机关照片档案管理工作的效率提升

赵月

摘 要：照片档案管理是指以摄影为主要方式来记录和反映所属机关工作的内容、重要事件、相关活动等等，是记录和反映工作的重要依据和凭证。随着我国经济的迅猛发展以及科学技术的跨越式进步，机关单位的工作、学习与各种活动中产生的各种照片也逐渐的增多，这就对机关照片的管理提出了新的要求。因此，机关照片管理工作的有效性提高，是摆在当前机关单位管理以及档案管理人员面前的 紧要任务之一。

关键词：照片档案；管理方式；新要求

1 现阶段机关单位照片管理工作中存在的主要问题

（一）管理制度不够健全

现阶段，我国大部分的机关单位档案已经建立了相应的照片档案管理制度，但其管理制度依旧存在着较多的问题。缺少系统的管理和具体的细节实施要求，包括照片的归档时间、归档范围、保管条件、归档要求、利用范围、权限设置等未做出相应的规定。同时，监督部门在机关单位照片档案管理监督方面不足，档案管理部门在机关照片档案管理中管理职责不够明确，进而使得照片档案管理人员的积极性不足，从而制约照片档案管理工作展开。

（二）照片收集难度较大

在传统的机关档案管理中，基本都是对文字类、书面类的档案资料归档管理，因此，长期以来，各个机关的档案的管理人员都普遍对文字类、书面类的档案资料归档管理重视度较高。这也就造成，在现阶段的机关档案管理中，往往忽视对于照片档案的管理，反映出当前照片档案管理效率低下的问题。因为缺乏对于照片档案的重视，也直接的造成了照片收集的难度。同时，管理人员在照片管理工作中随意性较大，意识薄弱。这些都是导致照片档案收集难度较大，管理难统一的重要原因。

（三）照片整理方法不规范

照片档案的管理不同于文书类的档案，在整理方法方面有着较为特殊的要求。这也就要求档案管理工作人员对于其管理办法进行系统的学习，能够规范的管理。比如，第一，对于机关单位的活动所拍摄的照片，要做到时间、参与人员、事项等的多种分类。第二，对于照片也应该进行筛选处理，将重要、突出主题与主体、拍摄清楚与美观等照片筛选并保存归档。第三，由于信息安全的不确定性以及电脑操作的失误等原因，对于照片档案应备份保存。

（四）保管工作要求不到位

照片档案包括照片、电子数据、底片等多种形式，属于包含感光材料、电子数据等多种特殊载体的档案。部分机关档案管理部门缺少保存这一类特殊载体档案的设备与设施。不具有恒温以及恒湿的管理空间。因此，在管理中，基本都是与文书类的机关档案同空间保存，随着时间以及外部因素的影响，导致照片档案毁坏或管理有效性降低。

2 机关照片档案管理工作有效性提升策略探究

（一）完善机关照片档案管理制度

完善机关照片档案管理制度，需要分四步进行。

首先，提高照片档案管理员对机关照片档案的认识以及重视度，让管理人员充分的认识到机关照片档案管理的重要性，做出系统的规划，照片管理人员应及时的了解本机关的各类活动信息，同相关部门做好沟通，并及时对有价值的照片做好归档保存，有效的提高机关照片管理工作。

其次，需要明确管理责任，将机关照片档案管理的责任落实到个人，并将其纳入到年度工作的考核检查中；在工作人员或其他人员需要相关照片档案时，做好服务工作，积极的提供所需照片或底片。并严格做好相关的借阅或查阅记录和手续。

再次，需要提高监督部门对于机关档案管理工作的监督与指导。通过不断的完善机关单位照片档案管理的管理制度，明确档案管理人员的职责，提高管理意识，促进机关档案管理工作的顺利开展。

最后，好做相应照片的接收以及归档；在重要活动中，照片档案管理人员也可提前向拍摄人员提出拍摄要求，更好的做好照片档案的高质量管理。

（二）明确机关照片档案管理人员的管理范围

明确机关照片档案管理的范围，是确保机关照片档案完整性的有效途径之一。一方面，加强机关单位中各类照片的收集，提高机关照片档案管理的质量的关键。机关单位档案管理人员必须根据和遵循各单位照片档案的管理规定，积极主动的做好各个部门相关的照片收集工作。另一方面，各机关单位应该对档案管理人员以及相关人员做好培训和教育。通过定期和不定期的培训与学习，有效的提高档案管理人员及相关管理人员的管理意识、管理水平以及管理能力。促使其能够将各类照片按照相应的依据，比如按时间、地点、参与人员、活动的主要内容、活动的主体等多种要素来进行区分管理，并做好年度整理。更细节点来讲，分为本机关的重大纪念活动的照片；重要领导人参观、考察或视察的照片；与外部的重要活动；机关活动或重大成果的照片；工程设备照片等五个方面。照片档案管理人员应该将这些与本单位有一定价值和意义的会议和活动等相关照片进行分类与保存，从而实现机关照片档案管理最终目的。

（三）提高机关照片档案管理的质量

提高机关照片档案管理的质量，最主要的工作即是对照片筛选，并有目的性、针对性的进行归档管理。也就是说，机关照片档案管理人员在对机关照片档案进行收集与管理时按照其本单位的相关规章制度的前提下，在已有的照片中，挑选出对本单位有价值以意义的照片，将意义和价值较小或没有意义和价值的照片删除；将有意义但重复的照片，应对比挑选出质量较好的一张然后归档保存；对具有重要意义和价值的照片应在归档时对照片的主要内容和意义进行具体详细的介绍和说明；机关照片档案管理人员将照片归档后应对照片档案进行分类并编制统一的档案目录。一方面，能够方面整理。另一方面，也方便查找。

（四）做好机关照片档案管理的安全保护工作

档案管理对于各个机关的日常事务与工作顺利开展具有重要的影响，当机关的档案丢失、外泄、损坏等时，不仅可能会对其机关工作造成影响，也会对社会、国家以及个人的财产、声誉、贡献等等造成不可弥补的损失。因此，机关照片档案管理人员必须做好机关照片档案的安全保护工作，确保机关照片档案的有效性与完整性。这就要求机关照片档案管理人员应对保存管理机关照片档案的场所进行温度以及湿度等方面的测量并做出记录与统计。定期做好换气通风工作，以及做好每日的温度与湿度变化。来保证机关照片档案保存和归档管理场所的环境足够合适与安全。

在此基础上，机关档案管理部门还应该不断的完善机关照片档案的管理制度，并加大对先进管理办法、管理技术以及管理设备的引进力度。同时，对相对珍贵的照片或者使用频率较高的照片，要加强管理，必要时采用复制的办法来合理利用。不断的解决和克服引起或能够引起机关照片档案丢失、外泄、损坏等不利因素。进一步实现机关照片档案安全管理与保护，提升机关照片档案管理的有效性与科学性。

3 总结

随着我国社会的飞跃式发展，现代化、科技化的档案管理办法对其档案管理工作人员一方面是提供了高效的管理办法，但同时也提出了更高的工作要求。由于机关照片档案有着一定的特殊性，要求其管理人员提高重视并不断完善照片档案管理规章制度，进一步做好照片的收集、照片档案的整理与安全保护工作，不断的提高机关照片档案的管理质量與有效性。

参考文献

[1]档案编研理论与实践探讨[J]. 严雪林. 兰台世界. 2012（26）

[2]从高校教学评估视角谈高校档案馆建设[J]. 王永华. 商丘师范学院学报. 2009（08）

[3]教学评估与高校档案建设关系之分析[J]. 张玉瑛. 杨凌职业技术学院学报. 2009（01）

（作者单位：姜堰区检察院）