浅析信息化时代档案管理工作的创新

文/晋中师范高等专科学校 王剑

在信息化时代，档案管理工作必然会面临着大量数据和资料信息，传统管理模式无法满足信息发展所需。因此档案管理工作必须要突破观念，大胆运用现代技术创新管理，才能加快信息数据的开发和利用。这样才能不断提高档案管理的数字化、标准化等各方面建设，促进档案管理工作快速发展。

一、创新档案管理的必要性

在信息化时代，创新档案管理迫在眉睫，其必要性主要体现在如下几个方面：

（一）增强档案服务能力。随着信息技术的快速发展，许多新事物与新管理模式均陆续出现，人们享受新事物的便利，但同时也出现了一些新问题，需要人们依据现状改进管理模式，这样档案管理部门不仅能够展示服务能力，还能提高档案管理的要求，让档案管理有能力面对更大挑战。

（二）改善服务手段。从传统档案管理来看，主要管理手段就是手工管理，通过人工实现查阅，这种方式必定会降低管理效率。在信息化时代，传统档案管理模式无法跟上社会发展节奏。档案管理实现管理网络化与搜索查询，是管理工作发展的必然趋势，这样才能更好地改善管理服务手段。

（三）实现多元化服务。随着现代观念的不断更新，档案管理逐渐受到高度重视。传统管理模式比较重视保管，而不重视利用。而现代化管理模式下，档案管理逐渐朝着多元化模式发展，不仅重视管理还重视利用，真正实现多元化服务。

二、信息化时代档案管理工作的创新

（一）档案管理现状。从前面分析来看，在信息时代必须要创新档案管理工作，才能真正提高档案的服务能力。但是档案管理不能凭空创新，要在解决现有问题基础上创新。从档案管理现状来看，不足主要体现在两个方面：1.管理制度不规范。如今档案管理已进入信息化管理，但是信息化管理制度还不健全，管理流程也没按照管理制度实施，管理上存在极大盲目性。从管理现状来看，档案管理规范性不够，管理部门或者管理人员配置不合理，大多数都是从过去部门或人员中调整，根本没有结合信息时代特征去更新。近些年，虽然我国出台了一些与档案管理相关的法规，经过约束后也取得一定成绩。但是管理制度依然不完善，比如部门立卷制度不完善、未划定档案人员的责任等，许多问题都急需解决。2.档案载体保存与安全。在信息时代，档案管理均以电子文件模式保存，信息材料大多是采用光盘或磁性存储，但是磁盘极易发生物理反应造成卷曲，甚至导致磁粉发生脱落，极易破坏文件。电子档案与纸质档案比较，纸质档案的保存寿命比较长，电子档案保存的寿命大约为10年。因电子档案具有脆弱性，极易遭受损害造成数据无法读取。

（二）档案管理工作的创新策略。档案工作创新是方案管理的必然趋势，更是信息时代迫切所需。因此，笔者结合自身工作体会，提出如下创新策略建议。1.完善法律法规体系。在信息化时代，必须要通过法律保障其安全性和机密性。对于国家机密档案，必须要采用国家的标准去监管，按照相应法律法规去管理。对一般档案，国家应该出台相关法律，由各档案部门依据单位实况制定有效的法规，只有这样才具有实施价值。2.创新管理理念。在信息化时代，要创新信息化管理理念，为管理工作创新发展奠定理念基础，并对日常管理给予正确的思想指导，引导管理工作朝着现代化、数字化及质量化方向发展。管理人员要以科学观指导思想，高度重视信息化管理，充分认识信息化对提高管理质量的作用。同时，管理人员还必须要树立创新意识，要大胆研发和拼搏，不断更新自身管理理念，提高管理的实效性，便于更好地为档案工作服务。3.优化信息化管理模式。必须要优化信息化管理模式，为信息化时代创新档案管理奠定基础。一方面，相关档案管理人员必须要不断创新管理模式，提高服务质量和水平。从传统档案管理模式来看，管理模式比较分散，极难满足多层次人群的需求。因此必须要对档案资料进行高效整合和统一管理，并且对资料信息进行备份，依据不同部门的需要合理制定管理模块，简化管理程序。同时，还必须要对管理系统进行规范处理，对档案管理中各项细则要具体详细，对硬件基础设施所需软件升级、技术指标等各方面，都必须要规范性处理，有效实现档案管理工作的优化升级。4.建立信息化管理平台。在信息化时代，档案管理工作创新必须要建立管理平台，统一搜集与处理数据资料，这样才能更好地为档案管理提供广阔的发展空间。将档案管理与科学技术相结合，从档案管理实况出发，加强二者的协调工作，建立综合性管理资料库与分级化管理资料库。在此基础上构建信息化管理平台，有效提高档案管理的工作水平和效率。而且在创新思维指引下，必须要构建共享档案平台，这样才能真正实现各种资源间的有效共享，才能真正打破传统档案管理的空间与时间限制。在构建平台的同时，还必须要建立管理反馈机制，工作人员在工作中能及时反馈问题，督促管理人员进一步优化管理资源，提高档案管理平台的服务水平和实用价值。

在信息化时代，档案管理工作必须要紧抓信息化时代的机遇，将管理与信息化相结合且不断创新；不断提高档案管理的工作水平，促进档案管理工作快速发展。