论教学档案数字化管理存在的问题及对策

文/湖南食品药品职业学院 尹黎莉

在学校运行和发展过程中，教学档案的作用不容忽视，教学档案全面真实地记录了学校的教学和管理状况，通过教学档案中的文字、图像、实物等可以对学校的教学和管理质量进行科学评估，有利于学校的健康发展，教学档案的管理工作不容忽视。当前，信息技术蓬勃发展，给各个行业都带来了巨大变革，教学档案管理也进入了新的阶段，数字化管理方式逐渐得到认可和普及，但是对大多数学校来说，教学档案数字化管理还不完善，急需针对存在的问题研究切实可行的解决策略。

一、教学档案数字化管理中存在的问题

（一）学校教学档案数字化管理意识有待培养。近年来，随着计算机在教学中的普及，很多教学档案都实现了电子化，但是教学档案的数字化管理还处于起步阶段，学校普遍缺乏数字化管理的意识。首先，学校管理者对教学档案的数字化管理不够重视，科学管理意识淡薄，认为对教学档案进行数字化管理没有必要，导致教学档案的利用率较低，无法真正发挥应有的作用。其次，学校对教学档案数字化管理缺乏总体规划和布局，没有把其列入学校的总体发展计划，因此在资金方面有所欠缺，导致教学档案数字化管理缺乏先进的设备和技术支持，阻碍了其顺利发展。

（二）教学档案数字化管理的技术和制度落后。教学档案要实行数字化管理必须有先进技术和管理制度支持，但是当前这一方面还比较落后。首先，很多学校的教学档案管理受到传统模式影响较大，对计算机和信息技术利用不足，缺乏先进的档案管理软件和系统，不仅教学档案的录入效率低下，还导致教学档案查询不便，无法充分发挥教学档案的作用。其次，教学档案信息化管理缺乏先进的管理制度，重复建档、档案利用率低的问题突出，另外管理制度落后导致档案的安全性较差，病毒侵袭、数据丢失事件时有发生。

（三）教学档案数字化管理人员素质有待提高。教学档案的数字化管理需要高素质的管理人才，但是目前的教学档案管理人员素质普遍较低。首先，很多学校缺乏专职的教学档案管理人员，大多是兼职管理档案，工作专注度不够，无法全心全意投入到档案管理中，导致教学档案的数字化管理进程缓慢。其次，学校的教学档案管理人员通常年龄较大，自身知识和技能落后，同时他们的信息素养普遍较差，对当前的计算机和信息技术了解不足，数字化档案管理技能较差，无法满足教学档案数字化管理的要求。

二、教学档案数字化管理顺利开展的策略研究

（一）提升对教学档案数字化管理的重视程度。数字化是教学档案管理发展的必然趋势，因此学校要从思想和行为上加强重视。首先，学校管理者要认识到教学档案数字化管理的作用和重要性，通过教学档案的数字化管理学校可以更加全面客观地评价教师的教学工作和学校的管理工作，并在此基础上制定有效的改进策略，促进学校的全面健康发展。其次，学校要将教学档案数字化管理列入学校的建设目标，加大资金投入，配置档案管理的硬件和软件设施，例如计算机、数字化管理软件等，要进行及时的维护和更新，提高数字化管理的先进水平，为档案数字化管理的开展奠定基础。

（二）建立规范的教学档案数字化管理机制。要保证教学档案数字化管理的顺利推进，需要建立规范的运行机制，以保证数字化档案管理技术的引进和管理的规范性。首先，改进和创新教学档案数字化管理技术，如软件方面，引进先进的教学档案输入、管理和查询软件系统，提高输入和查询的效率，同时保证教学档案可以完整全面地呈现，为教学管理提供依据。其次，建立规范的档案管理制度，教学档案录入、查询、共享等都要遵循一定的流程，保证教学档案管理的科学性。再次，要重视教学档案的安全管理，建立安全防护系统，并安排专人负责，明确档案数字化管理的具体职责，防止病毒侵袭和数据泄漏的发生。

（三）打造教学档案数字化管理的人才队伍。教学档案的数字化管理离不开高素质的人才队伍，学校要重视档案管理人才的培养。首先，教学档案的管理工作要有专人担任，尽量杜绝兼职现象，保证管理人员队伍的稳定性和专注性，才能更好地提升管理队伍素质。其次，定期组织教学档案管理人员进行培训和学习，通过培养要求档案管理人员能够熟练掌握档案管理的计算机网络知识和技术，例如能够对教学档案信息进行提炼加工，能够熟练运用档案管理软件完成档案的录入查询等工作，能够通过网络搜集相关信息，全面提高档案管理人员的信息素养和综合素质。

三、结语

总之，教学档案数字化管理对学校的长远发展意义重大，学校要充分运用现代信息技术，积极推进教学档案数字化管理进程，建立科学的教学档案管理体系，以保证教学档案发挥应有的作用。同时，要认真总结当前教学档案数字化管理中存在的问题，及时转变观念、增加投入，对教学档案的数字化管理模式进行有效的健全和完善，让教学档案可以发挥更大的作用和价值。