加强实物档案管理工作的研究与探索

2018-11-24水利部四川省水利水电勘测设计研究院张维平

办公室业务 2018年14期

文/水利部四川省水利水电勘测设计研究院张维平

实物对象型科技档案是以一定的实物研究成果为对象的科技和生产活动，如科技成果的模型、设备的生产制造活动和基建工程的施工活动，过去对于科技档案文件的管理主要是采用原始的编号管理办法，手工录入工作量大，不利于对实物档案的查询和管理，如今对于实物对象型的科技档案整理管理方法主要是对象分类法，通过二维码技术查询节约了档案管理等方面人力与时间的耗费。

一、实物档案概念及分类

（一）概念。实物档案这一概念是90年代初期档案管理人员提出的概念，即具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案，是以物质实体为载体反映本单位的职能活动和经营全貌的具有保存意义的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要部分，能够真实记载各类实践活动，并反映事项细节。

（二）分类。实物档案的归档范围主要包括以下几类：1.单位或者单位内的工作者在各种活动中获得的物质奖励；2.在和工作相关的活动中获得的被赠与的物品；3.领导和著名人士的题词等；4.单位曾经使用过的各种印章，进行过的各种经营活动或者科研项目取得的成果模型等；5.其它有保存价值的实物。

二、加强实物档案收藏和管理的意义及问题

（一）现实意义。一是完善档案结构和内容的需要，因为丰富档案的管理内容在档案管理部门一直是热点问题，优化和丰富馆藏资源重要的还是要从内容上着手，比如科技、政治、文化等，要为实物档案管理留有一席之地。档案管理的实质必须大于形式，只要是具有保存和收藏价值的资料，无论是纸质档案还是光盘、磁盘、模型等实物资料都要予以收集归档，不能根据个人喜好选择收集的档案。二是档案部门创新服务机制的需求，基于对档案管理创新的要求，档案管理部门加强了实物档案所占管理比重，增强了档案的整体生命力，是目前档案收集实物的重要推动力。

（二）现存问题。目前对于实物档案的管理工作流程依然是以对纸质档案的管理工作流程为主，采用编号化管理，这种管理方式受到了实物档案形态各异的影响，根据编号另外调取对应的纸质材料的管理方式比较落后，不符合当今时代高效便捷的工作特点，对于如何提高实物档案管理工作中的信息化水平目前仍在探索阶段。对于实物档案的收藏和管理、使用，基本是按照实物的具体尺寸、内容和价值进行管理，但是管理过于形式化，具体的管理要求不够高，管理制度不完善，主要表现在实物档案收集、整理移交和保管管理等方面过于随意，没有明确档案的收集范围和储存标准，重要档案简单化管理，次要档案过于保密，导致实物档案管理工作本末倒置，各种档案混合摆放、管理效率较低。

三、加强实物档案管理的有效对策

（一）积极宣传，提高实物档案管理意识。和一般的纸质档案文件相比，实物档案所记载的内容具有特殊价值，是科技成果研发的有力证明。在对浩瀚的文本档案管理的同时，各级单位应该重视对于实物档案的管理意义，加强对实物档案的储存和管理意义的主要宣传工作，开展有关利用实物档案进行的专题展览活动，加强对于实物档案的保护知识的传授和宣传，让档案管理者充分了解实物档案存在的意义和历史价值。实物档案能够用来反映一个国家、城市和一个行业、单位的历史发展过程，实物档案身上铭刻着其所在单位的发展印记，通过实物档案就能寻找到本单位发展的轨迹。

（二）实物科技档案的条码化管理。使用二维码来识别设备和有关技术，通过在档案上黏贴具有唯一标识的条形码，扫阅后能够获得各类科技档案的有关信息，通过自动化管理避免人工填写导致的错误，自动完成档案归档上架和信息查询，提高工作效率。引入二维条码的纠错机制，能够在条码因穿孔和污损引起局部受损时依然不影响读取。对于重要的档案可以引入加密机制，比如使用一定的加密算法对图像信息进行加密处理，在识别二维码的时候用一些加密算法才能对其查阅。大多数二维条码都有字节表示的形式，能够将文字和图像转换成字节流并通过二维码来表示。

（三）实物科技档案的可视化管理。科技实物档案管理单位要在档案条码化管理的基础上通过数字化手段并应用数据库技术，通过磁盘阵列、光盘库、服务器和因特网等硬件和软件系统相结合的方式，建立数字化管理系统，对实物档案建立三位一体的网络存储管理体系和服务体系，方便在计算机等设备上显示出实物科技档案的有关信息和存放位子，进而实现对科技实物档案的可视化监督管理，另外还可以借助3D打印技术实现实物档案的管理与传阅，减少档案在使用过程中的折损，提高档案寿命期。比如建立实物档案的手机图形信息数据库，现如今人人都有手机，通过手机自带的二维码识别功能，通过“扫一扫”就能够看到实物档案承载的具体信息，进而了解其发展历史。