新形势下档案管理工作的规范化研究

2018-11-24孝义市无线电管理委员会李璟

办公室业务 2018年15期

文/孝义市无线电管理委员会李璟

在当今社会，信息产量与日俱增，尤其是单位内部的信息，作为管理及决策等工作开展阶段的重要依据，对其进行规范化管理的作用显著。从当前形势来看，大部分事业单位能够从思想上认定档案管理工作的重要性，并在单位内部设置了与之对应的档案管理部门，同时，聘请了专业人员对档案进行管理及维护，但是由于受到相应因素的直接影响及限制，现阶段的档案管理体系仍旧有待完善，再加之档案管理问题的不断凸显，这就使得档案管理过于形式化，其规范性指标也普遍较低。

一、新形势下档案管理工作规范化的重要意义

在事业单位实际运行阶段，往往会产生各类信息及资源，为了促使单位内部信息资源能够得到高效应用，就需要开展与之协调的档案管理工作，为单位后续发展指明方向、提供参考依据。从本质上来看，档案信息是单位内部管理及运行阶段不可或缺的一部分，其重要性不容忽视，因此可以说档案资源是单位内部的特殊资产，这虽然难以用利益标准去衡量，但是其带来的能效作用却是用金钱无法换取的，这是因为档案资源能够为单位管理及决策提供真实有效的参考依据。

尤其是在知识经济时代，对信息处理及资源利用，逐渐成为衡量单位发展效率的关键因素，这同时也对档案管理提出了更高的要求。实际上管理工作虽然服务主体是单位，并且运行阶段也处于单位内部环境下，但是工作也应当与时俱进地进行创新及优化调整，这样才能为单位运行能效的提升提供基础保障，因此，在信息化趋势不断蔓延的当今社会，档案管理工作也应当融入信息技术，只有促使档案管理的技术水准不断提升，才能满足单位实际需求。除此之外，提高档案管理的规范化水平，能够实现对单位管理要点的精准把控，而单位在对信息进行查找时也能更加迅速，相对的，在档案管理阶段，通过对单位运行中产生的信息进行深挖，也能促使档案管理能效作用不断提升。

二、新形势下档案管理工作中存在的主要问题

在当今社会，信息技术依托于自身强大的应用优势，在各个领域中得到了广泛应用，事业单位的档案管理工作也应当与时俱进，将档案管理与信息化有机结合在一起，从根本上提高档案管理效率。但是从当前形势来看，档案管理的信息化水平并不高，与预期目标相比仍旧存在一定差距，以人工为主体对档案进行管理，必然导致信息技术的融入呈现出形式化特点。部分单位虽然能够认识到信息化应用的重要性，并将其与档案管理衔接在一起，但是整体质量并不高，导致该类问题出现的主要原因就是：信息化应用强度明显不够，不仅缺少专业性，档案管理环节滞后性因素也会产生相应的消极影响，这在一方面会导致档案资料信息库的建设存在漏洞，在缺少系统运行软件时，档案信息化管理的能效作用也会不断弱化。另一方面，在档案管理软件缺失的环境下，必然需要以人工为主体对档案进行管理，在查找信息及资源受到限制的情况下，档案管理效率也会随之下降。

三、新形势下规范化的档案管理工作

（一）加大资金及技术的投入。为了进一步提升事业单位档案管理水平，应当对单位内部涵盖的信息资源进行全面掌控，以增加资金及技术投入为主体，促使档案管理更具现代化优势。首先，领导应当转变发展思路，从思想上认识档案管理的重要性，增加资金及技术的投入比重，促使档案管理体系的建设更加科学、有效。其次，应当结合档案管理工作现阶段的硬件设施情况，为其匹配更加先进的计算机、安装档案管理软件。最后，在单位内部组建档案管理的先进小分队，通过培训等手段不断提升队伍的整体素质，强化专业技能，并在预定期限内对计算机进行维护，为后续档案管理工作的高效开展夯实基础。

（二）提高信息化融入水平。为了进一步提高档案管理质量，就需要从各个细节入手，将信息化应用技术渗透到档案管理中，以更加先进的信息管理技术对传统技术进行替换，针对不同资源为其匹配独立的电子档案。在这一过程中还涉及对以往纸质信息的电子转换，虽然这会耗费较多人力及物力，但是将其各类信息转化到计算机中进行存储，并建立与之对应的电子档案，就能分门别类地进行处理及归档，而分类及时间的不同，也会为档案信息的存储提供丰富的目录资源，这样在实际工作中对档案进行查阅时，就可以根据目录选择自己想要的信息，这不仅能够大大提升档案管理能效，更能缓解档案管理人员的工作压力。

（三）提高档案管理人员的专业水平。已经入职的档案管理人员应当在岗位上不断进行学习，丰富自身的专业内涵，促使自身专业能力呈现整体上升趋势；而单位则可以定期开展档案管理的培训工作，引导工作人员结合趋势特点积极学习新技术，掌握新技能，并将其更加熟练地运用到档案管理中，为档案管理质量的提升提供技术支持，因此，档案管理人员应当具备较强的责任意识，能够在建立电子档案的基础上，提高档案信息的整体价值，为其后续应用提供科学保障。