领导者如何给下属开“小会”

〉〉〉〉〉 付达 姚琼

在实际工作中，领导者经常要给下属开研究部署工作的小型会议（简称“小会”）。这种小会既是推进工作的有效手段，也是考验领导者能力的重要平台。抓牢会议主题，抓实基本环节，并且适当运用一些技巧，就能提高会议效率，进而提升领导者的领导水平。

主题聚焦 力戒散乱

领导者给下属开小会，最大的问题就是主题散乱，工作会容易开成空谈会、训诫会、闲聊会、诉苦会等。领导者当然可以谈务虚的东西，但务虚只是会议的一部分，而不能成为会议的大部分，会议的主题应当是推动某项工作的有效开展。为了防止主题散乱，要考虑会议时机，明确公开发言的顺序和时限，关注会议的细节问题。

第一，开会时机。什么时候开会？谁来开会？开多大规模的会？这些都要提前考虑清楚。特别是什么时候开会，更要仔细考虑。会议时机不到时，不开会；可开可不开时，不开会；准备不充分、思路不清楚、任务不明确时，不开会。相反，时机到了、情势到了、工作来了、问题出了，就必须趁热打铁，抓紧开会。

第二，发言顺序。小型会议的发言顺序很重要，既要让大家有话可说，又要让大家敢说、放开说。一般来说，下属先说，领导再说；依次说完，再次补充；多次总结，领导强调。

第三，发言时限。限制发言时间是提高小会效率的必然要求，一般发言五分钟左右即可，重点发言十分钟也足够了。在这方面，领导者既要作出表率，坚决杜绝瞎扯胡侃，浪费时间，又要在下属发言超时时适当提醒。当然，限制发言时限的具体做法不应该僵化，应该根据实际情况适度调整，各种会议的要求也会有所不同。

第四，重视细节。为了使会议顺利进行，特别是某些比较重要的小型会议，还要考虑很多细节。比如，会议开始前，手机要关机，安排好会议记录人员，准备好桌椅、茶水、笔记本，如果是保密型会议，开会前要强调保密纪律。

环环相扣 开出实效

在会议召开的具体过程中，情况不同，会议程序就不同。虽然不是每次会议都要按照某种固定的程序召开，但大多数会议都有“统一思想、研商工作、具体安排”三个基本环节。这些环节往往紧密相连、环环相扣，只有将每个基本环节都处理好，每个基础细节都考虑到，才能最终把会议开出实实在在的效果。

第一，统一思想环节：要说清说透，达成共识。统一思想环节就是要通过传递上级精神，阐明现实意义，使下属知道这项工作必须做。同时，通过谈思路，帮助下属增强信心，从“必须做”到“我能做”，进而到我能做好、做优”。领导者首先要讲清大局，将上级部门工作要求、规范性文件中的明确规定等摆出来、说清楚。对上级已经明确要求的事，将现实情况讲清楚，把责任分解下去，帮助下属实现思想的转变。此外，还要讲清工作的现实意义，说清楚对百姓的好处，讲明白对本单位的好处，让下属明白这项工作既是上级明确要求的，也是对百姓有好处、对本单位有好处的事。下属只有从心里认同工作的现实意义，才能实现思想的转变。

第二，研商工作环节：要化解难险，形成决议。统一了思想，有了工作的热情，接着就要冷静下来，把工作开展过程中可能会遇到的困难、面临的风险找出来，认真分析，并且经过民主集中决策，形成工作方案。首先，摆全困难，找出重点，分步推进。研商工作环节先要把可能出现的困难摆出来、摆全面，并且把重点梳理出来。领导者要积极组织讨论，对于找出的困难，既要出谋划策，共同想办法逐一化解，又要把握分寸，把握层次，有序进行，不能急于求成。其次，预测风险，适度推演，完善预案。工作开展中，既有困难，也有风险，必须加以重视，经过推演，不断完善预案。比如，在组织强制执法过程中，执法时间选择、执法人员职责分配、执法人员后勤保障等是可能遇到的困难，而执法过程中出现意外伤亡、被执行人暴力抗法、执法人员被强行围堵等就是可能出现的风险。对于这些问题，必须在事前碰头会上仔细研究，充分考虑各种突发情况。当然，推演必须适度，要正视风险，但也不能、不必把所有风险都预测出来，再好的会议也不可能把所有的应急情况都想到，应该重视预案，但不可过于依赖预案。最后，适度民主，适度集中，形成方案。在研商工作中，领导者要特别注意把握好民主与集中的度，积极主动寻求共识，从而形成最终方案。既要避免领导者一言堂，独断专行，也要防止议而不决，讨论热热闹闹，成果一点没有。

第三，具体安排环节：要稳准狠细，务实有效。在统一了思想、研商了工作之后，就要安排工作细节了。在工作具体安排过程中，既要明确责任与标准，又要形成工作闭环，有部署、有督查、有时限，还要特别强调各个部门之间的统筹协调，苦干、实干、快干、巧干。首先，责任明确，标准明确。具体安排工作要明确所有工作人员的责任，做到人人有责任，事事有人管。还要将研商后的工作标准明确化，实现工作的各个环节知道该谁干、知道怎么干、知道干到什么程度。其次，链条完整，时限清晰。明确了责任和标准之后，还要统筹考虑工作的各个环节，实现工作有部署、有督查、有时限，从而达到工作链条化、链条完整化，形成常态化、制度化推进工作的良好氛围。此外，还要强调配合，注重分工合作。最后，一定要强调各个部门之间的配合协作，强调整个团队是“合基础上的分”，而不是“分基础上的合”，每个人既要做好自己分内的事，也要主动帮助、协调其他团队成员，共同实现团队目标。

技巧润滑 事半功倍

除了抓牢主题、抓实基本环节之外，领导者还要经常思考、总结组织会议的技巧，利用技巧实现事半功倍的效果。

第一，会可变形，有效为大。会议的形式可以千变万化，只要是能有效推动工作落实的形式都是合适的好形式。比如，给下属开小会，可以在办公室开，也可以在工作现场开，甚至可以坐上下属的车，在车上谈；可以简化程序，缩短时间，也可以为了突出某些工作，适当延长时间。

第二，大音希声，突出中层。领导者在会议中，最好追求大音希声的境界，自己适度少说、后说、精说，甚至有时可以装装糊涂，故意不说。要适当地把时间和舞台交给中层干部，让他们多说问题、多提方法、多想点子，让他们自己表态、自加压力。当然，也要适度调动基层员工的会议参与热情，引导一线工作者在会议中积极主动地发现问题、解决问题、承担责任。

第三，适当插话，适度点拨。一般来说，下属发言，领导者不应插话，不应立即评价，但有定例往往就有特例，有些时候适当插话、适当点拨反而会取得很好的效果。比如，对没听明白的地方，或者是比较重要的地方，领导者就可以插话发问，这样既表示领导正在认真听讲，又能让其他不好意思发问的与会者听明白。

第四，守正出奇，良性循环。开会有法，会无定法，只有守正出奇才能把会开好。同时，开好一次会议并不难，难的是形成高效会议的常态制度，形成会议与实际工作相互协调、相互促进的良好局面。只有把开好会议放到更大的格局中去考虑，把会议开活，把工作做活，才能实现整个工作系统内部的良性循环，实现工作有效开展与领导者个人素养稳步提升的双丰收。■