浅析如何提升文件档案管理规范化水平

曹译之

【摘要】当前文件档案在广播电视台发展中作用日益突出，但是由于管理措施不到位，导致文件档案管理工作不够规范，不能真正将文件档案的作用体现出来。对此档案人员应创新工作方法，严格落实制度，确保文件档案管理工作朝着规范化、科学化和信息化方向发展。本文将简述提升文件档案管理规范化水平的意义，并提出了切实可行的对策。

【关键词】文件档案；管理；规范化水平

广播电视台是我国的主流宣传媒体，承担着宣传党和国家政策方针、传播先进思想理念的重要职责。加强文件档案管理工作，能够为广播电视台带来更大的社会效益与经济效益，提升为社会与群众的服务质量与水平。因此档案管理人员要引起高度重视，在信息时代背景下加强文件档案管理工作创新，不断提升规范化水平，将文件档案应有作用体现出来。

一、提升文件档案管理规范化水平的意义

第一，关系着广播电视台的发展。文件档案管理在信息产业中占据着重要地位，文件档案收集、归档和数字化管理，都是规范化建设的关键环节。通过提升文件档案管理规范化水平，能够为广播电视台提供各种真实、可靠的信息与资料，便于领导制定正确的决策，从而保证收视率，发挥出应有的社会功能。第二，是广播电视台主要信息来源。当前文件档案管理的重要性越来越凸显，只有提升文件档案收集、整理、归档等规范化水平，让今后资料查询变得更加方便与快捷，为广播电视台各项工作的顺利开展奠定良好基础。

二、提升文件档案管理规范化水平的对策

（一）增强工作人员思想意识。广播电视台很多工作人员掌握的档案知识较少，不熟悉档案管理法规，缺乏较强的档案意识，也不清楚归档范围，导致在日常工作中形成的重要文件档案未及时归档，出现了损坏与遗失的问题。档案管理人员应该承担着宣传教育的职责，促使所有工作人员做好文件档案的形成、积累、立卷、归档等工作，能够充分意识到文件档案管理规范化的重要性。同时还要明确所有工作人员的具体职责，增强档案意识，能够认真开展文件档案的建设与管理工作，为文件档案作用的发挥创造良好的条件。

（二）完善文件档案管理规范。第一，完善文件档案管理细则。为提升文件档案管理规范化水平，应该科学合理明确具体管理规则，保证工作效率获得提升，让文件档案管理能够有序进行。档案人员要选择适宜的管理方法，在保证管理好档案室的前提下，最大限度减少人力、物力和财力的投入，能够有效节省时间，提升文件档案管理规范化、科学化和制度化水平。第二，健全档案人员交接工作制度。要切实做好档案人员离职后的文件档案管理交接工作，若是缺乏相关的规章制度，将导致不能彻底做好交接工作，从而让一些重要文件档案出现丢失、损坏等问题，为今后的利用造成不便。因此要高度重视交接工作，保证文件档案得到规范管理，发挥出推动广播电视台发展的作用。

（三）改进文件档案管理方法。在信息化时代，各种现代化手段在文件档案管理中得到了广泛应用，如声像载体一般为光盘、录影带、U盘及软件存储，但这缺乏较强的稳定性，需要采取规范化的管理措施，不断改善文件档案保存条件与方法。一些文件档案对存放温度、磁场及湿度等有严格要求，若是管理方式不够科学专业，将引起较大损失。对纸质文件档案来说，应该确保通风向阳，将防水、防火、防盗及防虫蛀等措施做到位，提升文件档案保存质量。要逐步增加在文件档案管理中的资金投入，不断对设备与环境进行优化，采用更新的技术手段，提升文件档案管理规范化水平，为广播电视台领导提供可靠的决策支持。

（四）注重文件档案信息化建设。随着网络技术的快速发展，文件档案管理加快了现代化和信息化建设步伐，为提升规范化水平创造了良好条件。第一，增加资金投入力度，将档案室硬件设备配置齐全，采用先进档案管理设备与程序。第二，档案管理人员要熟练操作各项设备，保证充分发挥出各种现代化设备的作用，让文件档案得到规范管理。第三，提升文件档案管理信息化水平。要将信息化技术应用到文件档案管理中，保证这项工作更加规范，要转变传统纸质文件档案管理的方式，在计算机中存储各种文件资料信息，既能够保证文件档案的完整性与安全性，还为今后利用提供了便利，同时有效减少了占据的空间，解决了经费。

（五）提升档案人员综合素质。文件档案管理是广播电视台管理工作中的重要组成部分，对各项工作的开展有着巨大影响，提升文件档案管理效率與规范化水平，可以有效发挥出各种文件档案的作用，为促进广播电视台的发展发挥应有作用。但是文件档案管理工作涉及事项众多，内容繁琐，管理任务较重，要求档案管理者具备高度的责任心与事业感，能够认真、规范做好各项工作。同时档案管理人员还要积极参与到各种培训中，既要认真学习先进的知识，还要掌握各种专业技能，能够有效应用信息技术，真正规范、科学管理文件档案，为广播电视台发展奠定良好基础。

三、结语

总之，做好文件档案管理工作意义重大，要通过各种规范化措施，让文件档案得到妥善保存，确保文件档案收集、整理、保存和利用等工作顺利进行。档案管理人员需要充分认识自己承担的责任，不断改进工作方法，让文件档案管理工作更加科学化和规范化发展，真正发挥出服务广播电视台各项工作的作用。

【参考文献】

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[2]俞红.浅析电子文件档案管理的问题与对策[J].通讯世界，2014（23）：256-257.