做好新形势下档案数字化建设及安全工作的几点思考

2018-11-14胡海敏中共丰县县委办公室

长江丛刊 2018年23期

■胡海敏／中共丰县县委办公室

一、档案数字化建设的意义

（1）有利于提高经济效益。档案数字化将传统的纸质载体档案信息转化为机读档案，可以方便快捷的将信息录入数据库，在网络上存储相关信息，同步备份、维护方便、检索快捷，极大减少保管存储费用、节省空间、节约查阅时间，节省纸张消耗和人员利用。（2）有利于提高办公效率。传统档案信息以纸质文档为主，存放在档案室里，查找调用往往用时较长，但通过数字化档案则通过利用新技术手段，使查询资料变得非常方便快捷，也大大减少了办公人员的工作量，减轻工作负担。（3）有利于提供全面服务。档案数字化可以借助互联网、局域网、政务网等平台快速检索、储存、阅读电子档案信息，对于提高档案部门服务和管理水平，为档案面向社会、服务大众及内部管理提供更为全面服务。再通过详细编排目录、摘要、索引等方法加强电子档案管理，提供高效数字化服务。

二、档案数字化建设的作用

（一）有效保护档案原始模样

（1）电子化处理。传统档案主要以纸质、缩微胶片、照片、音像等形式存在，这些存储载体往往容易损坏，保存安全系数不高。通过电子化处理，档案保存在网络上，既可以代替原档案使用，又可以延长档案保存时间。（2）网络备份保存。对于一些重要档案，往往需要长期或甚至永久保存。我们可以通过对电子化数据进行网络备份的方法，将电子化档案备份保存，提升档案保存长期性、安全性。（3）图文处理修复。因时间原因，传统档案容易模糊褪变。但传统档案电子化后，可以利用当前现代化的图像处理技术，对部分模糊褪变字迹进行恢复、对污损残缺照片档案进行修复。

（二）扩大档案利用范围

（1）推进资源共享。通过数字化处理，可以有效打破传统纸质档案“孤本”“一份一地”“复制转移”“难以多人同时使用”等方面的限制，有效推进资源共享。（2）破解时间空间限制。数字化档案可以通过互联网进行不同地域之间的迅捷传输，大大扩展档案利用空间、缩短档案传送时间、节约传送人力、物力、财力。（3）提高利用效率。在查档利用时，可以充分发挥计算机高速检索功能和现代化技术处理能力，短时间内从海量档案信息数据中迅速准确地找到自己所需的相关数据。

三、档案数字化的安全保密控制

（一）档案数字化安全保密控制主要内容

（1）建立规章制度。主要应包括档案数字化设备使用制度、档案数字化系统安全保密规定、档案数字化加工人员选定及管理制度、档案数字化加工场所安全保密制度等等。（2）科学制定安全保密方案。首先，要在相对封闭、隔离的计算机网络中进行操作，做到与外网物理隔断。其次，要安全存放档案数字化设备，防水、防爆、防火、防盗、防磁等。第三，强化档案数字化工作人员身份认证，禁止非法用户进入。第四，加强档案数字化工作人员分类，分别设定访问权限，避免越权访问相关信息。（3）加强安防体系建设。在场所选定上，应方便保管档案实体，同时与档案原保存环境尽量相似。在安防系统建设上，要加强防盗报警系统、门禁系统、电子监控系统、恒温恒湿系统、消防系统、自动灭火系统等方面的建设，保证加工场所安全。（4）数据库管理工作。要加强数据整理，做好档案数据校对，对数据进行分发打包预处理，为下一步工作打好基础。要做好数据备份，预防档案数据丢失、破坏、更改等问题，如若发送可以及时进行还原。

（二）档案数字化安全保密控制的有关措施

（1）提高档案数字化管理人员的职业素养和能力。一方面，要求管理人员树立政治保密意识，时刻保持警惕性和责任心，防止信息在不经意间泄露。另一方面，要求管理人员树立服务意识，保持档案工作热情，全身心投入工作中。同时，要加强管理人员培训，丰富专业知识、更新知识结构，全面掌握先进技术。（2）健全完善数字化档案保密制度。要建立科学的工作程序，对档案资料的登记、查阅、复制、保存和销毁等进行明确；要建立管理人员工作规范，对保密信息管理人员做出详细规定。要加强相关制度的更新完善，根据工作实际及时进行调整完善，保证制度的适用性和有效性。（3）建立数字化档案查阅和使用管理办法。要履行严格的审批程序，查阅人要经过审批后才能查阅信息；要对查阅者的身份、目的进行审查，不能简单的将全部资料无条件给出；要对查阅方式进行限定，根据档案密级加强管理，对于涉密文件管理人员应当全程进行监督；要对保密级别高的电子信息档案进行加密处理。