多媒体在档案信息化建设中的应用

文/四川省电力设计院 宋维

进入信息化时代以来，信息技术已经进入社会各个领域的应用当中。档案管理工作也不例外，引入信息技术可以有效提高档案管理工作质量。档案管理就是收集、整理、加工、查阅信息的过程。在过去较长时期内，档案管理工作主要依靠人工完成，档案材料丢失、损坏现象时有发生，不利于档案管理工作的顺利开展。随着在档案管理中引入多媒体技术，上述各种问题都迎刃而解，有效地提高了档案管理质量。

一、多媒体技术在档案管理中的表现

多媒体是多种媒体的总称，当代多媒体技术可以同时播放声音、视频、文字、图片、图像等各种文件，因此，人们习惯称之为多媒体。本文所提到的多媒体指的是，利用计算机的多媒体技术，其功能包括：保存、传输与共享，以及整理、加工各种资料的功能等。档案管理工作就是收集、加工、整理、保存各种信息的过程，多媒体技术的出现为档案管理工作带来了发展机会：第一，利用多媒体技术的集成性与多样性，可以完成各种档案信息的保存、加工与管理，不需要投入大量的人力物力。第二，利用多媒体技术可以随时查阅档案信息。第三，引入多媒体技术可以将文本材料转换为电子材料，同时可进行无限制传输，实现了档案材料的共享。引入多媒体技术，推动了档案管理的信息化发展，为更多用户提供个性化服务。

二、利用多媒体技术推进档案信息化建设的主要策略

要想利用档案管理工作为社会提供更高质量的服务，还需重视开展硬件与软件建设，完成档案文献的转换。

（一）引进基础设施建设，购置多媒体硬件。第一，进行档案管理首先要具备应有的多媒体硬件，在当前的档案管理工作中，已经引入了多媒体技术，一步到位为档案管理配置高质量硬件设备，就能有效提高档案管理效率。档案管理部门要为硬件购置拨付一定费用，多媒体硬件的投资必不可少。第二，档案管理人员还需及时掌握多媒体设备的操作技术，要想在档案管理中有效利用多媒体，则需加强自身学习，认真研究多媒体技术，敢于在实际操作中动手动脑。虽然掌握多媒体技术操作需要较长时间，有时还会非常困难。但硬件投资与管理，是提高档案管理水平的必备条件。档案管理人员只有熟练掌握计算机操作技术，才能有效应对出现的各种情况。利用计算机保存档案材料存在一定的安全风险，掌握多媒体硬件操作技术，可以有效应对这些风险。

（二）建设档案管理信息平台，引进档案管理软件。档案管理工作中还需借助大量软件，不同的单位需要创建不同的管理平台，需要即时传输与管理各种文献材料。首先，档案管理部门要及时做好软件的运行测试工作，从而确定与自身特点相一致、设计规范的软件平台。第二，在应用平台过程中，要及时记录使用过程中出现的问题，并及时向软件设计人员反馈，将档案管理需求通知设计人员，以实现软件的不断改进。第三，还需充分利用软件平台，软件设计完成则要投入使用，在实际操作过程中，有时一个软件系统的大量功能得不到合理应用，这些都是由于管理部门没有对此作出严格要求的结果，是对本职工作不负责、不认真。

（三）实现纸质档案与电子档案的融合。在过去较长时期内，我国档案管理工作一直利用纸质材料来保存，电子档案是当前一种新兴事物，要想利用电子档案完全代替纸质档案是不现实的，笔者认为纸质档案还将在一定时期内存在，其具有信息真实、完整的特点，这是电子档案不可比拟的。电子档案管理基于我国科学技术的快速发展，其主要特点是方便快捷，是当前普遍应用的新型档案管理技术，但信息安全性极易受到侵害，所以，还需重视做好纸质档案材料的保存。

（四）建设多媒体数据库，提供个性化服务。在档案文献管理中建立数据库平台，有效利用多媒体技术，实现信息的整合与加工，不但可以压缩多媒体文件，处于网络中的多媒体还可以实现信息的即时传输，信息需求人员可以提前保存已经收集到的信息，然后再次接收新信息，保证信息的完整性，这种接收与处理同时进行的模式有效利用了多媒体技术。

三、结语

总之，在档案管理中引入多媒体技术，可以推动档案管理工作的信息化发展，为广大用户提供多样化服务，应用多媒体技术过程中还需本着科学与规范的做法，以为用户提供方便快捷的服务为目标，需要做到引进高质量的基础设施、购置合理的多媒体硬件、建设档案管理平台、引进档案管理软件、实现纸质档案管理与电子档案管理的融合、建设多媒体数据库。