见，标准化是保证档案管理现代化的支撑力量。

七、完善企业档案标准化建设的措施

（一）结合企业全局建立科学的标准体系。企业档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准，这是《企业档案管理规范》对企业档案工作管理体制的要求。也就是说，企业要对所属单位档案工作的规章制度和管理标准进行统筹规划，统一部署，突出标准化建设的一致性。因此企业要根据自身情况，建立科学、合理、可操作性强的标准化体系，来指导档案工作。

（二）加大企业档案标准的宣贯力度，提升标准意识。企业档案管理标准体系涉及企业的每个岗位，每一个员工都是文件的编制者。因此企业档案标准不再是档案管理人员的标准，而是企业全员应该熟知掌握的标准，是每个人都应该贯彻执行的标准，这样才能保证管理者及时督促，执行者及时收集、整理、归档，维护企业档案的准确、系统和安全。所以要加大宣贯力度，提高全员的档案意识。

（三）强化档案岗位人员的能力素质。目前档案标准化管理工作的技术更先进，内容更丰富，分工更专业、更明确，这就为档案管理人员的素质提出了新要求。档案岗位人员只有熟悉和掌握企业档案标准化的各项制度，才能更好地指导档案工作，保证接收的档案符合规范。因此档案岗位人员要努力学习业务知识，及时掌握标准变化信息，努力促进档案管理工作更标准、科学和规范。

（四）标准化建设要紧跟时代和企业发展步伐。企业档案标准化体系不是一成不变的，要根据企业的发展方向、技术革新等内容不断修订，要与企业的发展相匹配。当今社会信息就是财富，档案自身就是企业经过筛选的重要信息载体，只有标准化建设跟上企业的发展步伐，才能逐步完善企业档案信息。企业档案的标准化能帮助档案工作人员从大量繁杂而细致的工作中解脱出来，从而有时间对档案的信息进行挖掘和加工，为企业快速而准确地提供相应信息和深层次的信息服务，创造经济价值。

八、总结

总之，企业档案工作的本质是为企业发展服务，企业档案管理工作是企业基础管理工作之一，随着企业发展步伐的加快，档案的核心作用日益凸显，企业档案的标准化建设影响深远。档案工作者，必须在遵守宪法和法律，符合党和国家的方针、政策，符合其他相关规则的原则上，研究企业发展形势，探索档案工作规律，与时俱进，大胆创新。通过科学的企业档案标准化建设，使企业档案标准具有针对性、可行性和时效性，使企业档案工作程序规范、讲求实际、注重实效，为现代企业发展作出贡献。