精细化管理在煤矿企业办公室工作中的应用对策

2018-11-24华亭煤业集团有限责任公司李康

办公室业务 2018年14期

文/华亭煤业集团有限责任公司李康

办公室既是煤矿企业经营过程中的运转轴心，也是煤矿企业的形象窗口，更是上级与下级之间的沟通与协调纽带。如今煤矿企业的办公室工作必须进一步优化才可以应对不断出现的新挑战，而精细化管理模式的应用促使煤矿企业办公室人员管理观念发生了创新转变，以精益求精的管理态度、全面细致的服务质量以及最小化的投入，获取最大的效果，使煤矿企业办公室突破了传统粗放型的管理模式，开展了新尝试，为全面提高办公室工作质量而不懈努力。

一、精细化管理的基本概述

所谓精细化管理，实际上是常规管理向更深层进行发展的管理思想，旨在最大化地减少企业的管理成本，同时尽可能充分地利用管理工作占用的资源。精细化管理是从发达国家引入我国的先进管理理念，在企业各行各业中都有着广泛的运用，既在社会分工上体现了精细化，也在服务质量方面体现出精细化的特点。可以说，精细化管理的出现是现代管理不断发展与进步的必然趋势，其在实际运用中，能够通过管理规则的系统化及全面细化，采用各种先进手段，包括标准化、信息化、数据化以及程序化等手段，让企业管理工作为各组织单元的精确性、高效性、协同性以及持续性的良好运行而提供保障。

二、办公室工作管理现状及精细化管理的必要性

（一）煤矿企业办公室工作管理现状。煤矿企业办公室是企业对外提供服务和对内部进行管理的重要机构，能够代表煤矿企业在生产运营过程中的整体形象，其职能主要体现在办文、办会、会议接待、内部上下级协调、对外服务等等。如今煤矿企业办公室的工作质量及服务水平都得到了良好的改善，只是依旧缺乏科学化管理的支撑，导致其在实际的办公室管理过程中存在着许多问题，比如煤矿企业办公室的参谋作用无法得到良好发挥，其制度建设力度不足，没法为办公室管理工作提供制度性支撑，而且事务性工作缺乏严格的标准化流程，导致煤矿企业办公室管理成为企业在经营生产与管理中的薄弱环节。

（二）精细化管理用于煤矿企业办公室工作中的必要性。虽然煤矿是国内的重要能源，且经济效益可观，但是当前煤矿市场却陷入了低迷期，而如何应对这一时期的发展问题，是煤矿企业办公室工作当前的重要课题。而要解决这一发展问题的关键点就是要创新管理理念，转变管理模式。结合煤矿企业办公室的琐碎性、突发性、服务性以及参谋性等特点，精细化管理在其管理工作中进行推广应用具有重要的价值。具体体现在以下几点：第一，可细致处理繁琐的办公室管理工作的各个细节，改变办公室工作被动性强的特点，遵循一定的规律精确解决突发性或者临时性的事务。第二，可提供高质量的服务，比如可通过全面细致的调查研究，为领导者提供准确有效的决策依据，充分发挥其参谋助手的作用。第三，为部门间的沟通和协调搭建了快捷便利的桥梁，充分发挥了优秀联络员的作用，还可以将与职工利益息息相关的服务性工作贯彻到底，提高职工的工作积极性和满意度。因此，煤矿企业应该采取科学管理方式为其经营运行提供保障。精细化管理属于整体性提高管理效益的管理模式，可突破传统管理模式，向精细化的统一管理模式进行转型，利于提高煤矿企业办公室的工作效率与质量。

三、精细化管理在办公室工作中的运用策略

（一）构建精细化的目标管理系统。煤矿企业要获得成功性的发展，就需要针对自身的未来发展方向进行清晰的规划，并明确与细化其管理目标。在此之后，将管理目标细化落实至各部门或员工身上，让各个员工都可以明确自身的责任与义务。精细化的目标管理系统应具有优良的监控与管理功能，督促员工遵循规范化的流程去完成自己的工作义务。同时，精细化的目标管理系统可针对企业季度、年度的监察与管理工作进行详细的记录、反馈及总结，便于企业内部各员工都可以清晰了解与掌握自身的工作情况，从而明辨工作思路，精准地往下一个目标进发。在这样的环境下，煤矿企业内部员工的执行能力得以提高，且办公室工作的运作水平显著提升，证明该系统具有极大的应用价值。

（二）制定专业化的岗位职责机制。企业缺乏组织与规律，就会直接影响工作效率。而煤矿企业要在市场低迷期提高自身的竞争力，就需要注重这一问题。对于煤矿企业办公室的工作而言，同样需要注重组织与规律的作用。因此，煤矿企业应该结合办公室的实际业务流程来制定专业的职责机制，对各项职责进行明确，制定精细化的权责内容，并制定相应科学合理的考核标准，对员工进行定期的考核。员工既要明确自身的职责，还需要明白职责考核的量化指标，这是精细化管理模式下的职责机制对办公室员工提出的要求，可增强员工的工作自觉性和积极性，并且可以正确指导员工履行自身的职责，以真正贯彻执行岗位职责机制，提高办公室工作的效率。另外，要全面践行精细化管理，则需健全办公室相关的制度，不仅包括岗位职责制，还需要针对公文处理、印章管理、会议管理、信访处理等相关制度进行完善。而且各项制度需要在实际的工作过程中不断予以改进与完善，才可以与时俱进地适应新的工作变化。

（三）办公室业务流程化和考核常态化。办公室的业务活动需要遵循一个规范化的流程，从而实现各环节业务的合理控制。而煤矿企业办公室业务的流程化，是实现其精细化管理的重要途径，需结合实际的业务特点，对各项工作予以科学合理的分解与归类，比如可以划分为发文办理流程、收文办理流程、会议管理流程、接待安排流程等等。而制定了规范化且精细化的流程之后，还需要让各员工都明确完成办公室各项工作的具体标准及有效方法。办公室各项工作的精细化，利于优化办公室的工作模式，逐渐在办公环境中形成和谐且有序的工作氛围，提高工作效率，提高服务质量。而要进一步激发员工的工作积极性，还需要实现办公室考核的常态化。在精细化管理模式下，办公室应该践行奖优、治庸以及罚劣的奖惩原则，落实常态化的绩效考核，在合理科学的考核标准下，改进考核方法，比如可以采用定性考核+定量考核的方式，也可以采用综合考核+分类考核的方式。对于考核结果方面，应该使其与奖优评先和效益工资等挂钩，构建有效的约束与激励机制。

（四）实现办公室文化的精细化。员工的具体行为模式会在很大程度上由其思维意识来决定，因此需要把精细化管理意识上升为办公室的一种文化，从而提高办公室各项工作细节的执行力。细节往往决定一切，尤其是办公室工作存在琐碎性的特点，很容易出现细节的问题而为办公室工作带来不良影响。例如办公室文件存在错字或有误标点，装订方面存在措页，或者在会议管理方面出现了排座位的差错，遗漏了某参会人员没有给予通知等等。办公室应该制定科学可行的计划，为各项工作提供支持，同时也要求员工具有应变的机智和总结工作经验的意识和习惯，逐渐形成精细化的办公室文化，推动办公室各项工作的良好开展。