信息时代事业单位档案管理建设策略

文/山东省菏泽市经济开发区卫生和计划生育局 姚秀花

信息技术的大范围覆盖推动了社会经济进步与企业工作效率的提高。现阶段，将信息技术融入事业单位档案管理有利无弊，单位还应主动融入信息技术中，制定可行性方案进而推动信息化档案管理的发展。本文就信息时代环境下，事业单位档案管理检测策略提出可行性方案。

一、信息时代事业单位档案管理概述

（一）档案管理信息化。基于信息化时代下，事业单位档案管理需要各部门的配合、协调，融入信息技术从而实现计算机输送、数据传输，对信息资源展开数字化处理，档案管理达到网络化。只有这样，才能确保档案信息资源的科学配置与信息分享。

（二）档案管理信息化的重要作用。伴随着社会经济的进步与发展，传统人工档案管理已经难以满足事业单位档案管理要求，档案管理信息化将实现信息资源共享，确保档案储存完整性，延长储存时间；部分档案信息数据与原件可以通过信息技术修复，计算机技术备份有效避免了原有数据资源的丢失。另一方面，电子档案搜集也比传统人工资料搜集更加快速，档案查找更加便利。现阶段，事业单位在设备与技术方面基本实现了信息化，只要有档案信息化管理体制保证即可。

二、信息化时代事业单位档案管理方案措施

（一）优化档案管理体制。事业单位想要确保档案管理信息化，其前提条件是优化档案管理体制。基于事业单位主体来说，档案管理有着完善的法律制度，档案管理应立足于具体状况制定完善的制度推动档案管理趋向规范化、标准化，将档案管理融入社会经济建设中，进而推动工作效率的提高。此外，也可以把该项内容与单位绩效审核结合，管理人员注重信息技术的融入，给予高度重视，为档案管理体制优化创造条件。同时，也保证档案管理发挥作用价值，进而促进事业单位档案工作信息化。基于管理人员而言，通过档案管理制度有助于自身行为的约束，调动工作热情与责任感，做好各环节控制；例如：档案资料搜集、整合、使用、查找等。优化档案管理体制也可以推动档案工作规范化，协调各单位制度，比如：制度方案编制过程中根据单位绩效审核，把档案信息化与单位激励制度、职称评定结合，挖掘管理人才，激发管理人员创新意识、积极性，提高档案管理效率。

（二）创新信息化管理理念。事业单位创新管理理念集中体现于提高信息化水平，管理人员要勇于打破传统滞后的管理形式，立足于具体状况协调档案科学化问题，重点把理念创新应用到实际管理中，提高服务认知，主动服务，融入到单位、社会调研中，掌握人们对信息的需求，确保档案内容完善，凸显档案资源价值。另一方面，事业单位档案管理人员也要提升信息安全认识，协调好档案开放与保密关系。另一方面，创新理念适时对档案管理创新，突破传统一成不变的想法与管理方法，实现档案管理创新。

（三）做好与领导的交流。因为事业单位档案管理信息化涵盖内容较多，例如：设备选择，由网络系统研发融入计算机、扫描机、复印机、光盘等设备构件中，经济投入较高。该过程中要注重档案管理人员与领导的交流，准备有关档案信息化管理凭证、材料，例如机械设备档案、产品档案、科技档案等，领导应给予高度重视，意识到档案信息化管理的价值意义进而实现管理理念创新，扩大档案信息推广力度，确保决策合理并给予经济支持，促进档案信息化管理效率的提升。

（四）注重档案信息化设备引进。事业单位信息化管理包含储存、搜集、应用等多项环节，并且各环节之间相互牵制、不可缺一。因此，档案设备的引进应完整、充分，满足信息化需求，把各种类型、载体档案信息妥善储存，为后续档案资料查找提供便利条件。此外，推动档案信息走向数字化，促进档案信息数据库、多媒体数据库建立、引进多媒体设备实现电子档案管理模式，提高数字档案业务管理先进性以及网络公开，扩大服务范围。与此同时，挖掘有价值的档案资料，要有电子版材料以及纸质档案的储存，做好电子版材料备份，提升管理质量。

三、结语

综合分析，档案资料储存着单位重要信息以及职工个人信息，具有较大价值作用；同时关乎事业单位的未来发展。因此，进行档案信息化建设是有必要的，是提高档案管理质量、效率以及单位发展的主要途径与正确选择，事业单位应给予高度重视，制定可行性方案从而保证档案管理的有效性。