做好高校新校区档案管理的几点思考

文/广西财经学院档案室 秦红

第一批开工建设的高校新校区大部分已竣工并投入使用，新校区建设规划布局好，各项功能设施齐全，现代化水平高，许多高校都把新校区作为学校的主校区，把学校的主要行政机构和重点学科院系搬迁到新校区，学校的主要活动都在新校区开展，新校区成为高校教育教学和学生活动的核心地带。高校档案管理是学校行政管理的重要组成部分，必须跟随学校一同搬迁到新校区，在新校区这个崭新的空间一展拳脚，创新档案工作，提高档案管理的质量，使高校档案工作不断发展壮大发展，为学校作出新的贡献。然而，档案搬迁不是一件容易的事情，搬迁之后新校区档案管理会面临很多新情况新问题，需要档案工作者去思考研究。

一、高校新校区档案管理具有较大的发展空间

（一）高校新校区档案管理环境优良。新校区档案馆的建设是经过专家的勘察论证，严格按照国家档案管理的相关规定，确保各项指标符合要求的情况下建设的，它相比老校区具有更大的发展空间。首先是存放档案的空间大，有的学校还根据需要安装了密集架。其次是查阅室和办公室分开办公，互不干扰。再次是档案馆独立办公，并且安装了防盗窗、防盗门，确保了档案的私密性和安全性。

（二）高校新校区档案管理设备先进。学校为新校区档案管理提供了优良的环境和先进的办公设备，办公配备有电脑、打印机、复印件、扫描仪，还安装了能够抽湿保持恒温的空调机。工作中已经使用档案信息管理系统，利用这一系统进行归档材料的录入，形成电子目录，同时打印纸质目录，查阅利用档案时可以通过电脑检索，也可以通过纸质目录查阅，初步实现档案管理信息化建设。

（三）高校新校区档案管理人员文化素质高。现在，高校招聘的行政管理人才都必须是硕士研究生，档案也一样，参加工作的档案人才都是档案专业硕士研究生，具有较高的学历和专业水平，档案工作容易上手，对新知识新技能接受快，工资勇于创新，开拓进取，是高校新校区档案管理发展的生力军，是高校档案信息化建设的高端人才。

二、高校新校区档案管理中碰到的新问题

（一）高校新校区没有规划建设档案馆。由于档案的特殊性，对档案存放场所有着严格的要求。新校区建设中，由于学校领导没有引起足够的重视，没有规划建设档案馆，导致学校搬迁时档案没有适合的地方，无法搬迁，或者临时找个地方搬迁一部分，形成档案分开新老校区管理的局面，给档案工作造成严重影响。因为行政都在新校区上班，大家意识里面就认为应该到新校区查档，而当他们到新校区后才发现不在，然后又跑回老校区，来回折腾。其次，各部门档案归档时，在新校区工作形成的文件材料必须要搬到老校区归档，浪费人力、物力，路途中还很不安全。

（二）高校新校区档案数量增加速度快。由于扩招和学校建设，高校档案产生的数量逐年增加，增加速度最快的就是基建档案，其次是财务档案和设备档案。以前学校一年最多是建设一栋建筑，现在是建设一个新校区，相当于建设一所学校，所以产生的档案很多，工作难度大。财务档案也是一样，以前学校的经费比起现在少之又少，光会计凭证这一块档案现在每年增加一倍。其他如设备、党群、行政、科研等等，也是在不断的增加中，所以学校存放档案的库房要做好计划，新校区档案馆的建设要考虑存放档案库房要按照相关规定预留足够的空间。

（三）高校新校区档案人员更换频繁。学校档案馆的档案员相对比较稳定，换岗情况比较少，但各部门设置的档案员流动性就很大。各部门的档案员一般是由部门秘书兼职担任，这些兼职档案基本上都是刚参加工作的新聘人员，他们不是档案专业毕业，因为刚参加工作所有做一些部门的杂活，一般干几年就会换岗或升职，尤其是各二级学院的秘书，招聘时是教师岗，但必须在秘书岗位工作2年就才能转到教学岗位。这种情况对档案工作有很大影响，一是他们都不是档案专业的人才，对档案工作不了解，经过2年的工作之后，刚熟悉就又换岗，造成档案岗位上工作的都是新手，档案的收集归档总是处于青黄不接的阶段，很难开展工作。

（四）高校新校区档案管理信息化建设速度慢。高校新校区档案管理虽然配备了电脑、打印机、复印机、扫描仪等现代化的办公设备，开始使用档案信息系统，但是档案信息化建设速度慢。主要所使用的档案信息系统只能单机使用，信息传递只能通过U盘进行上报接收，系统之间不能联网。因此，档案信息系统在档案馆内没有联网，也没有与校园网以及OA办公自动化系统联网。这样的档案信息系统弊端很多，阻碍了档案信息化建设的进程，需要升级改进。其次是没有实现馆藏的数字化建设，档案管理工作大部分仍处于手工作业阶段，查阅使用非常不方便。

三、对做好高校新校区档案管理的几点思考

（一）高校要重视新校区档案馆的规划建设。新校区档案馆建设，是学校升级评估的重要组成部分，必须用科学的、发展的工作思路，建设好新校区档案馆。首先，学校应合理制定档案馆的建设规划，严格按照中华人民共和国建设部、中华人民共和国发展和改革委员会、中华人民共和国国家档案局联合下发的《档案馆建设标准》（建标103—2008，2008年7月1日实施）的明确规定作为新校区档案馆的建设标准，确保档案馆的选址、面积、库房、总平面布置等都能够达到标准要求。

（二）加强高校新校区档案信息化建设。档案信息化建设是档案现代化发展趋势，高校办公自动化发展飞快，现代化的办公设备、校园网、智慧校园、OA办公自动化是高校信息化的标志。档案工作也应快马加鞭，跟上时代的快车，开发适合的档案管理信息系统，作为一个分链接，并入数字校园系统，使档案工作与校园网联网、与智慧校园联网、与OA办公自动化联网，实现网络检索、网络归档。尽快实现馆藏档案数字化，争取早日建成数字化档案馆。

（三）加强高校新校区档案人员的管理培训。根据《档案法》、《档案法实施办法》制定适合高校新校区特点的档案管理规章制度，把档案人员岗位职责纳入到各部门年终绩效考评中。学校档案馆负责学校的档案管理工作，学校各部门、二级学院应设有兼职档案员，这些兼职档案员负责各自部门档案的收集、整理、归档工作。档案馆要加强学校兼职档案员的培训工作，尤其是现在兼职档案员流动性大，经常换岗，作为学校的档案馆应该坚持每个学期开展一次档案培训工作，指导兼职档案员学习学校档案工作的要求和规定，在日常工作中并针对工作出现的问题进行实时指导，不断提高学校档案人员的业务水平和档案工作质量。