企业档案管理实践

文/福建水口发电集团有限公司 汪文

未曾想到档案管理会是我一生的职业，虽然大学里学的是历史专业。当然历史和档案密不可分，档案的一个重要作用就是为编史修志提供原始的素材，除此之外档案还有其他广泛的社会作用，如行政、业务、文化、法律、教育等方面。在企业里，档案的作用主要体现在它的行政和业务作用上，它起到重要的凭证和参考作用，为企业的经营业务活动提供信息支持和保障。

企业档案是“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件”。由于我所在的行业及所在的企业对档案的重视，使得公司的档案管理相当规范。

一、建立完备的档案管理体系

公司从成立之初就建立了档案室，配备了专职的档案管理人员，集中统一管理公司的全部档案。各部门还设有兼职的档案员，负责管理本部门的文件材料并按时向档案室移交。公司明确规定了专兼职档案人员的岗位职责，并对档案工作的完成情况进行定期考核。

公司建立健全了档案工作的各项规章制度如档案工作管理制度、文件归档制度、借阅制度等一系列的管理制度，另外还建立了档案工作责任追究制度，对泄密、破坏档案的行为进行责任追究，制定了档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害应采取的措施。

二、档案的各项管理制度

（一）文件的归档制度。明确文件的归档范围及保管期限和归档时间。不同档案类别保管期限不同。如文书档案分为永久、30年、10年，科技档案分为永久、长期、短期。归档时间也按不同档案的要求而不同，有的按年归档、有的项目结束后归档，还有的随时归档。归档质量要求：归档文件应为原件、归档文件材料齐全完整，归档文件制成材料耐久，适合长期保存。

（二）档案保管制度。库房配备专用档案柜，特殊载体档案专用的防磁柜。库房排架整齐有序、库位标识清楚、准确。档案库房具有“八防”功能，库内温度控制在140C—240C之间，湿度在450C—600C之间。档案员定期进行库房安全和档案保管情况的巡查，并做好记录。

（三）档案鉴定销毁制度。建立档案鉴定销毁机构，由企业领导、相关部门负责人、技术人员、档案部门人员组成。对到期档案进行鉴定，对无保存价值档案提出销毁目录，经审批后组织监督销毁。

（四）档案统计制度。每年年底，统计库存档案数量，包括档案收进、移出、销毁的数量，此外还有档案开发利用情况统计，包括借阅人次和数量。

（五）档案借阅制度。制定档案借阅的权限和审批制度。既要积极提供利用充分发挥档案的价值，又要遵守保密制度，对涉密文件要履行必要的审批手续。

三、档案业务规范

公司档案的门类日益增多，现有文书档案、科技档案、会计档案、合同档案、声像档案、照片档案、实物档案等各种门类的档案，作为档案人员必须要熟悉各种档案的整理规范。

（一）文书档案。整理方法按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）。

（二）科技档案。整理方法按照《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等要求执行。

（三）会计档案。整理方法按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令)。

（四）声像档案。整理方法按照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）

（五）照片档案。整理方法按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）。

（六）电子档案。整理方法按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016)。现在越来越多的企业已经采用电子文件来处理日常工作。经过十多年的发展，电子文件已经实现了实时归档、集中存储、元数据自动捕获等功能。对电子文件的管理要求从文件生成、修改、审核、签署、分发、鉴定、归档、保管及利用全过程进行管理。由于电子档案保管的复杂性，通常企业还是需要保存纸质档案。

现代的档案管理早已经不是档案人员独自一个人的整理，现代化的档案管理体系背后需要最新的信息技术的支持。现在企业的档案人员都要依靠一套功能完备的档案管理系统才能对档案进行日常的管理，这套管理系统实际是一套复杂的数据管理系统，开发及更新、维护这一套系统必须要有信息技术人员的技术支持。

企业档案信息化建设不仅需要企业对信息化建设的各种硬件设施和软件的投入，如计算机设备、扫描仪、操作系统、数据库管理系统等，同时也对档案工作人员提出了更高的要求，只有加强学习计算机应用知识、数字化技术知识及现代管理技术知识，不断提高自身的素质才能适应现代化的档案管理。