浅谈集团企业合同履行监管信息化实践

庞静静 丁雷

合同是实现经营目的基础，是企业通向市场的桥梁和纽带，合同管理水平的高低事关企业自身在交易过程中风险防控能力，可见合同管理的重要性不言而喻。但在整个合同信息化管理过程中，每个环节究竟该管什么，怎么管，管到什么程度，才能将合同的风险降到最低，需要企业去不断地探索与实践。

一、信息化建设背景

霍煤集团是隶属于山西焦煤集团旗下的大型国有煤炭企业，下辖几十家成员单位，平均每年合同签订量近万份，合同总金额100多亿元。但集团公司各单位在合同管理过程中，常常出现“重审签、轻履行”，缺乏过程控制的现象，合同条款约定不够清晰，不严格按照合同条款执行的情况时常出现；同时，各单位合同管理都在自建的业务系统中完成，彼此间相互独立，信息传递不畅，在一定程度上，影响了集团公司对所属各单位经营情况的实时管控。为了，扭转合同管理的不利局面，使合同管理向信息化、科学化、高效化转变，迫切需要搭建一套集团统一合同履行监管信息化系统，实现对合同审签、履行、变更、解除、转让、终止、归档以及统计等全生命周期的有效监管，进一步提升集团公司的风险防控能力。

二、信息化建设理念

1.“一体化”建设实现集中管理

遵循“统一规划、统一设计、统一标准、统一建设、统一管理、统一履行”的“六统一”原则，合同履行监管信息化系统在原有集团公司服务器的基础上搭建，确立了涵盖制度、流程、标准文本、法律法规等功能模块于一体化合同履行监管体系，将集团所有合同数据汇总、分析形成大数据库，按照不同的统计口径自动生成日常统计报表，采用集中管理思路对合同履行的各个节点进行全过程管控，从而提升合同管理效率和质量。同时，充分考虑企业不同板块的特点和差异性，摸索出“统一规划设计、标准化实施模板、差异化灵活配置”的设计模式和“集中组织培训初始化、企业现场个性功能配置”的集中加分散的实施模式，根据设定不同的管理权限，每级用户只能看到自己职责范围内相应的合同，在满足了从集团公司到基层单位合同管理的需求的同时，加强了系统的安全性和保密性。

2.“模块化”设计实现流程管理

合同履行监管信息化系统采用模块化设计，将各项功能通过模块的设置来实现，整个系统包括信息登记、信息查询、履行管理、统计分析、法律法规、合同范本、预警提醒、状态监控、归档管理等模块。各模块功能既能相互独立，又相互联系，共同构成一个有机整体。建立起由法务部门统一归口，各业务部门、各基层单位分专业分职能参与管理的模式，实现了合同的履行跟踪执行、终结、归档、查询统计等流程的合规范化管理。

3.“集成化”系统实现信息共享

合同履行监管信息化系统建立后，集团公司法务部下发了一整套完整的配套制度，在集团内部构筑了完整的合同审批、签订、信息录入、归档等制度保障，将合同管理真正嵌入业务流程之中，确保合同签订、履行监管成为业务办理过程中不可逾越的一环，避免了合同办理和业务操作“两张皮”，保证了合同信息与业务信息的同步，真正实现了法务与业务的有机结合。同时我们将该系统与供应采购系统、焦煤E购采购等业务部门平台的兼容对接，消除了信息孤岛，实现数据集成、信息共享，减少了基层合同管理人员的重复录入，从整体上提升了集团公司信息化管理水平。

4.“标准化”提高风险防控水平

合同履行监管信息化系统结合了本企业业务板块实际组织开发不同板块、不同类型的标准合同示范文本，这些标准合同示范文本被嵌入合同管理信息系统中以供业务部门使用，减少了合同管理人员重复审查的时间，提高了风险防控水平。

三、系统功能特点

合同履行监管信息化系统的建设以“最小风险、最少纠纷、最大价值”为导向，以“提升合同管控水平，防范经营法律风险”为总体目标，具体完成“三个实现”：一是实现和生产经营的有效融合，切实推动法务管理工作上水平；二是实现集团公司事前防范、事中控制、事后补救的完整工作链条的形成；三是实现集团公司法务系统“管理制度化、制度表式化、表式流程化、流程信息化”的高效、科学、现代集团法务管控体系。

合同履行监管信息化系统主要包括系统管理、基础信息、合同登记、履行监控、合同归档、统计分析等功能模块，具体如下：

系统管理：系统的基础性功能，主要包括角色管理、用户管理、角色授权、用户授权、组织机构等多项子功能模块。

基础信息：辅助合同管理业务，建立合同范本、合同相对方库、法律法规知识模块等支持合同管理的整个流程。

合同登记：规范合同内容项，建立统一合同电子文本，支持附件上传，浏览具体合同内容细节，支持自定义节点，从而为后续的合同履行过程中的关键节点信息预警做准备。

履行监控：实现合同的动态跟踪与管理，包括履行管理、预警提醒、变更管理和状态监控等多项功能支撑合同履行全生命周期。

合同归档：对履行完毕的合同进行统一的归档处理，确保信息的完整性和安全性，同时支持整个系统的综合查询业务。

统计分析：丰富的报表和图形分析，便于快速了解合同业务情况，包括报表统计和图形分析功能。

四、信息化实施效果

系统运行以来，我们结合实际，采用“分步实施，因地制宜”的办法，总结集团公司各板块专业性和行业特点，把合同审签、履行、变更、解除、转让、终止、归档以及统计等全过程，纳入到集团公司合同履行统一监管平台，实施效果主要体现在以下几方面：

1.多节点履行管控

合同履行管控的重点在于根据不同的统计口径将具体合同细化为不同的类型，针对每一份具体合同制定专属的合同监管节点，按照各个节点对合同履行进行细化监控，例如：工程类合同根据实际工程的进展设置了开工时间、形象进度、提交竣工报告时间、竣工验收时间、质保金、缺陷责任时间、工程延期、提交结算时间八个节点，每到一个时间节点系统自动提醒合同管理人员和业务部门管理人员，对于超期履行、履行异常等情况进行预警，实现合同履行的过程跟踪管理，第一时间进行有效处理，极大提高合同监管效果。

2.多维度权限控制

为了提高合同信息的安全性和保密性，在系统管理模块，通过报审单位、承办部门、业务角色、合同类型、操作权限条件对用户进行约束，使得用户在使用系统时权限不越界，保证不相关人员不会对相关合同信息进行查看、删除等操作。同时，通过权限的控制能够很好的明确人员分工，提高办事效率，使得合同管理具有易操作性、方便性。

3.多角度统计分析

合同履行監管信息化系统强大的统计分析功能实现对合同数量、类型、金额、状态等统计分析，统计图涉及拼图、柱状图、折线图等类型图。多角度的统计分析能够更加全面直观的了解集团公司签署合同情况，为各级领导提供直观了解企业合同信息统一平台，同时，为领导的指挥决策提供数据支撑。

综上所述，通过合同履行监管信息化系统的建设与应用，构建了集团公司合同风险事前、事中及事后的管控体系，有效地减少了合同纠纷，堵塞了履行环节漏洞，维护了企业合法权益，进一步提升了法务管理水平；同时，系统建成了集团公司合同大数据库，打破了时空界限和信息孤岛，实现集团公司合同信息的有效集成和资源共享，为领导决策分析提供了强大的数据支持，也促进了集团企业管理理念的革新。