探讨县级机关单位档案管理信息化的建设与发展

文/吕梁市文水县政府机关幼儿园 张烈芳

当下档案管理信息化是为了更好地符合我国市场经济发展，满足社会现代化的需求。档案管理工作人员目前的首要工作是将档案管理信息化建设。依据目前的档案管理状况，档案管理信息化建设效率提高的同时也伴随着多种问题。信息化管理意识薄弱，受到传统档案管理方法思维的限制，单位的管理意识并没有因为现代化管理模式应用而得到提高。领导的信息化建设方面缺乏详细的指导和管理，进而制约档案信息化的发展和建设。

目前县级机关单位的档案管理的现状有：文件档案的时效性不足，有些重要的文件只有一份需要多部门轮流参看，遇到急需的状况也只能实行排队看阅，致使文件使用率降低，在时效性和共享性上影响了文书的价值发挥；在文件的管理和查阅上需要复杂的借阅登记流程，致使重复劳动。在不具备查阅条件时需要花费大量时间去查找，造成时间的浪费。由于机关单位的文档需要逐年进行整理归档，将分门别类存放好的原文档进行归档，致使重复劳动。

县级基层机关单位，在进行档案管理时，在人员、经费、制度和物质这四个方面上都有着很明显的不足，其原因就是一直贯彻的管理体制比较单一，脱离了县级机关的实际情况。

在目前的县级机关单位的档案管理上，安全性比较缺乏。由于档案管理的信息化需要建立在计算机的应用这个基础上，而计算机的网络系统上自身就存在安全缺陷，容易导致县级机关单位的信息数据遭受病毒的侵害，并且县级政府机关管理部门存在的安全意识比较浅薄，这些都会使管理信息缺乏安全性，使犯罪分子有可乘之机。

档案管理人员的能力上也有欠缺。现在的县级机关单位的信息管理处在从传统向现代化转变的重要时期，机关单位信息管理人员水平还处在传统档案管理的方式方法上，也就意味着当前管理人员的综合素质水平不足以应对现代化信息管理的需求。作为专业信息管理工程，需要管理人员对现代化的信息技术要有充分的认识，还必须具备专业的现代化管理知识，这些都是当前县级机关单位管理人员所欠缺的地方，会在直接影响机关单位管理信息化的发展。

建设和发展档案管理的信息化需要从以下方面入手：

（一）培养优秀的档案管理人员。这就要求机关单位要建立并且加强工作考核制度，提高对工作岗位的要求。同时要加强县级机关单位档案管理工作人员的职业素养和技术掌握熟练度，还要提高档案管理工作人员的薪资待遇，完善奖励和职业考察的挂钩制。使档案管理信息化的步伐加快，当前的一些县级机关单位引进了计算机并且能够对现代信息技术的优越性加以利用，使信息技术和档案管理充分融合，进行统一化管理，这样有助于提高档案的管理水平和利用率。同时先进管理方式的引进和高科技管理效率的加强一同促进了县级机关信息管理现代化的进程。

（二）提升机关单位信息管理人员的专业素养。为了加快实现县级机关单位档案管理信息的现代化这一目标，应该从提高档案管理人员的专业素养着手。首先，以档案管理信息化为中心，对管理人员进行定期培训，提高工作人员的专业水平。其次，要激发档案管理信息化的工作激情和活力，引导工作人员积极创新。要多方面引进档案管理信息化的专业人才，在先进技术的前提下实现档案管理信息化的建设目标。

（三）完善硬件设备设施。高水平的硬件设施是档案管理信息化建设的基础和前提。信息技术的安全性是首要前提，要采用安全性能高、数据不易丢失的信息设备，要从机关档案室开始抓，规范加强电子文档的管理。安装电视监控、入侵报警、防盗屏障这些设备设施，以此保证设备以及档案信息网络的安全性。在此前提下要使设备满足相应时期的发展需要，将设备的扩展空间提前预留出，以达到建设成本的最低化。

（四）将档案管理信息形成制度化。建立档案目录数据库、多媒体目录据库、现行文件目录数据库和档案资料数据库。为了明确各级领导员工和档案管理人员的职责，需要将档案管理信息化设计顶层制度，形成县级机关单位档案管理信息化的合力，从而提高档案管理工作水平。首先，要从机关单位管理的实际出发，从可操作性、实践性、安全性的角度，制订全面的档案管理信息化制度。其次，对档案管理信息化制度在执行情况上进行全面管理监督，保证制度的有效执行。

总而言之，将档案管理信息化是为了更好地符合我国市场经济发展，满足社会现代化的需求。档案管理工作人员的首要工作是将档案管理信息化建设。依据目前的档案管理状况，在案管理信息化建设效率提高的同时也伴随着多种问题。信息化管理意识薄弱，受到传统档案管理方法思维的限制，单位的管理意识并没有因为现代化管理模式应用而得到提高。领导的信息化建设方面缺乏详细的指导和管理，进而制约档案信息化的发展和建设。依据目前的档案管理状况，在案管理信息化建设效率提高的同时也伴随着多种问题。县级机关单位档案信息化的建设任务是非常艰巨的，其意义深远，需要大家上下同心合力，在各级政府机关单位的积极支持下，县级机关单位档案信息化的建设和发展会日益完善壮大。