新时期高校人事档案管理面临的困境及对策研究

张 倩

高校人事档案信息的管理是师资队伍建设的主要载体，也是高校人才资源储备的重要信息库，对高校人才资源的储备、开发和合理配置起到举足轻重的作用。对高校人事档案的管理的成败，直接关系到人事制度的改革和正常的人事组织工作开展，既事关每位高校教师的切身利益，也关乎高校人事部门的政策决策和高校的人才使用效率。如何科学地管理和利用好高校干部人事档案，用以指导高校人才管理中的实际工作，有助于科学合理地使用人才，对年度考核、薪金发放、岗位调整、职务任命和职称评聘等人力资源的综合开发提供重要依据。

一、新时期高校人事档案管理面临的困境

(一)高校人事档案材料归档、收集、鉴别等不完善

在高校人事档案信息管理工作中普遍存在人事档案归档不及时、资料收集不全面、和在归档中对材料的鉴别部仔细等诸多困境，也给人事档案管理带来严重影像和诸多不便。由于诸多原因，人事档案的相关资料都分散在科研处和教务处以及个人手中，甚至部分归档资料存在字迹不清晰，缺少签名、公章等，还有工作经历、出生日期、任职时间填写有误和前后不一致等情况较多。这些不合格的人事档案也是困扰档案管理人员的难题，使得档案管理工作经常处于被动的应付整理状态，也为高校在人才选用和干部选拔方面提供有效信息和可靠的依据。

(二)高校人事档案管理制度及软、硬件配套设施不健全

在高校人事档案管理中多数没有健全规范的管理制度和政策性约束，也是直接制约和困扰着高校人事档案管理工作实施与开展的主要困境。由于多数高校都沿用传统的档案管理设施，新的档案管理硬件被套设施更新不及时和配套建设不到位，多数都是把办公、阅档和库房都集中一个仓库或办公室，不利于人事档案资料的收集和归档整理，同时存在较大的保密、防潮、防火等安全隐患。对软件设施运用较少，对一些纸质信息资料缺乏电子档案存储，仍然需要人工检索查阅档案资料，直接影响人事档案管理的工作效率，不利于档案资料的管理。

(三)高校人事档案普遍存在有效利用率低的困境

随着科技术手段的日益更新，网络化、信息化的水平也在不断提高和普及。信息管理系统在高校也已得到普遍采用，但在高校人事档案管理工作中有些先进的技术手段还没有完全得到广泛运用。高校在人事档案资料的收集过程中，缺乏相应指导，资料归档不及时及鉴别不够仔细是面临的主要困境，有的单位只把档案目录、个人信息等录入计算机系统，根本无法实现无纸化阅档，查阅人事档案资料仍然需要人工检索操作调阅档案。这样既不利于档案的保管，也直接影响到干部人事档案管理的工作效率和人事管理档案的利用率。

二、加强高校人事档案管理的应对策略

(一)加强宣传力度不断充实和规范高校人事档案

大力加强人事档案管理宣传工作力度，在思想上进一步提升高校教师的档案意识，各部门高度重视和增强档案意识，积极配合好人事档案资料的补充、收集和整理工作。组织人事部门严格把关做好档案的收集、整理、鉴别和归档工作，尤其对须本人签字的要经过本人签字后由组织审查加盖公章方可归档。如本人不在的须由组织注明原因并加盖公章再归档，做到严把质量审查关从源头上杜绝不规范 、不完整的材料归档。加强人事档案管理的科学化、规范化管理，有助于提升高校人事档案管理工作的效率和人事档案的利用率。

(二)健全高校人事档案管理制度和完善软硬件设施

新时期高校人事档案管理应该充分考虑到高校自身发展特点和工作实际的需要，来制定切实可行的人事档案管理制度。并在狠抓落实上下真功夫，对档案的转出转进和收集归档有严格的要求，完善人事档案管理细则使之制度化和规范化。不断完善软件设施建立计算机数据平台，把图片文字和纸质资料转换为数字信息，易于保存查询和资源共享。加大硬件设施投入配备专用档案柜，设置专门档案库房、资料整理室、阅档室和办公室，并做好防火、防盗、恒温、防蛀、防潮等措施并做到定期检查。

(三)进一步提升高校人事档案的有效共享利用率

随着网络信息化的飞速发展，高校人事档案的信息化管理已然成为大势所趋。建立高校人事档案管理的数字化平台，让其能够最大限度地提高人事档案的利用率，把最先进的科技手段运用到高校人事档案管理工作中，更够更好更全面的为人事工作和政策抉择服务。数字化档案的建立有效的将纸质和图片资料转换为数字信息既方便查询，提高工作效率，同时避免了纸质档案的损坏，延长人事档案的使用寿命。通过网络能够便捷地为高校提供人才档案信息服务，极大地提升人事档案的有效共享利用率。

[1]陈媛华.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策[J].人力资源管理,2015(05).

[2]陈蕙兰.高校干部人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].江苏技术师范学院学报,2010,16(05).