浅析搭建档案数字化与档案修复的“快速通道”

文/中山职业技术学院 张志华

现如今，人类进入了信息时代。档案资料实现信息化管理已逐渐成为我国档案部门开拓信息共享服务的重要途径。在2016年9月5日第十八届国际档案大会上，国家档案局局长李明华提出了“中国将打造数字档案资源建设的战略目标”，我国的档案数字化建设正式开启。相关工作人员应当以档案实体为根本，认真做好档案的维护与修复工作。这也是档案数字化建设的前提。以往的档案维护通常由库管对档案的破损状况做好查询与登记处理，并按照实际程度制定合理的修复规划，把即将被修复的档案资料送入修复室抢救。某档案馆在进行纸质档案向电子化转变的期间，建立了“快速通道”，使得档案数字化和档案修复工作有效衔接。

一、当前我国档案数字化和档案修复中存在的问题

近两年来，各档案部门正式开启了档案的数字化工程。但在实施的过程中，数字化机构的工作人员发现了档案中存在诸多问题：第一，由于受到各地区气候、档案年代久远及保管不利等原因影响，很多档案纸质资料发生了破损、炭化、虫蚀等现象，有些单位历史较长的也在陆续进行修复与补救工作，可是，由于数量众多，修复量大，造成修复任务难以在短期内完成。第二，在进行档案数字化建设的过程中，常会碰到资料的严重破损，进而难以正常录入，或者当前急需改进的档案处于修复中的现象。实际上，档案数字化及其修复工作分别归国家维护技术部门与信息部门管理。依据以往的管理模式，档案受损严重的一定要进行归库处理，然后通过相应的修复程序，再进行电子化转变。就是指：由采集保管部门向维护技术部门的修复室提交需要修复的文件。将已经修复的档案归库，再由信息部进行调卷审核，方可进入数字化处理环节。这样，经历了繁杂的工作程序，消耗了大量的时间，同时，可能存在案卷的反复拆装与归卷的问题。第三，由于档案破损修复使数字化建设进度迟缓，无法尽快在相应的数字平台上发布有效信息供客户利用。

二、搭建档案数字化与档案修复“快速通道”的相关策略

（一）最大化精简档案管理环节。实际上，在进行档案数字化建设期间，整卷资料严重坏损的现象还是较少的，一般都是几页破损的问题。然而，这几页的资料若没有经过专门的修复，不应当由非专业人员进行档案的拆装以及数字化处理。不但会增加资料的破损性，还可以造成可修复的纸张碎片发生缺失。一般情况下，少许严重坏损的档案无须太长的修复时间，修复室可从数字化机构直接接手修复的任务，简化了档案修复的流转程序，保证了档案数字化的顺利推行。考虑到安全方面，无论档案数字化，还是修复工作，皆需通过拆、装程序，因此，需要怎样把二者有机融合，以防多次拆装导致档案的损坏。所以，可以简化档案管理的环节，处理案卷反复调归与拆装的难题。建立档案数字化与修复的“快速通道”是一种有效的方法。注意搭建通道需要坚持以下原则：其一，数字化优先。指修复室人员优先对数字化机构提交的坏损资料进行修复，同时，数字化机构优先对已修复档案进行数字化处理。其二，一次性拆装。指的是档案经过拆装、修复以后，皆交于数字化机构进行数字化处理，再进行装订。其三，借归一致。档案资料由于数字化建设或者修复，需要暂时从库房调出，必须由调度室向保管部归还，工作人员需要认真遵循出入库相关规定。同时，需要另行建立登记册，确保数字化机构和修复室人员顺利进行档案交接。

（二）效率优先，协调合作。由于构建了档案数字化及其修复的“快速通道”，受到破损的资料可以尽快得以修复，极大地提升了档案数字化的效率；而采用一次装订的方法，不但精简了工作的程序，而且削弱了档案的损坏程度。当“快速通道”运行进入常态化以后，为了进一步提升效率，将收集保管部门也加入“快速通道”模式。经过档案数字化建设，对相应的档案展开检查、处理，数字化机构没有影响数字化建设的进程情况下，可以对达到修复标准的档案进行专门登记，并认真记录所需修复的档案页码与纸张损坏的问题，还可以包含传真纸不便于信息长期保存的内容。收集保管部门依据数字化机构提供的登记册，合理制定档案修复的计划，实现分批处理的形式展开修复。这一方法极大地缓解了以往需要库管工作者逐一检查、登记的任务量。同时，提供需要修复的档案的详细信息，对档案维护工作也极为有利。

三、结束语

随着时代的迅速发展，以往的档案管理模式存在许多缺陷与不足。为此，需要进行档案数字化建设，这需要有效解决已坏损档案的修复工作。经过建立工作“快速通道”，可以有效形成相关部门之间良好的互动衔接，优化了传统档案管理的工作程序，取消了反复拆装环节，提升了工作的效率，有利于更好地推动档案数字化建设与档案修复工作。