基于麦肯锡7S模型的高校科技信息机构管理与差异性研究*

杨 桦

（江苏大学科技信息研究所，江苏 镇江 212013）

1 引言

高校科技信息机构是专业进行科技信息服务、管理、科研及教学的机构，具有服务性、行政性与学术性多重属性，亦是高校社会服务的重要基地。科技信息服务包括分析、处理、加工与发布[1]。科技信息管理是规范、约束各类信息相关主体行为。科技信息研究将生产新知识、探索信息规律。科技信息工作是科研突破的重要因素[2]。

近期，社会科技发展迅猛，高校科技信息机构出现三种新趋势：一是信息活动知识化趋势。学科知识服务、学术知识评价、知识产权关联等比例逐步提升。二是业务合作化趋势。高校科技信息活动以机构为主体，与学院、图书馆、科研部门、社会机构等互动协作。三是人员多样化趋势。早期人员以满足单一服务需求为主，近期人员需求趋向高学历、高素质，满足由信息资源收集、加工、应用转向知识分析、生产、研究。三种趋势导致信息机构管理特征由简单、稳定的可预测性向动态、风险的复杂性转变。正如管理学家比尔所说，旧世界特点是管理事务，新世界特点需处理复杂性[3]。高校科技信息机构管理复杂性又呈现出三类倾向：服务倾向、管理倾向、科研倾向。综上所述，高校科技信息机构管理需要一种应对复杂局面的理论模型协助。

依CNKI数据，经Citespace分析系统对2018年前研究文献进行分析显示，高校科技信息机构主要研究结点集中于科技成果、资源共享、信息资源、定题服务等服务主题，较少涉及管理主题，未见差异性分析，如图1所示。

图1 高校科技信息机构研究文献图谱

因此，笔者引入美国麦肯锡7S管理模型，应用于高校科技信息机构管理研究，并利用问卷对从业者进行量化调查，并利用SPSS软件对数据进行分析，探索机构三类不同倾向管理的差异性。

2 麦肯锡7S模型

麦肯锡7S模型是系统方法研究的复杂性管理模型，构架含结构（Structure）、制度（System）、风格（Style）、员工（Staff）、技能（Skill）、战略（Strategy）、共同的价值观（Shared Value）7个元素，分属于“硬件”与“软件”，为组织发展过程必须考量的基本元素[4]。模型的战略、结构与制度归属于组织“硬件”，风格、员工、技能与共同价值观归属于组织“软件”[5]。硬软件相互依存、作用。“战略”是适合自身资源条件与外部环境的长期规划，决定组织规模、方向与策略；“结构”与“制度”为战略提供服务，完善硬件框架；风格、员工、技能支撑框架运行；“共同价值观”是组织价值取向，产生向心力，直接作用于风格、员工、技能。模型如图2所示。

图2 麦肯锡7S模型

7S模型体现全面考量架构的复杂性管理，当软、硬件两方面7元素沟通顺畅时，组织方能获得成功。麦肯锡7S理论平衡、逻辑自洽，对复杂性管理具有普适性，不仅在企业，在科研、行政等机构管理中也被广泛应用。如政府治理研究[6]、环境治理研究[7]，高校发展战略管理[8]、高校人事管理[9]，医院科研管理[10]、健康中心管理[11]等。因此，麦肯锡7S模型可应用于高校科技信息机构管理。

3 模型应用分析

3.1 战略（Strategy）

Thomas S.Bateman&Scott A.Snell表示，战略是组织持续满足用户，努力使自身资源与外部环境机遇相适应的长期规划[12]。高校科技信息机构战略是在分析内外部资源与生态环境的基础上，谋求创新性、稳定性成长的重点规划，可包含下述几类。

3.1.1 “互联网+”战略

“互联网+”作为一种新经济形态，即利用互联网在生产要素配置中的优化与集成，增强实体经济生产与创新力，形成更广泛的以互联网为基础的经济发展新生态[13]。异于多数产品定型含设计师因素，科技信息产品基本由用户定型。“互联网+”可驱动信息机构C2B模式的实现，如企业信息用户手机点评站等“互联网+”应用，以客户为中心，跟踪产品信息形成客户个性化特色。高校科技信息机构基层单元与管理层特有的空间分散性特征亦被“互联网+”应用而减弱，而由距客户最近的基层团队来驱动上级机构反应。

3.1.2 大数据战略

大数据是海量、高增长率和多样化的信息资产，特征为大量、高速、多样、价值。大数据不是简单的数据分析，而是一种高于数据分析的战略思维[14]。科技信息机构本身是数据集散地，可有效将各类信息数据存储、分类、标引、管理，有利于实施大数据战略的实施。

3.1.3 资源整合战略

资源整合是通过剥离、联合与共化途径，将科技信息机构内部彼此相关但又分离的资源以及外部有共同目标又相对独立的资源进行有效协调、统筹。如科技信息源整合，将外部单元信息数据源按某种协调机制为机构内部直接、快速调用，从而以低成本获取原校内平行机构或校外社会机构专业信息源，扩大资源规模。

3.2 结构（Structure）

战略需要组织结构来保证，结构是一种用以实现组织目标的组织方式[15]。结构设计、构建与调整须以战略为出发点，服务于战略。管理学家德鲁克认为，结构是一种用以实现组织目标的系统，由各单元组成权利系统与分工协作系统的一个有机体。高校科技信息机构可分别倾向于下述几类组织结构。

3.2.1 职能模式

机构母体内设立科技信息活动相关的服务、教学科研与管理职能型等级部门。各职能部门主导分管项目，如信息趋势报告研究、论文产出信息管理、企业技术信息服务等。职能式组织结构具备反应快、执行力强等战略优势，各类信息加工流程能迅速完成，运行效率高，但下辖资源专业性、全面性弱。

3.2.2 矩阵模式

矩阵模式组织结构为一类混合形式，于职能式组织结构上加载水平业务支撑组织结构[16]。此结构总体由校内信息机构主导，具体信息服务、教学研究、管理等活动由校图书馆、信息中心、科技管理、专利所等相关业务部门支撑。此组织结构驱动校资源共享、避免人力冗余，但反应较缓慢，信息重组与二次加工能力较弱，易形成各部门间紧张局面。

3.2.3 外包模式

高校科技信息机构以合约形式与社会专业机构形成承包管理体系。组织结构分工责任明确、专业性强、理念先进、投入产出高，能处理技术需求高、社会延展性强的信息服务业务，但对合约外事件反应较缓慢，且涉及保密信息的课题等信息管理业务通常被剥离，仍归于校内相关机构承担。

3.3 制度（System）

科技信息机构制度是战略的具体体现与保障。制度基本功能为降低不确定性、降低交易成本、消除外部性、促进经济效率、界定权利边界[17]。制度应与战略思想、结构模式相统一，避免不配套情形出现，更需避免与战略、结构背离[18]。

3.3.1 制度建设步骤

高校科技信息机构具有发展性，持续有创新业务纳入，故机构制度构建应依先期调研、内容厘定、探索落实三步骤循序渐进。管理者需先对信息服务、研究、管理现状进行梳理，厘清员工心理承受力、业内信息机构动向、工作对制度的依赖度、现行制度认可度等。其次，管理者需遵循严肃性、合理性、科学性、完善性原则进行制度构建，制度需与具体管理策略相联系，保障制度建设过程的流畅性。最终，制度需执行落实，决策层需对制度作用有较深认识，对落实给予支持，在运行过程中，避免人治、尊重程序。学科信息管理、课题项目信息管理等中间层部门需积极响应、引进与推行，以制度规范部门流程。合作机构与社会外协单位对制度亦需达成共识，保障横向维度落实。

3.3.2 制度建设内容

在前述程序上，高校科技信息机构制度内容构建可侧重3个层面。一是侧重组织架构下部门职责制度构建。如查新服务、专利服务等服务部门职责制度；学术分析评估、二次信息开发等研究部门职责制度；课题项目信息管理、论文产出信息管理等管理部门职责制度；二是侧重业务流程制度构建。如学术评价流程、项目查新流程、课题信息登记流程、信息教学考核流程等制度；三是侧重规定关键流程节点的操作基本要求[19]，如课题信息分级要求、查新资质要求、评价报告规格要求等制度。

3.4 风格（Style）

管理风格，即关键管理者为实现目标而展现出的行为方式[20]。管理风格需与对象、环境相映，需对科技信息机构整体、特定部门的员工类型、信息业务特征等要素进行分析，扬长避短，精准定位。坦南鲍姆和施密特提出“领导风格连续统一体理论”，将领导者运用职权程度与下属享受自主权程度作为分布带。依此理论结合高校科技信息机构特征，管理风格可设下述几类。

3.4.1 命令型

命令型管理风格强调执行力，各信息活动依行政指令完成。风格优势在于遇特殊事件或外接信息加工业务时，可快速完成，风格与信息活动时效性强相符，但长期、单一推行会导致人员心理消极，尤其二次信息开发等研究型人员会在对抗心理中完成业务，氛围压抑。

3.4.2 民主讨论型

民主讨论型风格推崇在管理层决策或执行时，可由员工探讨决策内容或反应执行中的内外因变化，通过合议形成令管理层、执行层与员工的多赢局面，营造民主与平等氛围，与信息研究型人才喜好特性相符。缺点为意见不一致时，会导致反复讨论、拖延。

3.4.3 权力下放型

权力下放型风格的前提为管理者综合素质、业务能力、自信心优势显著，不会被下属制约。管理者将权力赋予下属，促其在信息业务、知识创新层面均积极，且将管理者从琐碎事务中解脱，将更多精力投入到发展革新中，风格与信息活动创新性强相符。

3.4.4 辅助风格

除上述风格外，管理者还可混用下述风格。一是激励型。管理者用语言、行为或心理暗示来鼓舞下级发挥较大潜力。科技信息机构人员个体意识强，易于接受此风格。二是领导示范型。管理者将自身立为模范，在制度遵守、业务活动与信息技能等各方面作为员工标杆，调动人员积极性以产生理想效果，弱点是对管理者的专业素养要求较高。

3.5 员工（Staff）

当今社会，科技、经济等竞争归根到底是人才竞争，麦肯锡模型一个关键元素就是员工[21]。管理学家托马斯·彼得斯认为，人是组织唯一的真正资源[22]。高校科技信息机构面向各种类型的员工，可从以下三方面进行探索。

3.5.1 心理契约构建

心理契约是非正式、隐性契约，使员工与机构心理期望上达成默契，对远景达成共识，建立信任，实现员工自主管理。契约含业务与专业对口、报酬、安全与归属感、培训发展等[23]。高校科技信息机构业务专业面广且可选择、信息知识服务价值高、行业前景好且单位稳定，故心理契约适宜在信息机构管理中应用。

3.5.2 业务反绩效管理

信息规律发现、学科知识关联等信息知识生产过程呈现随意性，成果会以思想、创意形式出现，不易具有测量的经济形态。因此，此类业务可反绩效管理，弱化目标分解的管理导向，反对以量化指标为绩效评估，强调人性发展为动力，发挥知识员工主动性与创造性[24]。

3.5.3 个性画像构建

画像理念最初出现于电子商务领域，用于描述用户并精准定位[25]。员工画像是真实员工系列数据的虚拟模型。高校科技信息机构业务面广、员工素质成长或变化维度大，机构可在学历、经历等传统数据基础上，依用户反馈与主管评价，动态标注其信息业务水平及管理关系中个体目标、行为与观点特征参数，利于精确配置人力。

3.6 技能（Still）

人完成工作目标的主要依托为技能，其内涵不局限于个体操作技术，亦包涵基本素养等。现今科技信息需求迅猛，技术飞速发展，高校科技信息机构的企业信息标准化、科研信息管理等业务均对技能提出高需求。科技信息机构技能培育可从3个层面探索。

3.6.1 培育方向多维度

信息技能有研究与操作并重的特征，基本素养是基础。机构需重视人生观、法律意识等基本素养培育，其是技能提升的内驱力；机构需重视超前意识、信息认知、科学预见等研究能力培养；机构需重视信息搜索、加工、分析、重组、推广等操作能力培训，其与生产效能直接关联。

3.6.2 成长途径多样化

信息时效性强，其技能时效性较其他行业亦相对较强，需多样化成长途径。纵向成长，高校科技信息机构应支持人员继续深造，如业余攻读信息专业学位、参与信息理论与技能培训等。横向成长，机构可定期派遣人员参与行业性或地区性业务交流、与时俱进，在积累经验的同时，获取业内新的专业知识与技能；机构可推荐人员参与校外信息系统公司的产品研发、升级，通过参与应用性、市场性科技信息开发活动提升人员技术能力；信息机构可成立学习协同团队，使人员互相指导与提升。

3.6.3 技能创新的内部众创

万众创新理念可映射至机构内部，管理者提供信息、空间、设施等条件激发员工群体创新激情与创新能力，培育创新型业务，促进技能升级。高校科技信息机构的业务，如信息二次生产等需持续创新来维持，仅管理者或个别专职人员难以全面切入业务细节，而信息机构员工群体知识背景深厚、民主意识浓郁，个体适宜被鼓励内部众创。

3.7 共同的价值观（Shared Value）

共同价值观是组织产生凝聚力的灵魂基石[26]。共同价值观使员工明确组织处境和自己在全局中的地位与作用，互相信任、团结，使组织内协调与控制达到高度完美，进而影响竞争力[27]。每个高校科技信息机构伴随长期存在，会沉淀一些信息活动相关的共同认可价值观，其对员工、技能、风格均有较强影响力。高校科技信息机构可在伦理道德、工作理念、业务思想3个层面构建共同价值观。

3.7.1 儒家义利价值观

伦理道德层面构建儒家义利价值观。“博爱之谓仁，行而宜之谓义。”合宜于仁的行为是义。“子曰：富与贵，是人之所欲也。”人对利的追求具有合理性。儒家思想肯定义利兼顾，无利而要求守义不适宜大众，盲目逐利，违背规律，不能长久。儒家义利观关键要求组织以人为本、追求诚信并承担社会责任、创新以创利[28]。高校科技信息机构硬件少，软件与信息资源比例大，需以人为本；信息真伪易转变，传播面广、快，社会责任大；信息利润在于时效性与创新，旧信息利润比极低。因此，信息机构需要且适合引入儒家义利观。

3.7.2 质量、竞争与协作价值观

工作理念层面构建信息质量、竞争、协作价值观。信息产品无硬件，关键在质量。科技信息服务已趋向专业化、社会化，从业者众多，竞争体系已建立，机构人员应自发提升竞争力，谋求机构与个体双赢。科技信息服务体系是命运共同体，学科信息评估、产品信息报告等各流程需信息管理机构、资源机构、科技机构等各单元联合进行，因此，各成员与个体需将前途命运与机构发展紧密结合，形成协作观念。

3.7.3 知识发现价值观

业务思想层面构建知识发现价值观。现今信息发现已向知识发现过渡，论文查引、查重等以直接提供信息资源为主的服务已普遍且低价值，而基于前沿信息知识技术、知识规则发现等深度服务甚为缺乏。信息机构欲立于不败之地，需提倡在业务领域建立知识发现的价值观，持续知识创新，提升层次。

4 差异性分析

笔者针对服务倾向、管理倾向、教学科研倾向三类信息机构从业者，采用李克特式五点量表对前述内容进行调查与量化分析。

调查问卷范围。在北京大学、浙江大学、江苏大学、四川大学等21所高校科技信息机构从业者中发放网络问卷，回收问卷211份，除去无效问卷23份，共得有效问卷188份，有效率89.1%。问卷将科技信息机构按侧重服务、管理或教学科研分为三类，各类分别为61、64、63份。

调查问卷设计。问卷先向受测者总体介绍，如“高校科技信息机构的管理元素主要有管理战略、组织结构、制度、管理风格、员工、技能与共同的价值观。受测者依次回答调查问卷中7项元素具体内涵需求度提问。元素各内涵如下表述，如“组织结构”表述为：“如采用垂直集中的组织结构，即贵校各类科技信息工作均由您部门内部集中承担，直接对学校负责，这样对工作有利吗？”“如采用平行协调的组织结构，即各类科技信息工作由贵校平行相关部门分担，您部门负责协调并仅承担专业性业务，这样对工作有利吗？”等。五种标准回答供选择：非常有用、有用、可能有用、没用、非常没用。最高分值为5，最低为1，分值高低与需求度正相关，3分以上表示正需求。

数据统计分析。SPSS是统计学分析运算、数据挖掘、预测分析和决策支持任务的软件系统，是一种在社会科学范围内应用广泛的统计软件[29]。数据满足正态性，使用均数，不满足正态性，使用中位数。每项评分数据的Cronbach a信度系数分析，分别在0.8以上，内部一致性较好。独立样本配对T检验，结果如表1所示。表中P值小于0.05，此项差异有统计学意义，大于0.05，两者同质化，无差异。

表1 7项元素具体内涵差异统计分析表（±s）

表1 7项元素具体内涵差异统计分析表（±s）

元素 内涵 服务倾向组（n=61）管理倾向组（n=64）教学科研倾向组（n=63）服务倾向与管理倾向组比较P值服务倾向与教学科研倾向组比较P值管理倾向与教学科研倾向组比较P值管理战略“互联网+”大数据资源整合4.25±0.32 4.01±0.26 3.51±0.25 4.23±0.19 3.56±0.13 3.55±0.28 3.75±0.15 4.05±0.11 3.49±0.18 0.675 0.039 0.554 0.015 0.436 0.251 0.021 0.014 0.279

续表

依麦肯锡7S模型构建的全部管理元素内涵为正需求。战略元素中，“互联网+”被服务与管理倾向机构所关注，科研倾向机构低于两者，因科研倾向机构不迫切关注业务的网络互通及时性，更偏向于鼓励长时间的个体探索；大数据战略被服务与科研倾向机构所关注，两者均需挖掘大量数据以更利于研究与服务，管理倾向机构需求偏低；资源整合为机构普遍需求，可为固定战略。结构元素中，职能模式为服务与管理倾向机构所重点需求，两者均需较明确的单一上下级关系，以便执行顺畅；矩阵模式为科研倾向机构所重点需求，因复合型有业务指导关系的上下级辅助更利于研究活动；外包模式为服务倾向机构所重点需求，表明服务业务适合外包操作。制度元素中，部门职责、工作流程与操作要求均为所有机构关注，只是侧重度有差异。部门职责为管理倾向机构最重视；工作流程为服务、管理倾向者均重视；操作要求为服务倾向机构最重视；科研倾向机构对各项制度相对需求较低。风格元素中，命令型适合管理倾向机构，因效率较高；民主讨论型适合科研倾向机构，利于业务活动科学性；权力下放型为管理倾向机构低需求，虽运转加速但职责弱化；激励与领导示范风格被证明普适性，可混合前三者之一使用，领导示范、以身作则特别适合管理倾向机构应用。员工元素中，心理契约与业务反绩效均为正需求，科研倾向机构尤其适合此两者；个性画像为服务倾向机构所关注，因其依赖上级判断并经常调整员工业务，个性画像的参考定位作用明显。技能元素中，培育方向多维度与技能创新的内部众创尤其为科研倾向机构重视，此与研究业务需多维度技能支撑及众创模式的科研创驱动力密不可分；成长途径多样化为管理倾向机构低需求，管理人员成长仍应按传统纵向模式为主。伦理道德的儒家义利观为服务倾向机构最重视，服务类活动社会接触面广、公共责任重，且创造利润，故需儒家义利观指引；工作理念的质量、竞争与协作观为三类倾向机构普遍需求，可广泛适用；业务思想的知识发现观最为科研倾向机构所关注，知识发现活动是未来科研创新的主要立足点。

模型各元素在三类倾向机构管理中的权重分析。表1中每个元素依各内涵数值被求得均值，均值与正负需求中值3的差值为特征值。特征值除以各元素特征值和获取权重度，结果如表2所示。各元素权重供三类倾向高校科技信息机构管理者规划、管理参考。

表2 模型七元素在三类倾向机构管理中的权重度

5 结语

麦肯锡7S模型被广泛应用于分析组织变革与发展，成为诊断组织问题、变革组织机制、创新组织范式的有效工具[30]。7S分析因素的广泛性使其对管理过程进行多层与客观分析[31]。笔者基于麦肯锡7S模型对高校科技信息机构管理进行了初步分析，探索了不同倾向机构应用的差异性，以期为高校科技信息机构管理决策提供参考，推动高校科技信息工作的创新与发展。