新形态下如何做好事业单位文书档案管理工作研究

2018-11-24山东省国土测绘院李青

办公室业务 2018年14期

文/山东省国土测绘院李青

随着社会的不断发展，我国的人均收入在不断稳步提升，在这样的大环境之下，我国国民对于生活质量的要求也愈加严格，国家的各个事业单位为了满足国民对于生活质量提高的要求，给国民带来更加舒适的生活和服务，也在开始积极寻求工作上的转变，在这个过程中，文书档案管理工作作为事业单位的基础工作，能够促使事业单位的质量更加高效，人员配置更加合理，从而为国民提供更好的社会效益，在作出相关举措的过程中也可以更加迅速，从而适应不断变化的社会。

一、当前文书档案管理工作当中没有解决的问题

（一）重视程度不够。当前大多数事业单位在文书档案管理工作中没有给予过多的重视，因为在文书档案管理工作中，即使成绩斐然，也很难通过形式来表现出来，领导也就无法通过文书档案管理工作的提升来获得更多的成绩，所以没有对其基于过多的关注，文书档案管理工作人员的工作内容，也就仅仅停留于保证档案不丢失，在需要的时候能够迅速找出档案就可以。这种现象间接导致其它的工作部门在配合文书档案管理工作阶段也只是停留在表面工作，甚至有些工作部门为了更加快速地找到自己部门所需要的档案直接留存在部门内，文书档案管理工作连最基本的档案都无法全面收集。

（二）文书档案管理工作本身存在的问题。当前文书档案管理工作当中，由于工作人员的不重视，其它部门的不配合等多种原因，导致现在的文书档案管理工作本身存在较多的问题，在归档的时候号码排列没有顺序，各个卷宗的标题也没有按照规定格式，而且很多卷宗会缺少某一卷的目录或者内容，这些都严重影响到文书档案管理工作的质量。

（三）文书档案管理工作人员的自身素质存在问题。当前的多数文书档案管理部门，虽然工作人员都是稳定的档案工作人员，并非临时抽调，但是文书档案管理工作人员在选拔的过程中，要求还处于曾经的阶段，没有完全结合新形态下的具体要求选拔文书档案管理工作人员，导致工作质量上仍然呈现传统形式，没有高效科学的现代化手段，在利用各种信息化智能手段过程中，也存在诸多的问题。

二、新形态下如何提高文书档案管理工作的质量

（一）提升文书档案管理工作人员的素质。当前首先要做的就是提升文书档案管理工作人员的自身素质，在选拔文书档案管理工作人员阶段提出更高的要求，并且积极开展各种培训，提升当前文书档案管理工作人员的专业水平，掌握现代化信息技术，更加熟练地使用并应用到文书档案管理工作当中，更新档案管理工作人员的工作理念，适合新形态下的社会发展需求，提升知识面，让文书档案管理工作跟上时代的脚步。

（二）完善文书档案管理工作的制度。在当前的文书档案管理工作当中，工作人员没有具体的制度约束，在工作过程中显得敷衍散漫，所以应该及时了解文书档案管理工作的实际情况，并且结合了解到的实际情况，将文书档案管理工作的工作制度进一步完善。

（三）接受信息化渗透，开展现代化文书档案管理工作。随着现代化信息技术的不断发展，各行各业都开始逐渐接受信息化技术的渗透，文书档案工作自然也不应该例外，通过信息化的渗透，能够让文书档案管理工作更加现代化，从而提升工作质量，让归档、分类等工作更加迅速，在这个过程中，文书档案管理工作人员应该积极接受纸质档案的数字化，提升自身的现代化水平，从而更加有效地开展工作，并且数字档案的格式应该一致，保证数据的准确性和规范性，让人一目了然，并且在信息化技术的保障下，使保存的时间更长，使用计算机来代替人工工作，让档案资料能够通过计算机迅速录入系统，并整体分类，实现文书档案管理工作的自动化。

（四）规范文书档案管理。文书档案管理工作，应该规范自身的工作标准，让公文在归档阶段，能够按照顺序开展工作，保证卷宗各项工作的规范性，尤其是在文书档案管理工作不断现代化的过程中，更要进一步保证公文的种类和格式等基础部分，而且当前大多数文件在开展档案管理工作的过程中，需要文件在完成之前开展。所以在开展文书档案管理工作的过程中一定要环环相扣，让管理工作更加可靠。