中小学档案管理信息化建设探讨

郝利宏

摘 要：随着网络和科学技术的不断发展和优化，信息化的管理方式已经逐渐的渗透进学生的教学管理和档案管理。这样的档案管理方式将计算机技术有效的结合利用，使中小学的档案管理更加的快捷和高效，档案信息的存储量也进一步提升和优化。因而随着学校对学生的档案管理越来越重视，将档案管理有效的进行信息化处理和建设，可以推进档案管理质量的提升。在此基础上，本文将对中小学档案管理信息化进行研究和分析，从而推进档案管理工作的顺利开展。

关键词：中小学；档案管理；信息化建设

引言：

中小学的档案在实际的管理中是非常复杂和繁琐的，而将信息化技术与档案管理的有效的结合是教育管理的发展趋势。档案对于学生来讲就是一份学生的学历证明，但是对于学生的发展和成长来讲都是非常重要的。因而根据对相关的中小学档案管理的现阶段状况进行分析和研究，从而制定相应的档案管理的规范措施，推进档案管理工作的有效的进行。

一、中小学的档案管理的现状和信息化管理的优势分析

首先：针对中小学的档案管理的工作的现阶段状况的分析。部分档案管理人员在实际的档案管理中，对档案管理的重要性不能有效全面的进行认识和理解，没有将档案管理的有效性对整体学校的管理工作和发展进行有效的联系，使得管理技能和力度方面存在部分問题和不足，不能保障档案管理的安全性和质量。另外就是相应的档案管理人员的资源缺乏，在现阶段的学校管理工作中对档案管理人员的专业性要求和管理技能的要求较低，甚至部分管理人员不是全职的管理档案，从而这样的人员的不稳定性就会导致管理之间不能有效进行衔接，往往会出现管理的漏洞，导致学生档案的遗失或者损害[1]。

其次：中小学档案管理信息化发展的具体好处的分析。第一：中小学的档案信息化管理主要是将计算机网络系统以及相关的储存资源有效的结合和利用，使得学生的档案内容能够更加的全面和丰富，并且能够进行大量档案数据的存储，有效的将学生档案的存储容量进行优化和完善。并且传统的档案存储是以纸质的方式和管理方法实现的，信息化的档案能够有效的保障管理的质量和效率，并且能够提供更加方面和有效的查询和阅读功能，实现高效率的档案管理。第二：中小学档案管理信息化的发展可以有效的推进学校管理系统的优化和完善，使得档案管理信息化能够更加规范和全面。档案管理信息化的发展可以使得学校在信息化管理的专业性人才方面进行引进和培养，充分提升信息化管理的质量。并且现阶段的中小学管理人员只专业素养和管理能力方面存在一定的局限性，档案管理信息化的发展和建设可以有效的对管理人员的专业技能进行培养和优化，从而促进整体管理质量和效率的提升和完善，学校的管理系统也能够更加的健全和优化。第三：可以有效的将学校或者地区的电子文件数据的管理中心的优势充分的发挥和体现，将相关学生的档案有效的在学校的管理网页和系统里衔接，使得可以有效的便利教育机关和政府机关的信息档案查询，提供更加快捷有效的网上档案信息服务，实际档案管理的价值[2]。

二、中小学档案管理信息化发发展的具体措施

随着教育理念的不断优化和发展，中小学档案管理信息化发展可以有效的推进教育管理现代化，网络化的科学发展的进程，可以将档案管理的效率和质量进行有效的提升和优化，实现信息资源的有效管理。并且在网络信息化建设中的档案管理可以使得管理的行为更加规范和标准，可以成功的避免学生档案信息的遗失，从而实现管理质量的提升和学生教育资源的积累。因而将针对档案管理信息化发展的建设提出几点意见：

首先：充分的重视和认识学生档案管理信息化的重要性以及相关管理标准，从而有效的进行科学合理的档案管理和信息化的建设。在实际的中小学的档案管理信息化发展中，应该根据管理的标准和需求，全面有效的都信息管理的相应设备进行规划和配置，其中就必须包括专业的管理人员以及全面的管理的系统，从而才能更加有效的为档案的信息化管理提供技术和人才的支撑，实现档案管理高质量的发展。并且应该对相关的档案信息化的人员进行管理和规范，严格按照档案信息化的管理系统对信息和数据的格式要求进行档案的制作，充分重视档案管理信息化的标准，使得各管理部分之间能够相互合作和监督，实现中小学档案管理建设的全面发展。其次：规范信息化的建设，将档案资料更加合理化和科学化的发展。在对相关的档案管理人员的选择时，应该优先选择熟悉学校的管理工作以及学校的基本学生的情况的管理人员，在进行管理时才能更加熟练的进行管理工作的开展。并且应该定期对相关的管理人员进行专业管理技术和知识的培训和学习，使得档案管理人员能够更加的专业化科学化。以此同时，学校也应该抓住发展的先机，将自身的档案管理数据库进行优化和完善，从而使得学生的档案管理能够更加规范和全面，实现档案的优化管理[3]。

其次：对档案管理工作进行强化，有效的提升档案管理的水平和质量。随着学校教育理念以及管理理念的不断优化，将档案的管理工作更加现代化科学化的发展。而如何将档案管理信息化工作更加规范全面的运行，主要可以分为两点：第一：档案管理的理念应该先进性发展，有效的对档案管理是重要的信息资源的意识进行确立。在这样端正先进的管理理念下，相关的管理人员的管理目标和积极性能够更加有效的提升和优化，促进管理效率的提升。另外，将档案管理信息化发展的管理体制进行完善和优化，使得相关的管理人员能够进行有效的监督和控制，让档案管理运行的质量得到有效的保障。第二：制定有效的发展管理的计划，推进档案管理的科学化和现代化的发展。有效的将相关的档案管理的设备，将计算机将档案的收集，档案的处理以及档案的系统登载有效的结合利用，促进了档案管理的流程更加规范和完善，是先档案信息管理水平的提升和优化。最后就是学校方面应该有效的对相关的管理系统进行有效的开发和完善，强化网络建设档案管理的网页建设的同时，提升学校的信息技术开发技能。并且可以和区域内的中小学进行有效的合作，可以实现相关资源的共享和建设，将计算机作为基础的技术开发的设备，进一步提升中小学档案管理的系统进一步优化和完善[4]。

三、结束语

总而言之，中小学档案管理信息化建设是一项长期发展的任务和工程，学校，教师以及相关管理技术人员的共同努力和协助，实现中小学档案管理信息化的稳定发展。并且在对档案管理信息化管理的重视下，加大对档案管理信息化建设的资金投入，对管理人员的综合素养和专业能力进行优化和完善，为档案管理信息化提供技术的支撑和保障。通过这样管理方式的不断发展和深入，不仅可以推进中小学管理工作的有效全面进行，还可以促进档案的管理质量和效率的提升，为资料和档案的管理提供更加便利的查询通道，推进档案管理的进步和优化的同时，中小学管理的能力和技能的提升，推进学校更加健康全面的发展。

参考文献：

[1]孙翠云.中学档案管理信息化建设探讨[J].电子世界，2016（21）：40-40.

[2]高永安.中小学档案管理信息化建设初探[J].办公室业务，2016（7）.

[3]崔红娟.中小学档案管理信息化建设初探[J].科教导刊：电子版，2017（17）：46-46.

[4]王元.中小学档案管理信息化建设思考[J].青海教育，2018（6）.