“互联网+”环境下高校基建档案管理研究

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怀化学院文学与新闻传播学院

高等教育是我国整个教育体系中的重要组成部分，改革开放以来，我国的高等教育在摸索中不断前进，随着我国的不断发展和教育事业的投入不断加大，各地高校纷纷成立，在办学规模与招生规模上不断扩大。众多高校为提升办学条件，对学校不断进行扩建，学校的基础设施建设不断提升，高校基建档案是对基建工作的完善记录，高校在进行校园规划、设施重建、日常维修中均需要以基建档案作为根据。互联网时代为高校基建档案的管理提供了新思路。

一、高校基建档案的特点

(一)具有较强的专业性

基建档案在记录过程中具有较强的专业性，基建活动中的资料与信息需要不断的记录并加以完善，这些内容经过充分的整理后即形成了基建档案。对于其内容，根据不同的专业能够分为不同的部分，比如建造之前对地质的勘探、岩土的分层记录、地下水质量、地基工程的评估等，而建筑之中同样需要对各个分项进行全面的记载，比如钢筋、砖砌等工程，这些工程的记录均具有较强的专业性。

(二)涉及的科目繁多

高校的基建工程涉及给排水、消防安全、环境保护、建筑建造等多方面的内容，涉及众多的学科，而基建档案是对基建工程中详细记录，因此这些学科自然会在基建档案中体现，使得其涵盖科目繁多，涉猎范围较广，复杂性较高。高校基础设施的建设中需要多个单位的通力合作，需要由相关的设计、勘探、施工、建设、监管部门的协调，这些部门均有各自的资料，多学科以及多单位注定使基建档案的内容具有广泛的覆盖面。

(三)基建档案数量巨大

高校在进行校园基础设施建设的过程中往往规模较大，会投入庞大的资金，为方资一家单位对其垄断，通常会将项目给多家单位承包，因此，基建单位的数量较多。在众多单位中，包含了土木工程、水电建设、环境保护等多方面的专业，在建设完成并进行项目归档时会有多套档案，这些使得基建档案的数量巨大。

二、互联网+”环境下高校基建档案管理的提升路径

(一)加强基建档案数据平台的建设

各地高校在互联网时代下为紧跟时代潮流，在校园内开展数字化校园建设，逐步实现了高校教学、管理的信息化。在此背景下，建设完善的基建档案数据平台能够使基建档案的存储效率得到明显的提高。档案管理人员在对基建档案进行管理以及资料的采集时通常会消耗大量的时间，可以为其配置专业的软件，利用互联网技术使这些工作更加便捷与快速。同时基建档案的信息化数据平台在数据检索、资料编排、信息转换、识别速度等功能上不断完善，充分实现基建档案的信息化管理。

(二)构建基建档案管理体系

良好的管理制度是基建档案管理工作的必要保障，在日常管理中就需要对其进行统一的管理。国家对基建档案管理需要制定相应的法律条文，同时高校还需要根据自身特点制定符合本校风格的规章制度，使基建档案工作在一定的规章制度下开展。各地高校具有各自的特色，因此在规章制度的制定过程中需要对工作细则、各个岗位的具体职责、档案的分类等进行详细的划分，完善相应的监管机制，促进工作人员的相互监督、相互促进。高校各部门通过互联网形成一个整体，每个部门均需要有从事档案管理工作的人员，使基建档案的管理形成一个完善的管理体系。

(三)全方位的开发基建档案信息资源

由于不同类型的群体对资料的需求不同，因此对于不同基建档案需要有一个系统的整理，管理人员利用信息技术对各个档案的借阅人群、借阅频率等情况要进行详细的整理与分析，从而有针对性的对各种资源进行相应的编排，并对每一套基建档案的类型、运用范围、馆藏数量等为读者进行明确的标注。同时对基建档案内的大致内容能进行相应的概括，根据统计的基建档案查阅频率进行相应的编排，编排依据可以为工程名称、施工日期、工程类型、工程占地面积等，实现基建档案的有序汇编。

(四)落实每个基建档案管理人员的责任

互联网环境下，基建档案的管理渠道得到了极大的丰富，管理人员是基建档案管理的支撑，若要切实完善这一工作，需要使每一位管理人员明确自身职责。当基建档案的管理人员出现人事流动时，需要将前后的管理情况进行详细的交接，同时对软件系统、硬件设施的详情也需要有良好的过渡。对于纸质版的资料及时录入，并对电子版资料进行相应的备份，防止资料的缺失。档案管理人员一定要对自身的管理权限有一个明确的认知，要对基建档案的管理树立一定的强烈的责任感，每个管理人员均需要尽职尽责，当系统出现问题时不相互推卸责任，并能够积极的去加以解决。