积极创新提高档案管理科学化水平

沈耀庭

摘 要：新时代要求档案工作必须打破常规，创新管理方式和服务机制，既要求广大档案工作者在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，积极创新，这样才能档案管理科学化水平，才能更好地提高档案管理服务质量和工作绩效。本文结合我市档案管理工作的实际情况进行深入的调查和研究，对提高我市的档案管理科学化水平提出合理化建议。

关键词：档案管理；科学化水平；积极创新

近年来，随着我国经济社会的快速发展，档案管理工作也一样，有了很大的进步。档案工作的基础设施和条件得到了极大的改善，档案基础业务和档案信息资源建设得到加强；档案部门进一步适应了社会对档案信息的需求，社会服务功能不断拓宽，社会档案意识和档案法制意识逐步增强。 因此，新时代要求档案工作必须打破常规，创新管理方式和服务机制，既要求广大档案工作者在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，积极创新，这样才能档案管理科学化水平，才能更好地提高档案管理服务质量和工作绩效。下文本人将结合我市档案管理工作的实际情况进行深入的调查和研究，以期能为提高我市的档案管理科学化水平提供借鉴。

一、提高档案管理科学化水平的意义

在信息技术不断发展进步的过程中，档案管理科学化水平的提高已经成为当前档案管理工作的核心，想要更好的提高档案管理科学化水平，需要先进的科学理论指导，选择正确的方式，对档案管理的机制进行完善，将档案管理工作向着标准化以及规范化的方向去发展。随着我国经济的发展，档案管理工作的作用和意义已经有了显著地改善和提高，对于人们日常生活的影响也越来越密切，因此，进行科学化的档案管理具有十分重大的意义。

1. 能够更好的满足信息时代的发展需求

当前在进行档案管理时，运用到了非常多的信息技术，很大程度上提高了檔案管理工作的系统化和数字化，对档案管理的方式进行了一定的革新，能够更好地满足人们在档案信息查阅方面的需求。通过科学化的档案管理工作，可以更好地解决在档案管理工作中出现的各种实际问题，与信息时代的发展相适应。

2.保证档案管理工作的持续健康发展

随着科学技术的发展进步，信息技术的应用范围不断扩宽，档案管理工作对于信息技术的发展有着极高的依赖性，因此，档案管理工作也将会向着数字化、网络化的方向发展。想要实现对档案的科学化管理，就必须要建立严格的制度，对档案管理过程中出现的各种问题进行规范，将问题扼杀于摇篮之中，通过这种方式，能够使档案管理工作更好的向着健康、持续的方向发展。

3. 使档案管理水平有显著地提高

档案管理水平属于我国文化的一项软实力，科学化的档案管理，在我国文化软实力的提高中可以发挥出重大的功能作用。当前我国急需要凝聚力量，保证中国梦的顺利实现，在这个过程中，对于文化软实力的建设有着很高的依赖性。档案属于一种主要的文化载体，记录了大量的历史文化资料，属于我国文化中一项非常宝贵的财富和资源。因此，通过科学化的档案管理工作已经逐渐发展成为提高我国文化软实力的主要途径。

二、我市档案管理工作现状

我市自1958年建立档案馆以来，已形成了具有一定规模、门类较多的综合档案体系。共建立了152个全宗，馆藏档案93119卷，其中文书档案45447卷、另3348件，专业档案47672卷、另27676件（包括房产土地档案、婚姻档案，死亡干部档案，违纪档案、艺术档案、声像档案、史志谱类档案、科技档案、农科档案、退伍军人档案，名人档案）。图书资料13061册，专业档案占馆藏档案的72%。主要体现了以下特色：

一是体现地方历史特色

《丹阳县志》（光绪志）共16卷，1885年出版。反映了丹阳的行政区划、地理位置、政治、经济、人文、风俗等方面的概况，是今天了解、研究丹阳的历史极为重要的一部信史。《练湖歌叙录》共10卷，清康熙54年（1715）编撰，民国丁巳年（1917）年再版，是一部较为少见的档案编纂类著作。该书收录了清康熙54年前（1715）历代关于练湖兴废、修浚、争讼的公文、奏、疏及文案，是一部了解练湖及其变迁以及丹阳地方历史的重要著作。《练湖歌叙录》以《尚书·大禹谟》“九功唯叙，九叙唯歌”之意为著作之名，其史学意义亦为深远。《练湖志》（光绪志）于光绪年间重修、民国丁卯年（1927）续印，共4卷。丹阳练湖于东晋时代成湖，自古以来对镇江地区的水利起着重大的作用。该志分图考、兴修、奏章、论说、俾记赋咏等篇章详细介绍了练湖情况。我市藏有1921—1949年期间的民国档案（国家重点档案）4420卷，共9个全宗，主要内容有民国时期丹阳的政治、经济、财政、文化、卫生、地方治安等情况；日寇侵占丹阳时的暴行，丹阳人民不屈不挠的抵抗；新四军在丹阳的抗日活动等。民国档案（国家重点档案）较全面地反映了解放前丹阳的历史面貌，民国档案现已成为国家重点档案，是关于民国时丹阳地方历史最重要的档案。

二是体现地域文化特色：

我市近年加强了对反映地域文化特色的档案征集工作。现馆藏有反映地域文化特色的专业志，如《农林志》、《建设志》、《交通志》、《水利志》、《军事志》等；有镇志、村志、企业志、专门志如：《九里庙志》为宣统年间重修版的手抄本，共2册，记述了位于延陵镇的九里庙的座落、来历、内部结构，历代文人官吏的赋咏等情况；还有40余部谱牒（族谱）类档案。如：《珥塘荆氏族谱》共二十六卷，三十六本，记述了从始祖刘贾（汉高祖刘邦的从兄，因有功被封为荆王）到1945年荆氏家族的起源、发展，记谱长达二千二百多年。

三是体现地方人物特色：

丹阳自古以来人杰地灵，人文荟萃，曾先后涌现了一批知名人士。《丹阳名人录》记述了著名艺术家、教育家吕凤子、爱国名人马相伯、著名语言学家吕淑湘，管文蔚三兄弟等出生于丹阳的杰出人物对社会的卓越贡献和成就。我市还建立了管文蔚、马相伯、束云章三个名人档案全宗。我市的艺术档案来源于为纪念吕凤子诞辰一百周年全国书画界人士作的书画，其中有林散之、程十发、亚明等名家手迹，还收有为纪念吕凤子诞辰一百周年发行的《吕凤子画册》等。

四是体现地方经济特色：

丹阳丝绸业起始于光绪初年，抗战前已有相当规模。《过去的丹阳丝绸业》从生产、运销、其它三部分介绍了丹阳丝绸生产的品种、沿革、过程、丝绸厂、绸庄的创办、兴衰、经营方式等情况，对丹阳的特色经济之——丝绸业进行了历史的回顾和总结。《房产土地档案》共计1234卷，形成于1951年土改时期，主要记述各区乡每家每户当时分得土地、房产的数量、座落及四至位置，从一个侧面反映了丹阳土改时分地分房的情况。

五是体现资料的珍贵特色：

我市馆藏《宋御库所藏薛稷拓兰亭序》（影印本）为一千五百年前产生的《宋御库所藏薛稷兰亭序》的拓本，经于右任、胡适、程潜、溥儒等名家的鉴定，封面有徐悲鸿手迹。“文渊阁”的《江南通志》是乾隆年间的引印本。从民间征得的《十三经》（珍珠版）及其笺注书内容包括古代文学、哲学、历史、自然科学等诸多领域。这些藏书版本较古老，有极珍贵的保存价值。馆藏报刊有抗战时期马相伯主办的《救亡情报》，1937-1949年完整的《新华日报》等珍贵报刊。

三、我市档案管理工作中存在的主要问题及原因分析

成绩是喜人的，但是通过调研我发现我市在档案管理方面还存在诸如重视程度不够、管理制度不健全、档案室硬件环境设施差等问题，主要表现在以下方面：

1、对档案管理的重视程度不够。一些领导干部对档案工作重要性认识不够，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。导致机关档案管理人浮于事，工作不力，档案资料收集、整理、归档工作滞后，不能充分发挥档案管理工作应有的作用。

2、管理制度不健全，管理人员素质参差不齐，管理水平不高。有的机关档案管理制度不健全，管理混乱；有的机关档案管理有制度，但没有相关的配套实施办法和检查考核措施或检查督促考核未认真落实。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，严重影响了档案管理水平。一些档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力。随着计算机及网络信息技术在档案管理中的广泛运用，管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段。

3、档案室硬件环境设施差。对档案管理必备的条件解决落实差，有的机关没有专用档案室，有的机关档案室与办公室为一体，有的机关的档案室只能叫杂物保管室，档案室里档案没有多少，杂物、旧物却堆满房间；有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。这些情况，都不利于档案的长期安全保管。

4、不利于档案信息资源的开发利用。由于目前各机关的档案各自为政，而且，各机关的永久、长期卷要在档案室保管5-10年后才向档案馆移交，再加上各机关档案管理人员素质参差不齐等条件限制，不可能对档案进行系统的编研、收集和开发利用，使档案信息资源的开发利用局限性很大；机关绝大部分的档案室可以说基本上没有开展这项工作，只停留在你查我调的阶段；等档案进馆以后，由档案馆再来开展这项业务，有些档案信息又失去了现实性和适用性，在很大程度上影响了档案馆的发展。

四、我市档案管理工作创新途径浅析

面对存在的一些问题，需要相关部门高度重视，积极配合相关问题的探讨与研究，实行有效的创新来保障持续不断的发展，以适应社会对于档案管理的需求。我认为档案管理工作创新途径有：

1、思想观念创新

在档案现代化管理中，思想观念是否适应现代化至关重要，档案管理工作创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。因此，要做好档案管理工作创新，首先要作好思想观念的创新。观念创新是管理工作创新的前提，是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理理念，特别是随着档案管理知识化、网络化、社会化，档案部门必须逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。这就要强化两种意识：一是要有积极的转化意识。档案是一个庞大的信息库，但一般情况下，各种信息是比较零散地存在众多的单体档案中的，只有根据需要，把相关信息系统化，规范地整理出来，才能更好的发挥档案的信息作用，体现档案信息价值。因此，把档案内容通过加工整理变成更直接更适应需要的信息，是档案部门义不容辞的职责。二是要进一步强化档案使用的效率意识。众所周知，收集和整理档案的最终目的是利用档案，怎样更加有效地利用档案，使档案在管理和利用过程中的效率更高，是我们必须高度重视的一个问题。所以，必须改变过去档案工作无所作为的思想，强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。

2、管理机制创新

随着科学技术的进步和市场经济的深入发展，创新档案管理机制对提升档案管理水平具有重要意义。一是加快档案信息化工作，全面推进“数字档案馆”建设。在做好标准化，规范化工作基础上，实现馆藏档案的数字化、整合馆内信息资源，为广大群众提供科学快捷方便平台。二是整合各类民生档案资源，推进民生领域档案规范化建设，建立民生档案利用体系，加强民生档案开发。要以“关注民生，服务民众”作为宗旨，积极围绕民生档案开展提供利用，為百姓切身利益提供有效服务，为利用者提供可靠真实档案信息依据，为政府科学决策和维护社会稳定提供有力帮助，更为构建和谐社会发挥巨大的作用。

3、管理方式创新

目前计算机已应用于档案管理工作，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其他方面的应用还有很大的提升空间。其实，我们只要肯观察，就不难发现在我们日常的档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高效率。档案馆虽然收藏有不同门类的档案信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，大家仍然会感到库藏资源的不足，这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理模式落后导致的利用效率不高。所以必须不断地全方位多渠道地收集资料以充实库藏档案内容，提高库藏质量，调整思想，朝着为企业的高效、快速服务去思考、去联系，有目的、有重点、有计划地收集公司需要的档案资源，并对现有室档案资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

4、服务方式创新

档案服务是档案工作的中心，档案工作通过才能发挥其应有的作用，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机与活力，走上可持续发展的道路。要利用信息技术实现档案管理服务创新，档案人员则要防止思维固定式，克服一切按习惯做事，凭经验来想事处世的思想，勇于接受新思路、新技术、新方法。在这个基础上树立现代服务理念，以创造性的思维，突破以往情况的服务思想，开拓新思路。注重服务的现实性，通过了解需求来确定服务方向；扩大服务范围，把本单位、本系统外的所有潜在用户也作为服务对象，要考虑为解决利用者的现实需求，提供多种途径为他们利用本单位档案提供便利，做到引导服务，主动服务。

提高服务能力，先进的技术，需要掌握先进技术的人来控制，我们要提高档案部门的服务功能，就必须从两个方面来考虑：一方面是基础设施的完善，使得档案部门的信息管理能力提高，从而能为单位和社会提供更多的信息服务；另一方面是档案管理队伍的素质提高，使得档案部门的整个服务过程能更有效率，更有质量。信息化时代带给了我们太多的机遇，档案工作者只有主动掌握时代的节拍，在档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，不断创新，提高档案管理的科学化水平，才能使我们的档案事业才能不断的向前发展。

参考文献：

[1]程春龙.信息时代的图书管理创新[J].产业与科技论坛.2011，（10）.

[2]翟松雪.图书管理创新之我见[J].中国期刊网·探索争鸣，2009，（5）.

[3]刘常梅.图书管理创新的策略探究[J].中国校外教育（下旬刊） ，2014，（6）

[4]李琦. 图书馆管理创新[J].内蒙古科技与经济，2012（12）