档案信息化建设与档案管理的几点思考

周建平

摘 要：随着社会的不断发展，信息化档案管理逐渐出现在人们的视线之中，并被广泛运用。在信息技术飞速发展的今天，进行信息化档案管理是档案管理工作发展的必然之势。信息化档案管理不仅能适应社会的发展，还能提升档案管理工作的有效性和便捷性。并且极大提升了档案存储的时间和安全性，实现档案资源共享这一目标，为我国的可持续发展做出贡献。本文针对档案信息化建设与档案管理的几点思考进行探究，希望具有借鉴价值。

关键词：档案管理；档案信息化；建设

随着时代的变迁，传统的档案管理已经不能适应社会的发展，并无法满足人们对档案的需求。针对这种现象，我国开始大力实行建设信息化档案管理。但是在当下的信息化档案建设过程中，仍然存有一些问题对信息化档案管理建设的进程产生影响。基于此，如何提升信息化档案建设的有效性以及加强档案管理已经成为人们首要面临的问题。

一、信息化档案建设的组成内容

（一）建设数据库

在信息化档案建设过程中，数据库的建设是信息化档案能够有效管理的根基，也是核心所在。数据库是存储档案的主要场所，如果在建设信息化档案管理时，没有建设相应的数据库，或者是数据库建设的不合理、不可靠，那么会对档案管理工作产生实质性的影响，在进行检索文档时，会产生诸多问题。在数据库的实际建设过程中，不仅需要建设卷级目标，还需要细化到文件级目标，只有这样才能使相关管理人员在进行档案检索时更加方便有效。除此之外，因档案文件的重要性，所以在一般情况下，存储的档案会进行永久性保存，而随着时间的累积，档案的存储量会逐渐增大。因此，在建设数据库时要注重数据库的容量和规模，以此来进行更加有效的档案管理工作[1]。

（二）建设软硬件设施

在建设信息化档案管理的过程中，软硬件设施的建设是最基本的建设部内容，也是最主要的建设内容之一。软硬件的良好建设能够确保信息化档案管理工作能够持续稳定的开展，如果对软硬件设施建设不重视，那么会对日常档案管理、档案资源共享以及档案传输等工作产生严重影响。因此，在实际建设过程中，要注重对软硬件的建设，从而确保信息化档案管理工作能够发挥其真正的效用，提升档案管理工作的质量和效率[2]。

（三）加强软件系统的更新与开发

对信息化档案管理中软件设施的更新以及开发是保证档案管理工作能够在日新月异的今天保持稳定的发展，不与社会相脱节的重要途径。当下的信息技术正在迅猛发展，要想让信息化档案管理系统能够稳定流畅的运行，就必须要注重加强软件系统的更新与开发，以此来避免因档案管理系统得的性能过低，对管理工作产生影响。除此之外，对软件系统不断进行开发能够让档案管路工作变得更加高效、便捷，开发出来的新功能、新程序对档案管理效率而言，都是一种质的提升[3]。因此，在实际建设过程中，相关人员必须要重视对软件系统的更新与开发。

（四）注重管理人员的职业素质

常言道“好马配好鞍”，有良好的信息化档案系统却没有与之匹配的专业管理人员，这对档案管理工作质量和效率而言并不能起到提升的效果。因此，在建设信息化档案管理的同时，需要建设相关管理人才队伍的建设。信息化档案管理需要管理人员具有较强的计算机技术与软件技术，所以要注重对管理人员进行专业的培养。并且在管理过程中，要定期组织相关管理人员进行培训，从而提升管理人员的自身专业素质，从而有效提升信息化档案管理的质量和效率。

二、信息化档案管理措施

（一）进行数字化建设

信息化档案建设的最根本目标就是能够实现资源共享，资源共享能够在一定程度上提升档案文件的利用率，并促进社会的发展。因此，在档案信息化建设过程中，相关人员可以对数字化建设给予高度的重视。数字化建设在信息化档案建设中有着巨大的作用，其具体细节为：信息化档案的建设者应遵守信息化档案建设的标准规范与原则，通过制定一份科学、合理的工作计划来加快数字化建设的脚步。另外，在信息化档案实际建设过程中，需要选派出一名专业的人士来对档案建设进行管理和监督，从而确保建设过程中不会出现影响工程进度的问题，并保障信息档案的质量，并不会发生资源浪费的现象。除此之外，在现阶段的档案管理中，部分档案室中还存有一些较为珍贵的纸质档案。因此，档案管理部门应重视这些珍贵文档的保护，并可以制定一些关于电子档案和纸质档案并用的体系，从而对有价值的纸质文档进行保护[4]。

（二）建立、完善档案管理体系

档案管理体系的建立和完善能够确保信息化档案建设和信息化档管理工作能够有条不紊的展开，从而提升档案管理质量。只有不断完善档案管理工作體系，才能让信息化档案这一工作切实有效的落实下去。要想完善信息化档案管理工作的体系，可以从多个方面进行完善：1.需要建立完善的管理制度，并且将制度切实有效的落实下去，然后需要将传统的档案管理运行机制进行改进。关于电子档案的管理需要完全依照我国相关部门制定的法规取执行，实行上下联动管理制，并与相关检查部门保持时刻联系，确保电子文档处于全程被督察管控的状态。另外，实行国家档案管理规定，可以让相关的档案部门进行行政管理，将一系列的信息化档案管理的职能下放，进而提升信息化档案建设和管理的有效性。2.在信息化档案建设方面，必须要依照相关的法律规定，制定相关的项目计划书。计划中必须要细致体现，比如像建设单位、规定完成日期、建设标准规范等，如果建设完毕之后发现与项目计划书中不符，需要采用法律手段来进行维护[5]。这种方式能够有效的规范建设工作。除此之外，相关档案管理部门可以针对信息化档案管理工作制定绩效评估体系，并实行奖惩机制，通过这种方式能够让相关的管理人员充满工作热情，并随时规范自身的行为。

（三）保障资金体系和技术支撑

在信息化档案管理过程中，技术支持和资金投入是确保管理工作能够稳持续的重要保障。因为在实际管理过程中，档案系统可能会出现系统崩溃、感染病毒以及硬件设施损坏等问题，而这时就需要通过技术支持来解决问题。当然，这一切都需要大量的资金投入。只有这样，才能让信息化档案工作稳定持续下去。除此之外，档案管理部门还需要重视对档案管理设备的更新，从而确保档案管理工作能够一直保持着高质量、高效率的状态[6]。

结束语：

综上所述，信息化档案的建设其目的就是为了能让档案管理工作能够适应社会的发展，满足人们的需求。因此，要重视对信息化档案的建设以及加强相关管理工作，从而切实有效的提升档案管理工作的质量以及有效性。随着人们对信息化档案建设的重视，我国档案管理完全信息化的进程也在不断加快。

参考文献：

[1]彭柳. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 办公室业务， 2017， 8（21）：93-93.

[2]杨彩虹. 解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 才智， 2016（4）.

[3]王纪奎. 解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 卷宗， 2016（9）.

[4]秦虎. 解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 工程技术：文摘版， 2016（10）：00274-00274.

[5]褚志臣. 关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 科学技术创新， 2017， 8（13）：250-250.

[6]奎菊芳. 关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 祖国， 2017（21）：81-81.