高校二级学院办公室工作存在的问题之我见

文/长安大学经济与管理学院 王菁

办公室是一个单位对外的窗口，对内协助领导工作的机构。高校二级学院办公室既是学院领导指导下的综合管理和办事机构，又是面对学院领导、学校各主管单位、全院师生的服务部门。它是高校不可或缺的衔接机构，但又往往缺乏来自学校的顶层设计，因此其发展步伐很难与时俱进，在推进和深化高校综合改革的进程中或将形成阻碍，基于此，本文就高校二级学院办公室工作存在的问题进行分析，希望得到高校有关方面的重视，排除阻碍，发挥办公室的正常作用。

一、工作“杂”“繁”“细”与人手不足间产生矛盾

近年来，我国高等教育迅速发展，党的十九大报告着眼于实现中华民族伟大复兴的中国梦，聚焦新时代社会的基本矛盾，提出了建设教育强国新目标，对教育发展作出了一系列新的战略部署和安排。高校二级学院办公室居于学院管理系统的中心地位，在高校管理中起到桥梁作用，密切联系二级学院和学校各职能处室，负责联络上下左右，协调校、院内外。学院办公室要传达学校出台的各项规章制度，完成各职能部门通知的各种事务，配合学校落实人才引进、专家评估事项，组织教师申报科研项目、安排教学计划，完成学校、学院下达的公务接待、负责学院安全、环境治理、甚至党务、财务、工会工作等。而近几年，教育部相关规定限制了高校管理人员的数量和编制，随着学院专任教师的增加、各类人才的引进以及专业学位硕士人数的逐年增加，二级学院办公室的管理人员压力骤增。学校管理成“鞭打快牛”，最终会导致“快牛”没了心力和动力，变成“慢牛”。

二、工作时效性强与一岗多责之间产生矛盾

为响应国家优化高等教育战略布局加快“双一流”建设，高校抢抓机遇，超前布局，对工作的时效性要求越来越高。目前的情况是，学校机关职能部门下达给学院任务时部门之间互不通气，经常会有多个部门的任务纷至沓来，且每项任务都明确规定了完成时间，而学院的办公室工作人员往往是一岗多责，要对应多个不同的校职能部门，同样的情况在二级学院还会因为一个办公室同时面对多个院领导而加剧。在这种情况下，学院办公室人员只能加班加点，牺牲休息时间保证工作按时完成。有时，一项工作还需要学院办公室多个部门协作完成，工作人员常常遇到自己岗位职责内的工作非常急迫，需要协作的工作更加急迫，有些时候连吃饭的时间都要挤出来工作。疲于应对的场面好像家常便饭。

三、工作要求高与人员专业性欠缺之间产生矛盾

学院办公室的工作除了常规性工作，还有很多是其他部门都不管的事务，可以说是多向性与多功能的结合。办公室成了解决疑难杂症的机构，而无论面对什么样的工作任务，领导都希望办公室人员有“兵来将挡、水来土掩”的本事，十八般才艺样样精通，协助学院工作的顺利开展。但是办公室人员人数少，个人知识和技能结构都有欠缺，很难在短时间内形成一个“多面手”或“专业人士”，只能通过不断学习，在实践中培养各种专业技能。

四、学习紧迫性与工作时间缺弹性间产生矛盾

学院办公室人员要想成为多面手、能够与时俱进跟上学校的步伐，跟随领导的眼光，以及伴随高校管理权的下放，要求学院办公室人员要有多方面的能力和技能，如应具备管理学、心理学、计算机技术与法律等相关专业技能。这些都使得系统性、持续性地为学院办公室人员提供多种专业培训成为迫在眉睫的一项任务。但学院办公室人员不同于专任教师，上班时间要求严格，领导要求办公室不能离人，能够及时上传下达，人手少轮不开岗，时刻进行日常事务的处理等，造成办公室人员很少有机会和时间参加提高自身业务能力的学习，这就使得办公室人员自我提升受到很大限制。

五、激发工作热情与晋升通道窄之间产生矛盾

面对繁杂的工作，要想提高学院办公室管理成效，当然离不开激发每一位办公室管理人员的工作热情、提高管理人员自身的思想认识，转变工作作风和认识，树立良好的服务意识和管理思维，激励高校办公室管理人员积极主动地投入到相关的工作中去。但是目前有些高校不允许管理人员评职称，职务晋升制度也不完善，同级职称的管理人员与教师的待遇存在差距，尤其二级学院话语权比不了学校职能部门，使得二级学院办公室管理人员很难有获得感、存在感，面对繁杂的工作难以激发工作热情。

综上所述，要想改善高校二级学院办公室的工作状态，提高办公室管理质量，需要学校高度重视办公室管理队伍的建设和发展，深刻认识到二级学院办公室在校院两级管理工作中的重要作用，做好学校方面的顶层设计，及时增补二级学院办公室缺编岗位，不定期组织各类岗位培训和专题讲座活动，为管理岗教师提供继续深造且获得学历学位的机会，尽快打通管理人员晋升通道，科学制定考核模式，以此激发二级学院办公室管理人员的工作热情，积极投身到中国高等教育蓬勃发展的进程之中。