社会保险业务档案管理工作的信息化研究

文/三明市清流县社会劳动保险管理中心 黄炳辉

社会保险属于社会保障制度的重要组成部分，能为丧失劳动能力、暂时失去工作岗位的人口提供一定的收入或补偿，保险内容主要包括养老、医疗、失业、工伤、生育五大类。社会保险制度在实施期间，会形成一定的档案资料，以下结合实践，探讨了社保档案管理工作的信息化途径。

一、社会保险档案信息化管理的必要性

（一）历史必然性。针对社会保险档案进行信息化管理，是历史发展的必然结果，能解决以下问题：第一，档案数量大。经济社会的发展，为人们的就业提供了更多机遇，因此参保人数明显增多，相应地社保档案资料数量也在增多。信息化管理利用专业设备取代人工操作，不仅能提高管理效率，而且能避免资料文化破损，延长档案的使用寿命。第二，使用效率低。以往档案资料采用实物形式，由于收集、整理、保管不便，因此流通和使用效率低。单纯以档案资料的调阅为例，工作人员手工操作和档案查询需求之间不匹配，会延长办理时间。第三，管理不科学。对社保档案进行信息化管理，具有明确的流程和标准，在归集、整理、查阅、维护等方面，能解决应归不归、应档不档的情况，满足新形势下社保档案管理的需求。

（二）社会现实性。第一，社会环境。社保档案管理的信息化，不仅是档案管理的发展前景，也是实现管理创新的契机。尤其在信息时代背景下，档案管理机构必须抓住这一机遇，通过科学规划，促使管理工作健康快速发展。第二，技术环境。随着信息技术的发展和进步，以计算机、网络、数据库为代表的新型技术，为档案管理工作的开展提供了技术支持。其中，网络技术的升级，是档案信息化管理的前提，提供了必备的硬件条件。第三，政策环境。早在2002年，国家就提出《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案信息化纳入国家信息化建设的体系中。2011年，在全国档案事业发展的“十二五”规划中，将数字化档案资源建设，作为档案工作的首要任务，促使社保档案信息化管理工作有章可循。

二、社会保险档案管理工作的信息化建设途径

（一）提高档案意识。社保档案管理工作的信息化建设，首先要提高档案意识，认识到档案管理工作的重要性。其一，加强领导，发挥带头作用。档案管理机构的领导，应该提高现代化管理水平，分析社保档案工作的特点，合理配置人力、物力、设备等资源，形成积极的文化氛围。其二，加大宣传力度，利用板报、官方网站、微信群等途径，介绍社保档案管理工作的内容和标准，为实际管理工作的开展指明方向，降低管理的随意性和盲目性。

（二）完善管理制度。以《档案法》《社会保险业务档案管理规定》为准，结合档案管理机构的实际工作情况，制定本单位的档案管理制度，具有科学性、针对性的特点。以档案的分类为例，按照专业类别的不同，可以分为人事、文书、业务等类型；按照载体形式的不同，可以分为文字、图片、影音等类型。不论哪种类型的档案，均要从归集、整理、保管、查阅、保密等方面，形成完善的管理制度。此外，社保档案服务于参保者和整个社会，管理制度的制定，应该结合相关法律法规，并借鉴国内外成功的管理经验，促使管理人员熟练掌握业务，提高服务水平。

（三）加快软硬件建设。在硬件建设上，一方面要加大资金投入力度，结合档案管理工作的需求，配置各种硬件和软件，实现档案管理的信息化。以数据库技术的应用为例，应该构建统一的社保档案管理系统，实现档案资源共享，设计出档案办理、公共服务、监督管理、决策支持等多个功能模块。另一方面要加强维修养护工作，不论是计算机、网络，还是专用软件，均具有明确的使用要求和寿命。工作人员在档案管理期间，应该严格执行规章制度，落实九防措施，既能保证档案资料的安全性，又能延长软硬件的使用时间，提高管理效率和质量。

（四）引进专业人才。社保档案管理的信息化建设，离不开一支高素质的专业人才，基于信息技术背景下，档案的归集、检索、调阅等操作，均由计算机完成。因此，工作人员除了掌握和档案相关的专业知识以外，还要熟练掌握计算机的使用方法，了解网络病毒的防范措施。专业人才的引进，首先要改进人才聘任机制，管理机构可以和高校建立合作关系，优先选用知识体系扎实、具有实习经验的毕业生，从源头上提高管理人员的综合素质。其次对于现有工作人员，应该落实培训学习，采用外出进修、专家讲座等形式，提高档案管理的技能水平，改进服务态度，能适应新形势下档案管理的需求。

三、结语

综上所述，社会保险是社会保障制度的核心，提高社保业务档案管理水平，能促进我国社保事业健康长远发展。文中分析了社会保险档案信息化管理的历史必然性和社会现实性，前者能解决档案数量大、使用效率低、管理不科学等问题；后者具有社会、技术、政策等环境的支持。具体到档案管理信息化建设的途径，应该提高档案意识、完善管理制度、加快软硬件建设，并引进专业人才。如此，才能满足新形势下社保档案管理工作的需求，实现信息化建设的目标。