事业单位档案管理中的电子信息技术应用探寻

卢森

摘要：电子信息技术的革新与发展在人们的生活与工作中发挥了非常重要的作用。在档案管理领域也充分展现其电子技术的优势。推动了事业单位的良好发展。本文主要针对事业单位档案管理中电子信息技术的实际应用。针对其中的不完善之处提出几点建议。以期更好地提高事业单位档案管理质量。

关键词：档案管理工作 事业单位 电子信息技术 技术优势

电子信息技术在档案管理中的应用，是档案管理信息化与智能化的重要体现，利于档案管理工作的便捷化，提高其工作效率及质量。尤其是在事业单位中，电子信息技术带来的革新具有重要意义。在这样的背景下，需要从电子信息技术在事业单位档案管理中的实际应用情况出发，探讨相关改进措施，从而让电子信息技术在事业单位档案管理中发挥出更优的服务功能。

一、电子信息技术在事业单位档案的优点

档案管理规范化、信息化及智能化是档案管理适应时代发展的要求，因此在事业单位的档案管理中引入电子信息技术是必然的发展要求。这一技术的实际运用可以包括三个主要方面：首先，在内容管理中采用电子信息技术，可简化以往复杂繁琐的管理内容，其操作内容涵括了多项信息化工序，比如档案信息检索、电子文件汇总、统计和号码编制、电子档案插图与表格制作、电子档案文件存储及共享等等，具有操作更加简单便捷的优点。其次，在管理系统方面采用电子信息技术，可以对系统进行科学的划分，包括查询网页、用户管理、档案整理和分类、档案收集和打印等多个模块，具有管理精细化与管理界面更清晰的优点。最后，在事业单位档案管理中采用电子信息技术，可以提高档案资料存储的科学性，并增强档案资料保护的安全性。

二、电子信息技术在事业单位档案中的不足

电子信息技术融入事业单位档案管理中，可以在提高档案管理可靠性的基础上，有效提高档案管理工作效率，同时也利于提高档案的有效使用率。但是其中依旧存在着一些不足亟待改进：

第一，电子信息技术在事业单位档案管理中的运用缺乏足够的规范化及系统化，比如工作人员在档案整理时偏向于逻辑归档，仅仅将目录传输至终端，没有做到科学合理的电子归档，也没有考虑到脱机载体自动下载的设计问题，这就导致电子档案文件的网络安全性受到影响。

第二，档案管理人员没有深入认识电子信息技术，容易出现工作失误。比如使用后的电子文件被随意处理，造成电子文件资源的流失；部分工作人员过分依赖电子信息技术，却没有保存好相关纸质文件，若电子系统发生故障而损坏了电子文件，也容易带来文件资源的流失，影响档案的完整性与安全性。

第三，电子信息技术在事业单位档案管理中的使用时间尚短，档案管理制度不够完善，无法支持事业单位档案管理的更有效开展。

第四，借助电子信息技术来对档案文件进行存储，主要是通过电子化的硬盘驱动器来实现电子化资料与文件的存储，其中存在的安全风险需受到重视，比如硬盘中毒，或者被黑客窃取文件等等。

三、电子信息技术在事业单位档案管理中的应用对策

要促进电子信息技术在事业单位档案管理中的有效运用，可从以下几个方面采取措施：

（一）提高人员的信息技术知识能力水平

要推进电子信息技术在事业单位档案中的发展与应用，就应该加快档案管理工作与电子信息技术的有机融合。人员是档案管理的主体，需要对管理人员及其他工作人员进行专业的培训，拓宽其对电子信息技术的知识面，并熟练掌握相关技能，使其可以在最大程度上减少工作失误。

（二）完善电子化档案管理制度

在事业单位的发展过程中，档案管理工作非常重要，而完善的管理制度能够为档案管理工作的有效推进提供支持。因此，在事业单位档案管理中融入电子信息技术，需要从实际情况出发，对档案管理制度进行相应的完善，以制定科学可行的管理制度，保障电子档案文件的信息管理水平，促使事业单位电子档案管理工作的顺利开展。

（三）加强电子档案安全防护

信息安全在档案管理工作中是非常重要的内容，必须确保档案存储环境和使用环境的安全性，避免档案文件及其信息出现损坏或者丢失。因此，需要做好重要文件复制备份的工作，避免原始文件损坏后而造成档案的信息缺失。同时，要加强电子档案安全防护系统，保证档案资源不被黑客窃取，让事业单位的利益得到有效保障。在这个方面，还可以做好网络安全评估，强化信息接入网络的相关密钥设置，提高安全标准水平，在最大限度上保障档案信息安全。

（四）提高电子档案管理的规范化水平

基于电子信息技术的档案管理应该具备足够的规范化水平，管理人员要遵循规范化与标准化等原则，严格规范原始文件格式，保证文件处理的质量。若是存在不明确或不清晰的存档信息，则予以严格审查，再进行有效修复。而在电子文件的处理方面，也要实现存档和分类等工作的規范化，要求相关人员既积极参加培训，又自主学习与掌握电子信息技术，以提高自身的知识水平，并提高对电子信息技术的操作能力，从而提高档案信息的处理质量。

四、结束语

综上所述，电子信息技术在事业单位档案管理中的应用是必然的发展要求，既可提高档案管理水平，提高档案信息处理质量，提高档案管理操作的便捷性，还可以提高档案资源的有效利用率。但是其在实际运用中却依旧有待进一步改进，需从提高人员的信息技术知识能力水平、完善电子化档案管理制度、加强电子档案安全防护以及提高电子档案管理的规范化水平等多个方面来进行，最终实现电子信息技术与事业单位档案管理的真正有效融合，充分发挥电子信息技术在档案管理中的优势作用，推动事业单位档案管理的开展。