文书档案电子化管理的研究与探讨

叶兵

摘 要：文书档案记录了一个社会组织、单位从产生到发展的历程进程，也记录了这个历史进程中的一系列诸如人事、工作情况等信息，这是文书档案价值的体现。近年来，信息技术革命以迅雷不及掩耳之势席卷各个行业，它具有及其强大的影响力和渗透力，给社会各个行业（尤其是管理类行业）带来了最突出的冲击和变革，档案管理事业作为管理类行业的一种也不例外。因此，电子化档案管理模式应运而生，电子技术成为各个单位档案管理部门的重要技术之一。电子化档案管理模式的出现使档案的利用方式以及保管方式都与以往不同，如何高效进行文书档案电子化管理，是理论界以及工作实践中广受关注的重要命题。

关键词：文书档案；现状；电子化管理；建议

文书档案电子化管理模式是在信息技术革命背景下产生的管理模式，其给单位文书档案管理带来了无限机遇的同时，也给单位文书档案管理带来了巨大挑战。单位如何抓好文书档案管理中的突出矛盾，把握机遇，应对挑战，从而使单位各项工作走向现代化的发展道路，是单位文书档案管理人员目前最为关心的课题。

1 文书档案电子化管理概述

文书档案电子化，指的是在国家出台的档案管理法律法规框架下，综合运用先进的电子计算机设备和网络技术，通过高速扫描、电脑录入、声像档案转化以及图片压缩等方式，将单位产生发展过程中形成的纸质文书档案转化为数字信息的管理模式。此外，这些数字信息可以由档案管理人员在网络环境中进行操作管理。它包含两个方面的内容，第一是文书电子化，第二是档案电子化。

1.1 文书电子化管理

单位既有传统的纸质文件，也有储存在计算机硬盘中的电子文件。随着办公自动化技术的普及，单位工作人员利用计算机和网络技术就可以高效便捷地处理日常工作中产生的信息。这些信息整合在一起后就形成了单位电子文件或纸质文件。单位的电子文件与纸质文件大多都是由档案管理工作人员统一进行整理、利用，这也是为了整合单位资源，提高人力、财力以及物力利用效率的内在要求。

1.2 档案电子化管理

单位除了在日常生活中会产生各种文书外，还有一些包括人事档案、工作档案在内的实体档案。档案都是单位某类信息的集合体，里面储存的也大多为单位内部重要的信息，其涉及面广、内容多，不像文书那样分散。但档案的这一特性也决定了其优点和缺点是相对的，优点就是档案里面的信息大多都是经过档案管理人员整理并排序的，具有体系化。缺点就是这种大量的信息往往不能像文书那样方便、快捷的录入计算机当中，即使通过扫描仪扫描也需要大量的时间。除此之外，档案在遭遇不可干预的自然灾害或意外事件时，会随着自然灾害和意外事件损毁，对其进行长期保存的难度较大。正式基于这些原因，就需要单位档案管理人员对档案进行电子化处理后管理。只有通过这种电子化的方式，才能使其更加系统、长久有效的保存下去，把档案管理工作人员从传统的手工管理模式中解放出来，提高管理效率。

1.3 文书档案电子化的特点

文书档案电子化管理模式是衡量某个单位信息化程度的重要指标，其与传统的纸质文书档案管理模式相比，具有鲜明的特点。一是文书档案电子化全覆盖。一方面，在单位电子化管理过程中，档案管理工作人员随着管理经验的增加，在法律法规以及行业标准的有效指导下，推动了文书档案电子化建设步伐，文书档案电子化覆盖了单位工作的方方面面。另一方面，档案管理工作人员不仅需要对单位现今的档案进行电子化处理，同时对于单位以往留存的纸质档案以及历史档案都需要进行深层次化的处理。二是单位文书档案电子化注重时效性。对于单位来讲，只有迅速高效的挖掘单位档案中的最重要信息，并将这些信息进行电子化处理，才能更好的为决策层提供决策参考，避免在决策时出现纰漏。三是单位文书档案电子化具有特殊性。一方面，单位进行档案电子化处理的根本出发点和落脚点是促进单位治理，使各项工作的开展更有效率。但是为了保护单位的根本利益，单位对档案进行电子化的过程中需要保障涉密档案的安全性，特别是涉及国家利益和公共群体利益的内容，更要小心谨慎地采取科学技术进行加密处理。另一方面，文书档案电子化是将文书档案信息进行数据化、电子化，这就涉及到网络技术。而网络技术如果存在安全隐患，就会遭到黑客或木马病毒的攻击，给单位文书档案造成巨大威胁。这就需要档案管理工作人员做好文书档案备份工作的同时切实保障单位网络安全。

四是单位文书档案原始性不变。单位对文书档案进行电子化，信息的记录形式发生了相应变更，但是记录的形式不应导致文书档案内容的变化。这也是文书档案真实性、原始性以及内容可靠性的内在要求。

2 文书档案电子化管理中存在的弊病

2.1 文书档案电子化观念淡薄

笔者通过查阅有关文献后发现，部分单位对于文书档案电子化建设观念淡薄，对文书档案电子化的理解程度不够深入，没有真正意识到文书档案电子化建设的重要意义和现实意义。实践中有三种现象较为普遍。第一种，部分单位基于自身规模大小、信息安全性以及节约成本等因素，一定程度上对文书档案进行了电子化处理，但认为无需过多投入人力、物力以及财力，只需要把单位内的其他工作做好就行，其更加重视对纸质文书档案的管理、保存以及利用。第二种，部分单位从未有过对文书档案进行电子化处理的想法。当然这在信息化发达的今天只有少数，且多为边远山区地区单位，其可能在资金投入方面存在很多窘境。第三种，部分单位认识到应当加强对单位内档案的电子化处理，但其仅仅停留在简单的操作层面，例如只是机械性的扫描纸质档案进行保存，流水线式的制作文书档案电子目录等。档案管理工作人员没有将电子信息技术与文书档案管理进行完美契合。

2.2 文书档案电子化建设发展不平衡

我国疆域广阔，各个地区的经济水平以及社会环境呈现出差异性，其中经济发达地区与经济欠发达地区的经济条件和基础设施的差异更是显著。经济发达地区财政资金实力雄厚，该地区的各个单位可以在文书档案电子化建设中投入较多的资金，从而使网络设施和计算机等技术性设备与档案管理相匹配。同时，还能不断引进优秀的复合型管理人才，建立起自身的文书档案管理网络体系。相反，经济欠发达地区基础设施建设水平不高，财政资金实力弱。单位在没有资金支持下，即使想进行文书档案电子化建设，也是心有余而力不足，只能拨出很少的款项投入到文书档案电子化领域。甚至在部分山区，单位只能维持本单位日常工作的运行，更别说建立专门的档案管理部門，文书档案通常都是由每个部门自己管理，没有聘请专职人员从事这项工作，文书档案电子化建设也就无从谈起。

2.3 文书档案电子化缺乏宏观规划与指导

近年来，国家档案局以及其他部门加大了对文书档案管理的重视力度，也根据实际中出现的一些问题颁布了一些指导性意见、纲要。但是在这些意见以及纲要中，对于文书档案电子化建设这一块的规定较为原则、宽泛，缺乏具体、明确的标准指导与宏观规划。

正是由于上述原因，部分单位出于紧跟潮流的心态，没有立足于自身发展实际，盲目跟风引入了一些文书档案管理信息系统，致使文书档案管理工作不能与单位其他工作实现良好接轨，不仅没有起到促进单位治理的作用，还在一定程度上阻碍了单位文书档案电子化的步伐。文书档案管理信息系统千差万别，每一种管理系统都有自身的特性和优缺点，如果单位引进的系统无法衔接日常工作，通常就会使文书档案管理工作演变为“孤立”的工作。除此之外，由于在宏观上缺乏统一的文书档案电子化标准指导，单位对纸质档案进行数字化、电子化过程中大多参考其他单位的做法，或是按照以往的工作经验开展文书档案电子化管理工作。

3 创新文书档案电子化管理的建议

3.1 树立正确的文书档案电子化管理理念

意识能够反作用于人们的物质生产活动，只有树立正确的文书档案电子化管理理念，才能使文书档案电子化管理工作落实到实处。具体到实践中，笔者认为可以从三个层面着手：

提高认识。文书档案是单位历史进程的“录像机”，其见证了单位发展的历史进程，不仅决策时需要参考文书档案内的各项信息，而且发生某种事件追究有关责任人员责任时也需要查阅文书档案。同时，文书档案电子化建设能够让其他部门或者社会公众高效便捷地查询有关信息，是单位“以人为本”工作理念的体现，所以必须提高对文书档案电子化管理的认识，将其作为单位发展治理的有力抓手。

第二，做好宣传工作。文书档案电子化需要群策群力，仅仅单靠文书档案管理人员出力是很难应对实际工作中出现的复杂情况的，单位其他部门以及单位决策部门也占据着十分重要的地位。例如单位决策者文书档案电子化意识的高低会决定文书档案电子化的发展与否、资金投入比例大小以及实施范围的大小。实践中部分单位文书档案电子化建设滞后正是由于决策层不重视导致的，决策层大多对于涉及绩效方面的工作比较重视，而不太重视文书档案这一事业的发展。同时，档案管理工作岗位是一个对信息收集、整理、归纳和利用的岗位，文书档案中的信息大部分还是来源于其他部门，这就需要其他部门配合档案管理工作人员的工作，协调好部门与部门之间的关系。所以，单位要做好宣传工作，因各方面的关注和重视，让单位内的其他工作人员和决策者加深对文书档案电子化的认识，确保文书档案电子化工作能够有机落实。

3.2 加强文书档案电子化建设统筹管理

一方面，加大对经济欠发达地区单位的扶持力度。国家有关部门或者社会行业组织可以有目的、有针对性的对部分单位进行扶持。这些扶持主要包括人力、物力和财力方面。同时，在投入人力、物力以及财力后，国家有关部门或者社会行业组织可以定期进行建设成果考核，对某一时期的文书档案电子化建设成果进行验收。对于验收合格的，可以加大扶持力度；对于验收不合格的，可以减少扶持力度或者停止扶持。

另一方面，加强文书档案电子化建设的沟通与交流。三人行必有我师，这一点在任何行业和任何领域都是适用的。首先，单位可以定期派遣文书档案管理人员到相关单位进行交流学习，分享工作经验，取长补短，将他人的优秀管理经验引入到自身单位文书档案管理工作中。其次，单位可以组织文书档案管理人员到各个高校进行进修学习，学习先进的管理方式以及计算机技术，以一种积极主动的态度去学习、去进步。最后，针对本单位管理实践中存在的弊病，可以聘请有关专家到单位开展有针对性的讲座。这种方式可以让档案管理工作人员针对实践中存在的问题向专家请教，在探讨中总结经验、寻找解决方式，做到对症下药，提升自我管理水平和管理技术，解决文书档案电子化进程中存在的问题。

4 结语

这个新时代，是承前启后、继往开来的新时代，单位要想这新时代中抢占先机，就离不开决策工作的正确开展，而决策工作的正取开展又极其依赖于单位所拥有的文书信息和档案信息。尤其是在信息革命背景之下，单位文书档案工作建设的重要性不言而喻。所以在这样一个历史背景之下，就必要把文书档案管理工作作为一项长期的、持续的系统工程来建设，使单位在健康的发展轨道上平稳运行。作为档案管理工作者，必须要坚定发展信念，加强自身理论武装，在工作过程中分析问题、总结问题并解决问题，为单位的发展建设添砖加瓦。

参考文献

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