高校数字化档案管理安全体系建设研究——以宁波大红鹰学院为例

■施和俊 徐 葳/宁波大红鹰学院

随着信息技术不断普及，计算机网络技术逐渐被广泛地运用到高校档案管理活动中，目前，我国数字化信息档案已经普及，各大高校基本已经实现了电子话档案管理，极大的提升了管理效率。在大数据的背景下，对当前高校档案信息化建设提出了更高的要求和标准。就目前而言，我国高校档案主要采用软件定制的模式，对数字化档案进行全面的管理。但是受到各方面因素的影响，导致高校数字化档案管理效率低下，极大影响了数字化档案管理的方便性和快捷性。因此，本文首先分析宁波大红鹰学院高校数字化档案管理安全体系建设存在的问题，然后提出相应的解决对策。

一、宁波大红鹰学院档案管理安全体系建设存在的问题

在宁波大红鹰学院档案管理安全体系建设过程中，受到传统管理模式的影响，导致管理存在不少的问题，影响了学院各项工作的正常开展。下面就针对宁波大红鹰学院档案管理安全体系建设存在的问题展开论述。

（一）数字化档案信息安全保护意识不高

在进行档案数字化建设过程中，当前工作形势出现了新的特点。但是宁波大红鹰学院高校数字化档案管理中，依然采用传统的管理模式，很难满足实际档案管理的需求。并且对数字化档案信息保密工作管理不到位，存在很多的漏洞，安全意识低下，使得档案信息进行随意的拷贝和复制，增加了数字化档案的安全隐患。并且学校数字化档案管理人员综合素质比较低，没有严格按照施工操作规范进行管理，经常出现档案信息泄漏的问题，对学校的发展产生极为不利的影响。

（二）大红鹰学院档案信息管理技术水平低

对电子档案而言，档案信息在实际传播过程中，可能会感染病毒，整个管理系统也会受到恶意的攻击，对学校整个档案信息安全造成了巨大的威胁。就目前而言，当前计算机网络是一个开放式的系统，由于大红鹰学院档案信息管理计算机系统与网络技术存在很多的技术缺陷，很容易受到不法分子的攻击。

（三）重视管理，忽视宣传

近些年来，大红鹰学院非常重视数字化档案管理的内容，不断完善基础设施建设，并且建立完善的管理机制，提升安全管理水平，但是宣传不到位，降低了电子档案的利用率。

（四）资金不到位

随着宁波大红鹰学院档案资料日益丰富，归档率不断提升，但是在实际管理过程中，对档案的价值鉴定和质量产生极为不利的影响，并且在大数据时代，缺乏专项的资金做好保障，对档案信息化建设产生极为重要的影响。另外，宁波大红鹰学院数字化档案管理缺乏高质量的人才，导致技术支撑不到位。

二、高校数字化档案管理安全体系的重要性

随着计算机信息技术的发展，要求高校在进行数字化档案管理安全体系建设过程中，需要进一步提升工作效率，满足当前高校改革的需求。第一，在大数据时代，对高校数字档案管理提出了更高的要求和标准，需要建立完善的数字化信息库，采用先进的技术，进一步提升服务水平。在宁波大红鹰学院，随着办学资质和办学规模不断扩大，数字化档案馆储存了很多珍贵的学校档案，包含内容非常广泛，反映了大红鹰学院整个发展历程，对学院发展提供珍贵的历史资料。但是在数字化档案管理过程中，由于缺乏专业的的管理人才，档案管理方式比较落后，导致数字化档案管理存在很多问题，经常出现信息被破坏、信息丢失以及信息共享困难的问题，已经很难适应当前学院发展的要求。

第二，有利于优化大红鹰学院电子化档案管理流程。由于档案管理涉及多方面的内容，具有很大的工作量，具体包括15类档案业务。利用先进的计算机信息技术，可以帮助学校构建一个完善的档案管理信息系统，提升档案归集的效率，进一步优化档案管理流程，进一步提升档案信息检索的效率，为学校管理人员提供真实有效的信息和数据。

第三，随着大数据的到来，赋予了当前高校数字化档案管理新的内容，极大地增加了档案的储存量，为学校发展提供了丰富多样的数据和信息。高校数字化档案管理安全体系就是为高校提供强大快捷的查询功能，便于用户进行借阅和调控，利用网络技术进入档案管理系统，实现远程的查询，极大地提升查阅的效率，满足了当前高校现代化发展的需求。

三、高校数字化管理安全体系建设

为了满足当前档案信息化管理的要求，大红鹰学院需要结合自身数字化档案建设的现状，总结实际管理存在的问题，制定完善的数字化管理安全体系，发挥数字化档案在学校发展过程中的重要作用。

第一，加强数字化档案人力资源建设。大红鹰学院要不断引进先进的技术人才，优化管理资源配置，建立一支专业档案信息化队伍，解决当前数字化档案安全体系建设过程中存在的问题，进一步完善数字化档案管理标准，拓宽工作思路，建立安全稳定的网站。同时进一步提升档案安全管理水平，防止出现安全事故，控制好潜在的安全隐患。数字化档案管理部门要重点做好信息安全教育工作，进一步提升管理人员保密意识，实现数字化档案管理的信息化和现代化管理。因此，大红鹰学院档案管理人员需要改变当前的管理方式，不断学习最新的管理手段，积极接受新的培训，为做好基本数字化档案安全管理打下良好的基础。

第二，进一步提升数字化档案安全管理技术水平。大红鹰学院在进行数字化管理过程中，需要采用先进的加密技术、防火墙技术以及入侵检测技术，防止档案信息被篡改。在进行数字化档案加密过程中，可以采用非对称秘钥，其中公开的密钥用于发送数字化档案，另一个用于保密，只有对方在接收档案以后，利用密码打开电子档案。

第三，提升电子化档案安全管理水平。首先，大红鹰学院管理人员要对数字化档案周围环境进行检查，做好保障管理，加强防护设施管理，重点做好电子文件进行定期的检查，针对被损坏问题，需要采取相应的防护措施，做好及时修复和拷贝工作。其次，要建立完善的档案网站，提升网站综合服务能力，满足用户档案检索、在线浏览以及文件阅览等服务要求，体现学校的特色服务，实现线上和线下的有效互动，发挥数字化档案的重要价值。

第四，不断加大资金投入力度。为建立高校数字化档案管理安全体系提供高质量的软硬件设施，针对学校发展情况，建立完善的数字化档案管理机制，做好投入资金预算，购置先进的硬件设备，有效的提升数字化档案管理的效率，为以后信息化档案管理打下良好的基础。

第五，进一步规范数字化档案安全程序。在进行数字化档案安全监控过程中，需要严格把控整个交接过程，结合实际情况，采取针对性的管理措施。做好档案管理人员需要做好动态的监测，保证数字化档案能够及时归档。针对档案出现丢失或者破坏的问题，需要明确管理人员的责任，重点做好保密工作。另外，大红鹰学院领导要规范整个数字化档案管理流程，加强监督，建立完善的奖惩机制，禁止工作人员下载和安装非法的软件，利用服务器对数字化档案进行管理，重点做校园网和局域网的管理。同时在进行数字化档案管理过程中，需要设置报警系统，保证在出现意外情况，系统能够实现自我保护，提升数字化档案安全管理水平，发挥数字化档案的重要作用。

综上所述，就目前而言，高校数字化档案的保护也面临着多方面的威胁，影响着高校的未来发展。为此，我们需提高数字化档案的安全管理与利用，在数字化档案管理中不断发现与防范安全漏洞，需有一个完整的数字化档案管理安全体系来保障，建立完善的档案信息库，为高校发展提供更加的信息和数据支撑。

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