探讨档案管理

文/国家食品安全风险评估中心 付文丽

一、档案及档案管理的定义

档案是指机关、组织和个人在社会实践中直接形成的，具有保存和利用价值的文字、图标、声像及其他各种方式和载体的历史记录。

档案管理也叫档案工作。是指档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。具体来讲，是指档案的收集、整理、编目、编研、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

二、档案管理的价值和意义

事业单位是否具有业绩或者是否具有一定的管理水准的重要体现是档案管理工作是否科学规范。一个事业单位在发展过程中会有很多优秀的成果，而这些成果都会被记录到档案中，而要想了解单位的历史经营业绩就必须通过档案来查询，所以单位的科学发展离不开档案的管理工作。只有将档案管理和经营管理相结合，这样就把单位的资源配置制定了，从而就体现出单位在未来的发展情况，这对单位的经营和管理都具有非常重要的意义。

事业单位的档案是在长期社会实践活动中形成的，是对过去工作的真实记录和单位历史发展情况的客观反映，对单位的经营管理和领导决策具有重要的辅助作用。单位工作人员可以通过分析档案资料，对过去的工作进行总结，吸取前人的经验教训，并根据现阶段事业单位的发展现状制定科学合理的发展规划和管理决策。可以为相关部门和人员提供信息资料的查找等服务，一旦事业单位涉及到司法诉讼等情况，档案查询功能就能够很好地发挥作用，从而确保事业单位的合法权益不受侵害，实现持续发展。

其实，企业和高校等也不例外。档案是一部史记，真实地记载了企业、高校等过去很多优秀的产品、作品、设计图纸、研究成果及企业、高校等建立、发展、变迁过程，不但记载了成功的经验，同时，也记录了失败的教训。

因此，无论是事业单位，还是企业、高校等，他们的健康、顺利发展都离不开档案来保驾护航，这也是档案及档案管理的重要意义和价值所在。

三、档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不健全、不完善。在档案管理工作中，没有相关制度的制约，或者因为管理制度不健全、不完善，因而导致档案管理无章可循，其结果是直接导致档案管理工作混乱。具体表现为对于档案的收集整理，常常会因为不及时或者不仔细而导致档案的不全或者遗失，档案的借阅也没有通过正规的借阅手续，档案管理的安全措施不够完善，致使档案的安全受到严重威胁，有时甚至会出现篡改档案的现象，直接破坏了档案的真实性，致使档案的价值和意义荡然无存。这一切的结果是档案管理出现混乱，究其根源，根本原因在于缺乏合理、健全、完善的档案管理制度。

（二）档案管理员的知识和能力问题。档案管理是一项集管理知识和档案知识及技术性于一体的复杂工程。鉴于档案的重要性和档案管理的严肃性，对于管理人员的素质和能力要求也较高。档案管理人员的素质和水平的高低直接影响着档案管理的水准和档案质量的高低，即影响着档案管理的规范化和标准化。档案管理人员知识水平和素质水平的高低决定着档案质量的好坏。档案管理员管理能力低下、相关知识匮乏是不利于档案管理工作的。

（三）领导、全体工作人员及档案管理员的档案意识问题。领导起着核心的指导作用。如果领导档案意识不强，对档案工作不重视，那将是档案工作的大不幸。档案涉及到每一位员工，档案又来源于每一位员工的工作过程，所以，如果全体工作人员档案意识淡薄，档案管理工作将无从开展。如果档案管理员的档案意识薄弱，就难以想象这样的档案管理员会管理出什么水平的档案。档案是历史的记录、经验的积淀，档案不但要管理好，更重要的是要开发好、利用好，只有这样才能充分体现档案的价值。当然一个不负责任的管理员，连日常的管理都做不好，更不能期待开发利用档案。

（四）对档案工作的支持。没有必要的软、硬件的支持，档案工作无法开展。必要的场所、足够的人员、充裕的资金支持是开展并做好档案管理工作的前提和必要条件。支持必须的硬件，如计算机、扫描仪、装订机等等和必要的人员编制是档案管理的基本保证，两者缺一不可。前者是管理工作必须的工具，而后者则是通过使用工具完成工作的人，现在普遍存在的问题是领导不够重视、人员与经费不足，这些问题会直接影响档案管理的开展及规范化标准化进程，更不利于档案信息的开发利用。

四、档案管理的具体措施

（一）领导的档案意识是有效推进档案管理规范化的重中之重，是首要的、也是必须的条件。1.主管和分管档案工作的领导积极参与上级部门组织召开的档案方面的各种会议，如宣传会、培训会、现场会、经验交流会，以便了解和认识档案工作，提高档案意识。2.督促和领导相关部门制定档案管理工作制度，确立目标，明确责任。3.督促和领导相关部门制定档案管理工作的奖惩制度。4.督促和领导本单位收文、行文机构按时保质保量地做好向档案室的归档工作，赋予并支持档案管理工作人员指导归档管理的权利，以保证档案质量及档案管理工作的顺利进行。

（二）合理和完善的档案管理制度是有效推进档案管理规范化的保证。在领导的正确指导下，相关部门本着负责任的态度，首先要及时完善各项档案管理工作制度，在档案的收集、保管、利用、人员岗位职责、经费保障等具体工作中做到有章可循，有制度可依。1.纳入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度、部门和个人考核制度及奖惩制定。在单位领导分工的职责中要明确档案管理工作、在目标管理考核实施细则、任务分解表、目标管理考核结果中体现档案管理工作、在综合计划的制定中，要充分考虑档案软硬件的需求，保证档案管理的设备齐全、经费预算充足；在部门的考核制度中，在个人的岗位责任制及年终考核中，要体现出档案管理工作。部门领导应当把档案管理工作作为衡量部门工作的一面镜子，列入评选优秀个人、年终考核工作中，与部门、个人考核直接挂钩。对档案管理工作抓得好的部门、个人进行表彰和奖励，对档案管理工作不关心、不负责，致使本该归档的重要文件材料漏归档、不归档，甚至使档案材料造成损失的单位或个人不能参与当年的评奖，不能获得奖项的荣誉、奖励或职务的晋升，并视情节的轻重给予相应的惩罚。2.建立制度。建立健全档案管理工作的各项相关规章制度，如档案管理办法、档案分类方案、文书档案归档范围和保管期限、科研项目档案管理办法、声像档案管理办法、仪器设备档案管理办法、业务档案管理办法、会计档案管理办法、基建项目档案管理办法、电子档案管理办法、档案工作突发事件应急处置管理办法、档案工作保密制度、档案工作人员责任、档案查阅利用规定、档案库房管理及防火制度等等相关涉及到的档案管理制度。做到开展的各项工作都可以有章可循、有制度可依、有标准可查，使得档案管理工作的规范化、标准化、科学化、现代化落到实处。3.制度的监督执行。为了使各项规章制度能够落地，单位上到领导下到员工能够切实执行，宣传教育工作必不可少。这就要求领导要实实在在地支持档案管理工作，要率先对各项规章制度学习好、领会好、贯彻好、执行好、支持好。上级管理部门要组织大家学习好档案法和各项规章制度，使得大家亲近档案、了解档案、树立档案意识、了解档案管理的各项规章制度、理解并支持档案管理工作，每一个人责无旁贷，加强沟通，及时发现问题、解决问题。4.档案形成的各个环节的管理。档案的行程过程比较复杂，来源也比较广，来自不同单位、个人，为了保证重要档案能够归档，保证密级档案的安全，必须管理好档案形成的各个环节。

（三）有效推进档案管理工作的规范化、标准化、科学化、现代化，必须要加强档案工作人员的管理。档案管理工作离不开档案工作人员的管理。只有掌握了现代化的科学技术和先进的科学管理方法，方能实现档案管理的科学化、现代化；档案工作人员只有不断学习、不断进步、不断提高素质，方能胜任档案管理工作，使得档案管理工作规范化、标准化。档案管理员首先要有热爱档案事业，甘于寂寞、踏实肯干、勇于奉献的精神和高尚的道德情操。档案是人们社会实践活动的真实记录，是不能涂改的历史记忆。在任何情况下，档案工作人员必须忠于职守维护党和国家真实的历史记录，历史不得篡改；必须始终保持较高的觉悟和清醒的头脑，忠实、坚定、无条件地保守国家机密。

档案管理员要积极向上，争取参加继续教育，不断学习和充实自己，更新知识结构，努力提高业务知识和水平。档案管理员只有掌握好专业知识，开拓视野，提高各方面的素质，才能高标准、高质量地做好档案管理工作。

档案管理员要严格履行《档案法》赋予的义务与权力。理直气壮地对档案的收集、整理、归档工作进行指导、监督、检查，有针对性地加强单位内部科室文件材料的收集和积累工作，从而保证归档文件材料齐全、完整、有效，严格把关，对不符合规范和标准的不予归档入库。还要积极、主动地参与单位的行政、经营管理活动，参与工程竣工、设备开箱验收、产品创优活动，参与科研课题结题及成果评奖等活动，从各个方面保证归档工作的顺利进行。

总之，实现档案管理工作的规范化、标准化、现代化、科学化，具有较强档案意识的领导、全体员工的支持、充裕的经费、热爱档案事业的管理人员以及完善的管理制度，缺一不可。