信息化背景下戏剧档案管理策略分析

文/中央戏剧学院 翟菲

现代化信息技术不断发展与进步的当今，也在很多方面对我们生活的各个领域有着不同的改变，档案工作也不例外。基于传统意义上的档案指的是对于大量信息源的具象化载体，而其中戏剧档案作为其中一类，既可以在狭义的层面单指喜剧演员在舞台上表演所使用的剧本，也可以从广义上指代那些与表演有关的文本、音频、影像资料等。基于信息化发展的背景下，传统形式的戏剧档案管理必须要与时俱进，做出相应的改变和提升，这样才能够使得档案管理工作更为高效，从而最大限度发挥戏剧档案的社会以及经济价值。因此，戏剧档案管理的信息化和电子化不仅是大势所趋，更是促进我国文艺事业蒸蒸日上的重要途径。

一、浅述戏剧档案整理的现状

（一）欠缺完备的管理制度。制度作为工作规范的前提和保证，一项工作若是没有相对完备且系统的管理制度，就会使其在很大程度上失去了原有的现实作用。就当前信息化档案管理的现状而言，其中最为主要的问题便是欠缺完备的管理制度，正是因为缺少相应的管理制度，使工作效率和质量都得不到很好的保障。而在宏观角度而言，传统戏剧档案的管理制度建设过于滞后，尽管相关部门制定过相应的指导细则，但却由于没有得到合理的规划和实施而以失败告终；从微观角度而言，我国不同地区和不同曲种类型的管理部门，缺乏对档案资源的系统化、规范化且标准化的整合和归纳。

（二）缺乏整理意识及专业人才。在当代戏剧档案管理过程中，不仅缺少管理制度的完善与创新，同时也缺少相应的专业人才，具体表现在当前档案管理工作人员缺少信息化意识。在戏剧档案管理的信息化意识方面，由于一些地区缺少戏剧档案管理的专职人员，而其中少数专职人员甚至缺乏对信息化和数字化技术的认知，这就使得原始戏剧档案的资料被损坏以及信息化改造的效率过于低下。另外，戏剧档案的收集与管理过程本身就是认知的提升以及鉴赏能力并存的过程，既要对原始档案进行归类和整理，也要通过运用信息化手段来拓展戏剧档案管理人员的整体素养。

（三）信息化管理效能偏低。由于信息化戏剧档案管理的效能偏低，这就使其难以实现自身资料价值。然而，目前戏剧档案大多保存在专业机构中，在查阅时所需要的手续也较为繁琐复杂，且耗时耗力。而这些机构的管理制度也大多是针对专业研究人士所开放的，对于一些想要进行戏剧文化知识的了解和探索以及兴趣驱使的业余爱好者来说，则会因为缺乏准入门槛而被拒之门外。由此可见，对于当代信息化管理效能偏低的问题若是不能及时解决和改善，就会在很大程度上影响戏剧档案资料管理的实效性和可操作性。

二、信息化戏剧档案管理的价值分析

（一）创新档案管理形式。在戏剧档案管理的过程中，其主要目标是对戏剧信息的搜集、整理和应用，而传统式戏剧档案管理多是以物质档案，包括图片、文字和音像制品等多种形式。然而，这种方式并不能很好地发挥档案管理工作的应用价值，有很多制约因素例如搜寻难度大、可利用效率低、管理要求偏高等等。而信息技术的不断发展为戏剧档案管理工作带来了曙光，不仅能够促进档案管理工作的效率和质量，也突破了对原有载体的束缚，使得信息资源的调动更为便捷，其开发潜力也更大。

（二）完善戏剧档案的管理效能。对于戏剧档案管理而言，它所追求的两大目标是档案以及对档案价值的开发，这两个具象目标都是意在强调对较为重要的戏剧档案资源的保护。而当前传统戏剧档案的管理工作对于这两大目标的完成情况不容乐观，其主要原因是纸质档案较为脆弱，在翻阅的过程中很容易磨损。其次，无论如何保护，物质档案都存在着一定的损毁风险，例如一些天灾这样不可逆转的情况。在此情况下，若是将物质档案信息化后，不仅能避免过多地翻阅所造成的损坏，也可以使其得到更为妥善的保存。再次，由于信息档案网络为主要传播路径，其所具有的可复制性和共享性等特点，可以在很大程度上保证了戏剧档案保存的延续性。

（三）提升戏剧档案的利用效率。就戏剧档案管理这一工作而言，其最终是要服务于现实，简言之，对戏剧档案管理工作来说，最重要的就是要将其尽可能的应用于现实生活中。而当前戏剧档案管理的现状并不理想，所出现的利用效率低这一问题也是很明显的。首先，多数戏剧档案在查阅时需要多重手续，费时又费力，而这也是出于对文件保护的需要；另一方面，由于很多戏剧档案保护机构仅对特定研究人员开放，普通大众对此缺少相关的了解。为了解决这一问题，档案管理的信息化建设就显得非常有必要，不仅能改善当前的现状，也能提升档案的实际利用效率。

三、基于信息化背景下，戏剧档案管理的具体策略

（一）充分发挥网格化电子档案的作用，提高戏剧档案管理的效率。在当代网络信息不断发展的背景下，由于本身网络管理拥有交互性以及与读者之间的参与性这两种特性，这对戏剧档案管理工作人员也提出了更高的要求，相比较于传统方式的档案保管方式而言，普通大众通过网络的搜索便可以查询到相应的资料。因此，为了能够更好地满足大众的查询需求，工作人员就必须要充分发挥网格化电子档案的作用，切实地提高戏剧档案管理的效率，简言之，管理人员必须要做好两方面工作：一方面，提高查询搜索的方便快捷程度；另一方面，及时更新戏剧艺术档案的资料。

在建立了相应的戏剧艺术档案后，就自然要为广大搜寻者提供强大的搜索功能。对于前来查询的查阅者而言，并不是只有那些具有专业知识和素养的学术研究者，也包括渴求戏剧知识普及的大众。而且，很多人查询的原因很简单，可能只是因为一首歌或者一个印象，从而激起了查询兴趣，在查询时甚至都不知道所要查询作品的具体名字。因此，在这种情况下，就必须要有一个强大的搜索系统来帮助使用者进行更为精准的查询，而且不能仅限于查询到作品的名字，更要在档案中发掘标签、寻找关联且利用想象练习，这样才能增强相关度的搜寻能力，从而切实地提高戏剧档案管理的效率。

（二）完善戏剧档案相关信息的搜集与整理。对戏剧档案信息的搜寻和归纳整理工作而言，不仅作为戏剧档案管理的基础，同时也是实现戏剧档案信息化改进的必要步骤之一。在当前时期，对于戏剧资料的搜索以及归纳整理搜索主要包含两方面，戏剧档案和新兴档案的搜集和整理。而对于前者来说，大多数保存在院团、高校或者各大文史馆中，搜集和整理的难度较小；而对于后者而言，由于戏剧本身的艺术种类繁多，随着时代的变迁也会随之而产生相应的变化，进而呈现出十分显著的时代特征，在整理时不仅要考虑戏剧资料的历史性也要顾及其时代性，这就使得整理过程难度较高。对此，有关管理部门就必须要构建一个完善的档案搜集体制，在搜集资料的过程中也要对所需搜寻内容和目标，以及要求都需要做出明确的规定，这样才能提升戏剧档案的实效性以及全面性。除此之外，为了能够更好地发挥信息整理和搜集系统的有效作用，也务必要整合搜寻机制以及信息管理的相关平台，从而促进戏剧档案的信息搜集与整理的工作。

（三）构建相应的戏剧档案管理平台。在信息时代，档案管理的主要追求以及核心目标之一便是构建相应的信息管理平台，也是提升戏剧档案的信息化管理整体效率的必然载体。而戏剧信息管理平台的侧重点则是要控制现场的技术资料，其主要的目标是要实现戏剧档案的实时共享和互换，这对于戏剧档案资料和信息的整理、归纳和应用都具有非常重要的现实作用。另外，信息管理平台中所存储的信息本身是以数字化信息的形式存在，实现了信息的实时交互、传递和共享。除此之外，管理工作人员也可以通过该平台这一重要载体，进而实现动态化的管理目标、动态采集与发布等内容，相较于传统档案管理的旧系统来说，其具有更为准确且效率也更高的优势。

（四）注重于对戏剧档案资料的开发、管理与利用。在信息化戏剧档案管理的过程中，其开发与利用也是应有之义，如前文所述，传统戏剧管理方式存在着很多的不足，并且在很大程度上影响了对戏剧档案本身所具有的开发价值。对此，管理人员可以基于相关档案管理系统，进而构建更为全面的查询发布系统，不仅可以帮助专业学术研究人员进行查询，也方便普通戏剧爱好者的查阅。此外，为了最大化保证戏剧档案的安全性，档案管理人员可以通过给予不同用户不同权限的方法来进行有序管理，其中部分用户只有获得准入资格后，才能够进行资料的浏览及下载。由此可见，信息化档案管理这一形式，不仅能够突破时间的限制，也能有效提升戏剧档案本身所具有的实用性价值。

四、结语

综上所述，当前戏剧档案的信息化管理在制度、意识、人才资源、效率等多方面都存在一定问题，在很大程度上也制约了戏剧管理工作的进程。然而，对于戏剧档案管理所具有深层次意义和使用价值而言，也在不断推动其管理方式的改革。基于此，信息化戏剧档案管理在宏观背景下呈现出更为鲜明的优势，这就需要戏剧档案管理人员从戏剧档案管理的现实需求出发，满足新时期新要求以及人们对戏剧文化的更多需求，这样才能帮助我国戏剧文化传承与发展，不断提升信息化戏剧档案的使用效率。