办公用品信息化管理模式

王芳 李红

摘 要：传统的办公用品管理中，存在着诸多的浪费现象，并且，单位一般也缺乏规范的领用标准。公司可以通过限额的管理措施，以及完善的领用审批手续，并且引入办公用品管理信息系统，为办公用品的库存管理建立电子账单，力争做到办公用品管理的系统化、规范化、科学化、自动化，最终实现物品利用率最大化，节约资源，控制运行成本。

关键词：办公用品；管理信息系统；运行成本

1.前言：在各个领域中，随着精益化管理、信息化建设的应用，单位内办公用品管理也逐渐成为企业节能降耗、压缩成本的一个重点。但是，在大多数企业中，目前仍然采用原始的手工做账形式。在当今信息革命的浪潮中，显然，传统的记账已经不能满足高效率、快节奏的现代工作流程的要要。因此，设计并开发一套适合办公用品信息管理的系统，加强日常生活中，办公用品使用各环节的严格管控，降低单位的管理费用，并且，对各类信息进行详细的统计与分析，对于提高办公效率，规范办公用品的管理，具有十分重要的现实意义。

2. 办公用品使用及管理的现状分析：

通过对单位办公用品管理及使用情况进行调研与分析，了解到关于员工在日常办公用品的使用方面态度、日常管理以及审批的模式均存在着很多问题，随着时间的加长，办公用品的浪费也越来越多。调查显示，由于很多员工从来不关注办公用品使用情况。因此，在日常办公中，就存在着各种浪费以及不必要的损耗，同时，由于办公用品领用制度的不完善、管理制度不规范、惩罚制度不明确，这就让很多人钻了空子等。

最为突出的一方面，就是纸张的使用存在巨大的浪费。虽然当下网络技术的发展使得网上办公越来越方便，然而，无纸化办公依然在短时间内无法完全取代传统的纸质办公，在一些会议的场合，还要将文件打印出来，人手一份，在大型会议的场合更是需要准备多份，但是，纸质的文件在使用过后，通常不会进行回收重复的利用，这样就导致每年存在大量的纸张浪费。而且，在文档的修改或调整中，往往就会因为只有一个错字，就废弃所有打印好的文件，并且，这类文件基本都是单面使用，这就对办公资源造成极大的浪费。传统的钢笔、圆珠笔由签字笔所替代，中性笔通常可以更换笔芯继续使用，但是也很少有人愿意去更换。大多数是由于没有这样的意识，多数员工都是直接领取签字笔，却很少有人领取笔芯，所以，基本上不去更换，小的浪费积少则成多，最终使得办公用品的浪费问题也逐渐的浮出水面。其次，大多数单位也没有规范的办公用品领用标准，这就造成了单位办公用品费用支出不固定，不断地出现新的需求，导致办公费用也不断增加，同时，也使得企业的管理成本有所增加。

3.应对措施及建议：

随着许多单位信息化建设的不断发展，企业的使用信息系统进行管理势在必行，单位通过引入办公用品管理的信息系统，能够增强办公用品在各个环节的监管，并且大大的提高办公用品工作的管理效率，从而提高企业的现代化管理水平，实现精益化管理。做到节省了人力物力，减轻了员工手工处理办公用品的工作负担，最终也必将产生经济效益。

（1）限额管理：通过对以往使用量的分析，把每个人员工在一定时期内使用的办公用品进行定额化或定量化，并且引入领用次数，以及领取总量的限额管理模式，对领取频率高的物资，设置部门领取的最高限额。使得每个人从思想上认识到办公用品的浪费的问题，可以真正做到相互监督，这样就可以弥补办公用品管理上的缺失。

（2）完善领用审批手续：针对不同的用户，可以给予不同的权限，系统上的审批手续要更加严格、规范，减少随意领用和重复领用。由于系统和库存量的关联，也将有效的减少无效领用的发生。

（3）建立办公用品库存管理电子账单：办公用品的采购、入库、领取情况均录入系统，并且生成报表，这样更容易对数据进行统计与分析，能够及时的发现问题，调整管理的思路。可以直观看到库存现状，实现对办公用品余额信息进行查询，并实时更新库存情况，领用缺货时形成缺货登记表，明确采购的内容，有利于保持最优库存。

4.办公用品管理信息系统主要功能模块：

主要实现功能包括以下几个方面：物品的入库信息管理，物品的领取信息管理，出库信息管理以及查询库存信息。

（1）基本信息的管理功能：对人员、机构信息以及权限设置，办公用品基本信息的查询、添加、删除和修改功能，根据所需要实现的，适当的添加或修改型号规格等信息。同时，维护部门及人员相关信息，把各部门领用限额进行体现。对用户管理、日志管理等信息进行管理与维护，并能够进行对应的权限管理及数据备份。

（2）入库及库存管理功能：把办公用品进行分类并登记入库，就可以随时的查询入库办公用品的基本信息资料。根据入库的信息、领用的信息，自动更新办公用品的库存数据，最终实现对库存情况的实时监控。当库存不足的时候，生成缺货单或采购单，以便管理员能够根据缺货单采购商品。

（3）办公用品出库领用功能：部门的内勤可以根据自己的需求，申请使用单位的办公用品。同时，对所需的物品申请表進行修改，无法领用的生成缺货登记表；部门的领导和分管领导使用领用管理界面对办公用品的领用申请进行审批，就可以查看所需要领用的办公用品品类信息以及库存的信息，然后对是否领用给予批示；库房管理员可以添加、修改、删除、查询办公用品的出库信息。除了根据用户权限限制品种，还要限制申请的数量。

（4）办公用品查询及报表功能：系统的用户能设定某个条件查询一类或者某种产品库存情况，并生成按部门、人员或办公用品名称排布的各类统计报表。在统计和查询方面能够支持单一条件查询、多个条件组合查询、模糊查询和精确查询四种方式。

5.结束语：

办公用品的管理作为资产管理的一个重要的组成部分，如果对办公用品进行有效的管理，就能够使物品利用率最大化，节约资源，控制管理的成本。利用计算机来代替人工处理一些重复而且工作量大的工作，这样不仅可以节约人力和资源成本，而且还能提高整个办公用品管理工作的透明度，便于对办公的监管和监督。从而使管理者使用更加便捷、数据更加准确、获取更加及时，使其更规范化、科学化、人性化、网络化。

参考文献：

[1]周灿.关于办公用品管理现状及措施的探讨[J].对策建议.2015（11）