如何提高档案管理与编研利用效率

2018-11-24曲阜市档案局王成舜

办公室业务 2018年14期

文/曲阜市档案局王成舜

在我国，档案既是一种重要的无形资产，也是促进社会发展与进步的重要资源，因此，应该对档案管理与档案编研利用工作给予足够重视。但是，在目前的档案管理与编研利用环境下，受传统档案管理观念的影响，档案管理与编研工作还存在较多问题，如对档案的管理效率不高、编研能力有限等。针对这些不足之处，优化我国档案管理与编研利用模式具有十分积极的现实意义。

一、当前档案管理与编研利用工作中存在的瓶颈

（一）对于档案工作重视程度不够。一直以来，档案管理工作没有得到应有的重视。许多档案管理人员认为档案管理与编研利用工作可有可无，并不是的核心工作，在工作中出现十分散漫的状态，不认真对待档案工作的现象也是屡见不鲜。另外，有些档案管理部门的领导也存在不重视档案编研工作的现象，甚至没有配备专门从事档案编研工作的人员，而仅仅由一些档案管理工作人员兼职，这些人在编研工作中缺乏专业知识，无法进行有效档案收集与编研工作。由此可见，对于档案管理工作不重视，成为影响档案管理水平的重要因素。

（二）档案管理与编研利用的信息化程度不高。信息技术的快速发展给许多行业领域带来了全新的发展契机，档案管理与编研利用工作也是如此，目前，档案信息化已经成为发展的必然趋势，也是档案管理与编研利用工作急需解决的重要问题。但是从当前的档案管理工作来看，并不是所有档案管理工作都应用了信息化，许多还一直沿用传统的档案管理与编研方式，管理效率较低，并且耗费了大量的人工成本和时间成本，而且在档案管理提档升级的过程中，无法适应时代发展的趋势，造成了档案管理水平一直处于相对滞后的状态，影响了的整体工作效率。

（三）缺乏健全完善的档案管理与编研利用制度。制约档案管理质量提升还有一个主要问题，那就是缺乏健全的档案管理与编研利用制度。在档案管理工作中，由于管理观念传统，并且对于档案工作的重视程度不够，因此并没有制定完善的档案管理工作制度，形成一套科学标准的档案管理工作流程，导致在档案管理的实际工作一直处于较为随意的状态。有些即使制定了相关管理制度，但是其中绝大部分照搬其它现成条文，没有结合自身的实际特点，缺乏针对性和可操作性，没有实际指导意义。

二、档案管理与编研利用模式的构建和优化策略

从以上分析可以看出，目前我国档案管理与编研利用过程中还存在较多问题，要想促进档案管理工作更好发展，必须对档案工作给予足够重视，并且积极采取有效措施，解决档案工作中存在的突出问题。具体的讲，可以采取以下几方面措施优化档案管理模式：

（一）健全和完善档案管理与编研利用模式。在档案管理过程中，缺乏完善的管理与编研利用模式，档案工作机制不健全，是制约档案管理质量提升的主要问题。因此，应该积极构建完善的档案管理工作机制。对于没有构建档案工作机制的部门，应该及时认识到档案管理工作的重要性，并积极建立完善的档案管理工作机制，规范档案管理流程。同时，应该对档案管理模式进行优化，合理配置档案管理与编研的人才配置，确保每一项工作都能责任到人，并不断完善档案工作审核程序，提升管理效率，从而改掉传统管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升档案管理工作的整体质量。

（二）提升档案管理的信息化程度。信息化已经成为档案管理领域的重要发展趋势，因此，应该对现有的档案管理与编研利用体系进行优化升级，提升档案管理与编研的信息化管理水平。由于一些单位对于档案管理工作不够重视，因此相关的工作设备也十分陈旧，根本无法适应新时代档案工作的需要。针对这个问题，应该专门拨付一部分资金，对档案管理设备进行更新换代，引进先进的档案管理设备和管理技术，将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到信息化水平，从而有效提升档案管理质量，在此过程中，能节省大量的人力和时间成本，有利于整体工作效率的提高。

（三）提高档案管理人员的专业水平。在档案管理实践中，制约档案管理工作质量提升的另外一个主要原因是管理人员的专业素质不高，因此，提高档案管理人员的专业素质，也是构建和优化档案管理模式的重要环节。首先，应该安排一定数量的人员专门从事档案管理工作，并且这些从业人员应该具备一定的档案管理知识，这样才能在管理与编研利用工作中实现不断优化。其次，有条件的单位也可以聘请有关领域的专家学者，对档案管理人员开展培训，从而提升档案管理人员的专业素质，也可以加大投入力度，从外部引进一些优秀的档案管理人才，优化人才结构，提高档案管理人员的整体水平，为档案管理与编研利用模式的构建和优化奠定坚实基础。