地勘单位文书档案数字化建设探究

文/陕西省地质资料信息中心 安楚

随着信息时代的到来，人们越来越多地习惯于从计算机网络获取信息资源。为减少人力，减免亲自到馆查阅花费的时间、精力，并为数字档案馆、智能档案馆的发展奠定坚实的基础，将以往的文书档案由纸质管理模式转化为数字化管理模式更能与新时代社会发展相适应，档案数字化建设工作意义重大。

一、地勘单位文书档案数字化的背景及意义

2008年按照“政事分开、事企分开”的基本原则，全国地勘单位进行了大刀阔斧的改革。将近十年的改革实践，随着地质调查工作的不断加强，调查领域的不断拓展，新老地勘单位所形成的文书档案也呈不断增长的态势。改革的日渐深入使档案管理工作面临的要求和挑战也逐渐增多。习近平总书记在十九届中央政治局第二次集体学习会上强调，要推动实施国家大数据战略、推进数据资源整合和开放共享、建设数字中国。应新形势下国家对档案工作“存量数字化、增量电子化”的要求，实现档案的数字化管理是新时期地勘单位管理工作中亟须解决的问题。

另一方面，文书档案数字化建设工作是对本单位档案家底的一次彻底清理，可促使地勘单位的档案管理从手工管理逐步转向信息化、数字化管理，既能保护档案实体，又将方便日后的馆藏资源开发利用，有利于全面提升档案工作的业务水平。因此，文书档案数字化势不可挡，成为地勘单位的必然选择。

二、地勘单位文书档案数字化的重点内容

（一）地勘单位文书档案数字化工作方式。地勘单位以地质调查工作为主，在一定程度上存在“重业务、轻管理”的现象。文书档案工作是办公室的一项辅助性工作，档案人员通常要兼职印章管理、公文流转等日常事务，专门从事文书档案工作的人员明显短缺。随着文书档案数量的日益增多，文书档案部门若是亲力亲为地完成馆藏的数字化工作，不仅效率较低，且力不从心。因此，将档案数字化业务外包，外聘有一定经验和能力的专业公司来承担档案数字化建设工作，让自身力量与社会力量相结合，既省时省力，又能够保证档案数字化的质量与成效。加之，档案数字化是一项长期、复杂的工作，需要耗费大量的人力、物力、财力，有计划有步骤地进行,想要长期做好这项工作，最佳的方案即是与档案数字化外包公司合作。

（二）地勘单位文书档案数字化对象、范围。数字化的对象主要包括两个方面：一是对馆藏纸质档案进行数字化，即将原有传统纸质载体的档案通过扫描、图像加工和处理，完成数字化转换。二是对单位正在形成的电子文件进行及时归档与保存，做到电子档案的齐全完整。一般来说，数字化范围包括永久和长期保存的文书档案。对于单位历史悠久、馆藏资源十分丰富、信息化工作刚起步的地勘单位，需要统筹规划，做好长远打算。为节约经费，首先要对馆藏进行摸底并鉴定。要了解馆藏的具体情况，优先数字化最具保存价值、利用率最高、社会大众最需要的档案，把钱用到“刀刃”上。如选择只对永久保存的档案进行数字化，保管期限为30年、10年的档案可舍弃。而对于新成立、经费相对宽裕的地勘单位来说，由于单位成立时间较短，档案数量不多，建议从起步阶段便坚持高起点、高标准、严要求的基本原则，一步到位，将所有馆藏档案进行数字化。另外，除档案的正本外，定稿、草稿均属于一份完整文书档案的一部分，具有历史性和参考价值，所以建议全件数字化扫描。

（三）数据库建设。1.著录标引。著录是数据库建设工作的核心环节，直接关系到档案目录信息的数字化质量。要严格按照《档案著录规则》（DA／T22-2000），对要求的每一项数据进行录入。在著录过程中，一方面，补充、完善目录信息，建立目录数据库，对题名、责任者等项目不完整、不准确的档案重新补充录入信息，提高检索率；另一方面，对所有电子档案的元数据进行录入，方便后期保管和利用。2.扫描。扫描是数据库建设工作的关键环节，直接关系到档案全文信息的数字化，从而影响到对档案信息的全面管理与开发。首先，对每件文书档案进行拆件扫描，要做到不漏页、错页。其次，对分辨率严格要求，一般不能低于300dpi。最后，将扫描好的图片进行图像处理及OCR(光学字符技术)文字识别，形成双层PDF，保存后及挂接至档案管理软件。文字识别部分需要工作人员逐字逐句校对，虽耗时耗力，但意义重大，可为后期建成全文数据库、实现馆藏全文检索奠定基础。

（四）局域网建设。档案数字化建设的最后一步，即是实现档案网络共享。通过建立高效的档案管理系统，逐步实现文书档案网络分权限查阅，提高档案管理效率。进一步，与相关政府部门、企事业单位合作，达到资源共享。

三、文书档案数字化建设存在的问题与解决策略

（一）领导重视问题。地勘单位每年承担并开展多个地质项目，因此积累了大量的地质科技档案，它们是地质调查业务的核心体现，倍受领导的重视。而文书档案难免显得分量较轻。要解决这个问题，需要档案人员提出文书档案的发展规划，如建立信息共享平台方便内部人员检索利用，如编研年鉴、专题参考资料等档案开发利用成果等，让领导充分了解文书档案的价值所在，从而重视文书档案数字化工作，对档案数字化工作给予全力支持辅助，建立与新时代发展相适应的管理方法。

（二）安全保密问题。档案的安全保密是工作之本。做好安全保密工作是档案工作的底线，也是重中之重，把握好档案“管”“用”之间的关系一直是档案工作的难点之一。主要存在以下几点问题：一是档案数字化工作流程繁杂，参与人员较多，容易导致失、泄密事件发生。必须要建立健全信息安全管理制度，尤其要加强对数字化工作相关人员的安全管理和教育。要慎重选择外包公司，认真审查外包公司的企业性质、规模、股东构成、注册资金、安全保密等相关资质，与之签订正式合同，与每一名参与数字化建设工作人员签订保密协议。二是档案数字化过程中，需要拆件（卷）—扫描—再装订，这一流程容易造成档案丢失，在一定程度上损坏原件。因此必须做好档案原件的保管、保护工作，出入库严格登记、清点。三是不宜公开或者涉密的档案经数字化后，在计算机、网络环境下容易受到计算机病毒、非法入侵等攻击，存在失密、泄密的风险。因此，必须采取一定的防范措施：涉密档案专人扫描，做好标注，后期单独保管；不定期进行人员安全保密培训；对计算机实行物理隔离，封存优盘口，更换保密硬盘，升级防火墙等；档案室安装监控摄像；为防止系统瘫痪，要做好备份工作，尽可能采用在、离线多套备份，硬盘、光盘等多种载体备份，异地异质备份。

（三）质量控制问题。档案数字化工作环环相扣，每一个环节的工作质量都将对整个数字化工作的成果质量产生必然影响。要加强基础工作和全程控制，保证档案数字化质量。如：前期数据录入准确、扫描文件的质量符合标准、光盘刻录的内容完整以及后期数字化成果能够实现独立浏览和检索等等。只有对档案数字化工作的每一环节和流程实施有效控制，才能确保档案数字化工作的质量。具体可采取以下几点保障措施：1.制定标准。结合实际，参照《纸质档案数字化技术规范》（DA／T31-2005）制定适合本单位的文书档案数字化技术方案。提出的方案在符合国情、符合现代管理理念的同时，尽可能对本单位系统内各单位的相关工作具有较大的参考价值。2.制度保障。应加强宏观管理，结合实际建立健全各项规章制度，如文档管理制度、人员安全管理制度等，不断推进档案数字化建设趋于完善。可将档案管理工作纳入地勘单位目标责任考核或绩效考核中去，调动档案人员工作的积极性。在数字化过程中，档案部门要实行三级检查制度，对每一环节质量进行严格把关。一是档案数字化作业人员自查，尤其是自查有无错扫、漏扫、质量不佳的情况，做到100%合格。二是档案管理人员逐件审查，保证80%以上的合格率。三是档案主管人员抽查，对完成的数字化成果随机检验，确保质量合格。3.设备保障。加大软硬件投入，保证档案数字化工作能够正常运行。如配备工作所需的计算机、专业档案管理软件、扫描仪等。硬件设备的投入和维护，以及软件的研发和升级是数字化工作能够顺利高效运转的重要保障。4.人员保障。人才是档案数字化工作顺利进行并取得有效利用成果的软实力。而今，档案工作需要的不仅是专业的档案管理人才，更需要精通网络、数据库建设、软硬件开发等计算机技术的人才。对于大多数企事业单位来说，这样的复合型人才极其缺乏。因此，单位一方面必须进行人才吸纳、人才引进，招聘、调用适合的专业技术人员，另一方面应加强对本单位的人才培养，留住自有人才，为其做好职业规划，加大培训力度，鼓励多渠道进修学习，通过外派培训或内部举办培训班，邀请相关专家手把手教授知识等，更新专业人员的知识结构。

四、文书档案数字化建设成果的优势与利用前景

利用是一切档案工作的根本目的。地勘单位的文书档案记录了本单位的历史沿革，是单位的记忆，是宝贵的信息资源，文书档案数字化工作对日后档案的整理、鉴定、编目、统计、查阅、编研、开发利用等各项工作具有重要意义，能促进档案信息及时、准确地为社会各界提供利用，早日实现信息资源的利用与共享。数字化档案的优势与利用前景主要表现在以下几个方面：

（一）提高查询利用率。传统的纸质档案信息经过数字化处理后，扩大了档案的利用时空，实现了档案资源的网络化共享。提高检索速度的同时，能更及时、准确地为用户提供检索服务；目录数据库的建立与完整化使档案不局限于通过档号、题名等重点信息进行精确查询，而是趋向于淡化档号的模糊查询，查全率得到提升；OCR全文识别后的数字化档案为实现全文检索奠定基础，更加方便一般用户利用。最终形成文件级、专题级、全文级多层次的档案检索体系。

（二）方便操作，易于保管。跟随信息时代步伐，将纸介质档案信息进行电子化处理，通过并依赖计算机、网络、软件系统存储传递档案信息，可实现信息存储、管理、共享等功能，还可以节省保管设备和人员等经费开支，方便统计和进行远程查询。能够大大减少对档案原件（特别是珍贵档案）因频繁查阅使用而造成的损伤，将档案人员从大量的纸质档案和手工操作中解放出来。能够节省存储空间，有效缓解档案库房压力，并使档案信息更易于保管、备份。在长期节省大量的人力、物力的同时，工作效率可提升数十倍。

（三）有利于深层次、多角度开发档案内容。档案的数字化加工可加强档案信息资源的开发与利用，档案部门可采取编制全宗指南、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集，以及举办陈列展览、拍摄专题片、公众号等媒体信息推送等多种形式，积极主动地进行档案的研究开发工作，为档案馆开展特色服务创造条件。有关人员可实现远程调用数字化档案，不需档案人员手工检索目录后再到库房去一件一件查阅档案原件，也不用在归还入库、统计时逐件、逐页地对档案进行清点。档案提供利用方式发生了根本变革，将极大方便档案信息的提取。还可以积极采用数据挖掘、文本挖掘等新技术，扩展档案开发的力度和深度，使档案真正发挥作用，变成“活”的信息资源。

（四）提升档案标准化、规范化水平。数字化建设中会形成一套具有通用性、先进性、实用性等特点的本单位内部的文书档案数字化技术标准和操作标准，在符合国家信息化建设有关技术要求的同时，使后期进馆档案按标准完成数字化成果移交，电子文件按照标准直接归档。能够有效避免片面追求原文数字化而忽视档案目录库共享的问题，使移交进馆的档案数据实现内部通用性和易迁移性，从而提升地勘单位档案标准化、规范化水平，保持可持续性发展。

（五）有利于资源共享，提高效益。对内进行局域网应用，实现远程利用，资源共享，对外与省政府相关部门互联互通，提供信息资源服务与支撑。可通过大数据、云计算等先进技术，对档案信息进行全面、跨全宗、跨馆际的整合，进行自动检索。可以说，文书档案数字化工作为地勘单位将来建设信息共享服务平台、数字档案室（馆）、智慧档案室（馆）奠定了良好基础，使档案以最新的利用手段在最大的范围发挥出最大的效益。

五、结束语

虽然地勘单位在文书档案数字化建设过程中，仍存在安全保密、外包单位合作模式、“双套制”管理等相关难题，但档案数字化是适应当今社会发展的必然趋势。党的十九大报告指出：“要善于运用互联网技术和信息化手段开展工作”。2018年初召开的全国档案局长馆长会议将数字档案室建设列为一项重要任务，档案数字化工作进入了难得的机遇期。因此，地勘单位要以此为契机，加强领导，整合馆藏资源，建立完善的信息数据库，强化软硬件配备，培养发展专业技术人才，积极推进档案信息化，加快档案数字化建设工作，进而推进数字档案室建设步伐，推动档案工作全面、健康、均衡发展。