探讨档案管理中电子档案的应用价值

张宇

摘 要：档案管理对于企业单位乃至社会事业的发展来说具有十分重要的作用和意义。在当今电子信息技术迅速发展的背景下，档案信息的管理也开始出现了很多变化，由原来的纸质类档案资料，迅速转变为电子档案。也就是说，一些档案信息已经不需要利用纸张进行整理和记录，而是存储进计算机系统当中进行保管，还可以依靠系统的检索功能来进行信息调阅和后续研究，提供了很大的便利性和实效性。因此我们应该充分挖掘电子档案的实际应用价值。

关键词：档案管理；电子档案；价值

引言

档案信息资料的实用价值愈加凸显，尤其是在当今这个信息时代，各大企业乃至攻击基层事业单位都开始转变对档案管理这项工作的态度和理念，不只是认为档案是一种重要的信息资源，而且正在积极推进管理体制和工作方法的创新优化，将档案信息中的应用价值充分挖掘出来，以提供管理层做出决策和部署的参考依据。但我们也应当注意到现行的档案管理机制和体系中仍然存在诸多问题和缺陷，解决问题从而完善管理体系就成为了当务之急。

一、目前我国的档案管理现状

现在我国的档案管理方式在档案管理工作由于受思想意识、经济、文化等一系列因素的限制，具有一定滞后性，纸质档案暂时无法退出历史舞台。在档案管理过程中，合理科学的分类、多样化、全方位的建立索引信息等工作都需要更好地完成电子档案的应用。此时，电子档案应用的重要性和必要性就得到了深层次的体现。

虽然现代档案的管理水平有了一定的提高，通过建立电子档案，既节约了大量纸张资源，又由此建设相应的信息化管理体系，但是其中暴露出的问题也很多。比如纸质档案并没有被电子档案完全替代，管理工作就很明显的被一分为二，形成了两套管理体系，原有管理模式以及新型的电子档案管理方式并存，工作效率并没有得到很大的提升，还由于存在的矛盾和问题而引起管理水平的下降，也使得现代化的电子档案的相关管理工作发展较为缓慢，很多新型的管理举措和策略无法及时有效地加以落实和执行。

但随着电子档案普及程度的持续提高，围绕电子档案而建设起来的新型管理体系也在迅速完善当中，我国基层单位开始普遍重視档案信息管理类工作的体制改革问题，并积极引进和融入包括电子档案技术以及相关信息技术在内的多种科学技术方法，逐步改变了档案管理类工作发展滞后、缓慢的局面，开始向着更高水平的现代化迅速发展。我们既要看到目前纸质、电子档案管理中所面临的问题，也要重视档案信息所具备的应用价值。

二、档案管理中电子档案的应用价值

（1）使用方便，提高办公效率

在传统的纸质档案管理工作过程中，工作人员主要依靠于手工操作，容易出现字迹模糊、信息收集不全、统计错误等问题，不仅耗费了大量的人力和时间，而且由于个人对分类标准的理解不同，导致整个分类管理工作的效果不尽如人意。电子档案的应用运用计算机强大的信息处理能力，使数据无论是在采集、存储、分类还是统计环节，都变得更加方便，并且无论是起草、处理、传输都更加简单易行。同时电子文件在存储光盘和磁盘信息的同时，使用计算机可以很好地解决这些问题，缩短时间，使人们能够按照数据的分类进行收集、统计和查询。在管理文件时，节省了人力，提高了准确性和检索效率。

（2）实现文件和文字信息等资源得到共享

传统的手工操作管理档案方式使各个企业、单位、部门之间想要实现资源共享，即使在小范围内也需要很高的成本，而大规模、全面的资源共享更是十分困难。因此大量信息出现闲置状态，很大程度上造成了文件和档案资源的浪费。电子档案管理系统利用电子应用构建一个纵横交错、内容丰富的信息集合，在此基础上合理组织各种搜索、检索和利用工具，使人们可以从多种角度、多种方式搜索信息，并通过网络实时传输各种资源，使大规模、大面积地共享资源变得轻而易举。适合于现代社会要求的快速、高知识产出和多样化的信息吸收，提高了档案管理的效率，减少了中间环节，大大提高了对档案的利用率，实现了不同历史时期信息的交换和共享，增强了业务联系。

（3）提高了档案管理的服务质量，降低保管难度

相较与纸质文件而言，电子文档载体的使用寿命比较长。纸张的耐久性取决于纤维素自身的性质，纸张在水、火、酸等条件下很容易受到损坏，在档案管理工作过程中如发生意外很容易造成不可弥补的损失。而电子文件完全不存在这些问题的困扰，并且随着科技的发展，存储和读取电子文件的设备也越来越成熟。可以根据具体的需求选择不同的载体，如光盘、U盘、移动硬盘等。这些载体都具有易存储和读取，存储时间长，稳定性强不易损坏的特点。

（4）保证档案传输过程中的安全性的及时性

在传统的纸质档案传输过程中，主要依靠人力通过邮递等方式进行传输，不但浪费时间、人力且档案安全性低，还很容易出现资料延误、丢失、破损等情况。而电子档案的应用不但能够确保文书档案的安全性，更能有效的避免档案资料在传输过程中出现延误、丢失、破损等现象，同时传输速度得到了极大提高。

（5）有效避免资源浪费，使环境问题得到改善

在现在大规模应用电子档案的管理模式下，用纸量明显减少，从而有效节约了森林资源，对改善了环境具有重要意义。此外，电子文档存储不需要建立合适的存储空间和各种储备条件，有效避免了资源浪费。在节能环保方面，同样具有重要意义。

结束语

无论是传统纸质档案管理方式还是现代电子档案管理方式，安全始终都是我们需要注意的最关键、最根本的问题。虽然电子档案的应用提供了诸多便利，但其中也存在着各种不确定因素，在安全性方面也存在一些缺陷，如因网络病毒恶意攻击导致资料信息泄露、重要文件丢失等。因此我们在使用期间需要定期检查、杀灭网络或电子载体中存在的病毒，并对重要文件做好备份措施，以保护文件中的相关信息安全。但是相信随着时间的推移，现阶段文档和文件管理信息电子应用的问题将最终得到解决。未来在的档案管理应用上，电子档案一定是大势所趋，文档和文件管理信息的电子应用将突出其不可替代的优势，使人们充分享受到电子档案应用的巨大便利。

参考文献：

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